Переход на Altegio: практическое руководство по миграции для бизнеса в сфере услуг

Пошаговое руководство по переходу на Altegio. Узнайте, как импортировать клиентов, товары и абонементы, настроить безопасность, автоматизировать расчет зарплаты и запустить онлайн-запись.

Tata Senay January 19, 2026 7 мин чтения

Бизнес, Бизнес

Переход на Altegio: практическое руководство по миграции для бизнеса в сфере услуг

Введение

nnnn

Это руководство — пошаговый, проверенный на практике план перехода со старых CRM или платформ онлайн-записи на Altegio. Оно охватывает импорт данных (клиенты, поставщики, товары, абонементы и программы лояльности), настройку прав доступа для сети и пользователей, контроль безопасности, онлайн-запись и уведомления, аналитику, а также проверку расчета зарплаты, финансов и склада перед запуском.

nnnn

Этап 1. Подготовка и аудит данных

nnnn

Проведите аудит источников: старая CRM, POS-системы, таблицы, выгрузки с маркетплейсов, инструменты SMS-рассылок, отчеты по платежам.
Приведите номера телефонов к международному формату и удалите дубликаты по связке «телефон + имя». Для импорта клиентов обязательны имя и телефон; поддерживаются файлы .csv, .xls, .xlsx размером до 12 МБ, а также копирование и вставка группами до 500 строк. Подробнее см. в инструкции по загрузке клиентов из Excel. Загрузка списка клиентов
Решите, какие данные переносить в виде структурированной базы, а какие архивировать в файлы (например, старые записи можно сохранить в архив, импортировав через Excel только последние 12–24 месяца). Записи можно импортировать и экспортировать с соблюдением строгих форматов и статус-кодов. Обзор: импорт и экспорт записей
Выгрузите данные по абонементам и программам лояльности и проверьте уникальность параметров перед загрузкой (номера абонементов должны быть уникальными; импорт прервется при наличии хотя бы одной ошибки). Импорт абонементов
Сопоставьте поставщиков, партнеров, товары/артикулы, склады и текущие остатки со структурами Altegio. Поставщики и партнеры · Общая информация о складе

nnnn

Краткие требования к импорту

nnnn

Этап 2. Настройка сети, сотрудников, услуг и ресурсов

nnnn

Объедините сотрудников по всем филиалам, устраните дубликаты на уровне сети (это действие необратимо). Объединение в сеть и унификация сотрудников · Настройка пользователей сети
Создайте должности и при необходимости настройте обязательные для заполнения поля (например, ИНН) перед назначением сотрудников. Должности в сети
Закрепите услуги за сотрудниками и укажите длительность (это критически важно для планирования загрузки и онлайн-записи). Привязка сотрудников к услугам · Настройка услуг сотрудника
Привяжите ресурсы (кабинеты, оборудование) к соответствующим услугам для их автоматического резервирования при записи. Привязка ресурсов к услугам
Объедините клиентскую базу по всей сети; изучите единые карты клиентов и историю визитов. Сетевая база клиентов · Сетевая карта клиента

nnnn

Этап 3. Защита данных и настройка прав доступа

nnnn

Создайте уникальные учетные записи для каждого пользователя; избегайте использования общих паролей. Используйте гибкие права доступа, чтобы скрыть номера телефонов клиентов, ограничить выгрузку данных и видимость истории. Настройка прав доступа пользователей · Права доступа к журналу записей
Отслеживайте действия пользователей и логи экспорта; зафиксируйте правила конфиденциальности для защиты клиентской базы. Безопасность ваших данных
Соответствие GDPR: Altegio работает в соответствии с GDPR; Лицензиат является контроллером персональных данных клиентов; DPA (соглашение об обработке данных) регламентирует хостинг в ЕС и уведомление об инцидентах в течение 24 часов. Политика конфиденциальности (ЕС) · Соглашение об обработке данных

