Introdução
Este guia é um manual prático e testado no terreno, passo a passo, para migrar de ferramentas antigas ou de agendadores de marketplace para o Altegio com confiança. Aborda a importação de dados (clientes, fornecedores, produtos, subscrições/fidelização), acesso multi-filial/utilizador, controlos de segurança, marcações e notificações, análise de dados e validação prévia ao arranque para folha de pagamentos, finanças e inventário.
Fase 1 — Preparar e auditar os seus dados
- Inventarie as fontes: CRM antigo, POS, folhas de cálculo, exportações de marketplace, ferramentas de SMS, relatórios de pagamento.
- Normalize os números de telefone para formato internacional e elimine duplicados por telefone+nome. A importação de clientes requer Nome e Telefone; tipos de ficheiro suportados .csv/.xls/.xlsx até 12 MB, lotes de copiar/colar ≤500 linhas. Veja Carregar clientes a partir do Excel. Carregar uma lista de clientes
- Decida o que migrar como dados estruturados versus arquivar como ficheiros (por exemplo, marcações muito antigas podem ser arquivadas ao importar os últimos 12–24 meses via Excel, se necessário). As marcações podem ser importadas/exportadas com formatos rígidos e códigos de estado. Visão geral: importação/exportação de marcações
- Extraia os ativos de subscrição/fidelização e valide as restrições de exclusividade antes do carregamento (os números de subscrição devem ser únicos; as importações falham perante qualquer erro individual). Importação de subscrições
- Mapeie fornecedores/parceiros, produtos/SKUs, armazéns e saldos atuais para as estruturas do Altegio. Fornecedores e Parceiros · Informações gerais sobre inventário
Requisitos de importação em síntese
Fase 2 — Configurar a rede de filiais, colaboradores, serviços e recursos
- Unifique os colaboradores entre localizações, fundindo duplicados ao nível da rede (irreversível). Fusão em rede e unificação de colaboradores · Configurar utilizadores da rede
- Crie cargos e imponha campos de RH obrigatórios se necessário (por exemplo, NIF) antes da atribuição. Cargos da rede
- Atribua serviços aos colaboradores e defina durações (crítico para a capacidade e a marcação online). Atribuir colaboradores a serviços · Configurar os serviços de um colaborador
- Associe recursos (salas/equipamento) aos serviços relevantes para reservar automaticamente no momento da marcação. Associar recursos a serviços
- Consolide os dados de clientes ao nível da rede; reveja os cartões de cliente unificados e o histórico de visitas. Base de dados de clientes da rede · Cartão de cliente da rede
Fase 3 — Proteger os dados e definir direitos de acesso
- Crie credenciais únicas por utilizador; evite credenciais partilhadas. Utilize direitos granulares para ocultar telefones de clientes, restringir descarregamentos e limitar a visibilidade do histórico. Configurar direitos de acesso do utilizador · Direitos de acesso ao calendário de marcações
- Monitorize as ações dos utilizadores e exporte registos; formalize regras de segredo comercial para proteger a base de clientes. Proteger os seus dados
- Base de RGPD: o Altegio está alinhado com o RGPD; o Licenciado é o responsável pelo tratamento dos dados dos clientes; o Acordo de Processamento de Dados descreve o alojamento na UE e a notificação de incidentes no prazo de 24 