nnnn

Этап 4. Настройка онлайн-записи, платежей и коммуникаций

nnnn

Установите виджеты онлайн-записи на ваш сайт или CMS; поддерживаются ссылки на конкретного сотрудника или услугу; на одной странице можно разместить несколько виджетов. Ссылки и виджеты онлайн-записи · Отдельные формы для сотрудников и услуг · Несколько виджетов на одной странице
Добавьте возможность записи на Google Maps и в Поиске через интеграцию с Google (для сфер красоты, спорта, автоуслуг). Интеграция с Google Maps
Защитите систему от тестовых и некорректных записей: включите подтверждение номера телефона по SMS; разрешите выбор опции «Любой специалист», где это применимо; установите ограничения по времени для переноса и отмены записей. SMS-подтверждение в виджете · Настройка онлайн-записи
Автоматизируйте напоминания и подтверждения: отправляйте запросы на подтверждение визита; настраивайте автоматические приглашения для клиентов, которые не пришли и не создали новых записей. Запрос подтверждения записи · Приглашение после неявки
Централизуйте отправку и мониторинг уведомлений для сотрудников и администраторов с помощью Центра уведомлений. Уведомления пользователей (сотрудник/администратор) · Центр уведомлений
Подключите каналы отправки сообщений: встроенный Email, SMS-агрегаторы (например, SMS.to, Fromni), а также шаблоны и тарифы WhatsApp. Интеграция с SMS.to · Интеграция с Fromni · Шаблоны и тарифы WhatsApp
Настройте кассы и способы оплаты (включая комиссии платежных систем, время обработки транзакций и счета зачисления средств). Кассы · Комиссии по картам

nnnn

Этап 5. Подключение аналитики и отслеживания конверсий

nnnn

Подключите Google Analytics 4 к каждой ссылке онлайн-записи; проверьте корректность работы в режиме реального времени (Realtime). Интеграция с GA4
Отслеживайте детальные события виджета (widget_loaded, service_selected, booked, appointment_changed и др.) и учитывайте, что данные систем аналитики могут незначительно отличаться от внутренней статистики. События для аналитики · Аналитика онлайн-записи
Передавайте уникальный Client ID для связки профилей в GA и CRM для сквозной аналитики. Передача Client ID
Для построения BI-дашбордов подключите Smart-Metrika для Power BI (когортный анализ, удержание клиентов, планирование продаж). Altegio ↔ Power BI

nnnn

Этап 6. Проверка расчета зарплаты, финансов и склада перед запуском

nnnn

Зарплата: настройте правила и критерии расчета (по обороту, прибыли или количеству), затем проведите тестовый расчет за период с помощью функций «Расчет за день» и «Взаиморасчеты». Учитываются только визиты в статусе «Клиент пришел». Обзор модуля расчета зарплаты · Критерии расчета · Расчет за день · Создание критериев
Финансы: проверяйте итоги дня в журнале записей в реальном времени, формируйте отчеты в разделе Финансы → Отчеты → Ежедневный отчет и сверяйте данные в разделе Финансы → Документы. Финансовые данные за день · Финансовые документы · Возможности финансового учета
Склад: настройте склады, импортируйте товары, оформляйте приходы и перемещения между складами, формируйте отчеты по остаткам и расходным материалам. Настройте автоматическое списание расходников через технологические карты для привязки материалов к услугам. Управление складами · Перемещения · Отчет об остатках на складе · Список складских операций · Управление складом (возможности)
Сетевая аналитика: перед запуском проверьте отчеты по прибыльности услуг и сотрудников на основе визитов со статусом «Клиент пришел». Сетевой отчет по услугам · Сетевой отчет по сотрудникам

nnnn

Этап 7. Настройка программ лояльности, акций и абонементов

nnnn

Настройте автоматическое применение скидок при записи онлайн или через приложение (на первую запись или на каждую). Автоматические акции для онлайн-записи
Настройте скидочные, бонусные и реферальные программы, управляйте транзакциями по картам лояльности и подарочным сертификатам по всей сети; при необходимости используйте массовый выпуск. Программа лояльности · Реферальная программа · Транзакции по картам лояльности · Отчет по подарочным картам
Если этого требует ваша бизнес-модель, ограничьте онлайн-запись на определенные услуги без активного абонемента. Запись только по абонементу
Используйте промо-блок в виджете онлайн-записи для рекламы предложений к запуску и отслеживания кликов. Промо-блок

nnnn

Чек-лист перед запуском

nnnn

Онлайн-запись запущена на сайте, в соцсетях и на Google Maps.
Включены SMS-подтверждения и сценарии подтверждения записей; настроена отправка приглашений после неявки.
Проверены кассы и способы оплаты (комиссии и сроки зачисления).
Google Analytics 4 подключена ко всем ссылкам онлайн-записи; цели и события проверены в режиме реального времени.
Правила расчета зарплаты активированы; результаты «Расчета за день» и «Взаиморасчетов» совпадают с данными параллельного учета.
Ежедневный финансовый отчет сходится с фактическими поступлениями наличных, оплат по картам и онлайн; остатки на складе и списания соответствуют оказанным услугам.
Проверены права доступа; видимость номеров телефонов клиентов ограничена там, где это необходимо; включено логирование действий.

nnnn

Стабилизация после запуска (первые 14–30 дней)

nnnn

Отслеживайте конверсию по источникам записи и корректируйте каналы привлечения. Статистика и аналитика
Определите «период утери клиента» для корректной аналитики возвращаемости; активируйте дашборды удержания и возвращаемости клиентов. Настройка периода утери клиента · Показатели возвращаемости
Добавьте промо-раздел в виджет для временных акций; оптимизируйте шаблоны WhatsApp и SMS для снижения стоимости коммуникаций. Промо-блок · Тарифы и шаблоны WhatsApp
Развивайте программу лояльности: выпускайте цифровые карты массово, анализируйте транзакции и использование подарочных карт. Выпуск карт лояльности · Транзакции по картам лояльности

nnnn

Безопасность, конфиденциальность и соответствие требованиям

nnnn

Разделение ролей (контроллер/процессор): ваша компания является контроллером данных; Altegio выступает в роли процессора, обрабатывая данные по вашему поручению. Публичная лицензия (ЕС) · Политика конфиденциальности (ЕС)
DPA: данные хранятся на территории ЕС с привлечением проверенных субпроцессоров; уведомление об инцидентах безопасности отправляется пользователям в течение 24 часов; настроены контроль доступа, шифрование и логирование аудита. Соглашение об обработке данных
Защищайте клиентскую базу технически (права доступа, логирование) и юридически (соглашения о коммерческой тайне, обязательства сотрудников). Безопасность ваших данных

nnnn

Советы и проверенные практики

nnnn

Ведите параллельный учет как минимум в течение одного периода расчета зарплаты и одного недельного финансового цикла перед полным переходом на Altegio. Расчет зарплаты за день · Финансовые данные за день
Включите обязательное SMS-подтверждение номера телефона в виджете на первый месяц, чтобы сохранить базу данных в чистоте. SMS-подтверждение в виджете
Используйте события аналитики (booked, appointment_changed, appointment_deleted) для настройки конверсий в GA4 и построения воронок для оценки окупаемости рекламы (ROAS). События для аналитики
Автоматизируйте списание расходных материалов с помощью технологических карт, чтобы себестоимость услуг корректно соотносилась с выручкой и расчетом зарплаты. Управление складом (возможности)

nnnn

Как выглядит успешный запуск

nnnn

Следуя этому руководству, вы сможете:

nnnn

Сохранить и объединить важные бизнес-данные (клиентов, абонементы, программы лояльности, товары, поставщиков) с возможностью аудита изменений.
Запустить безопасную и оптимизированную для конверсий систему онлайн-записи с подтверждениями, напоминаниями и повторными приглашениями.
Получать точные данные по зарплате, финансам и складу с первого дня работы, используя аналитику для масштабирования бизнеса.

nnnn

Если вам понадобится помощь, база знаний Altegio и специалисты по внедрению помогут на каждом этапе — от импорта данных и настройки прав доступа до подключения аналитики и BI-систем. Портал поддержки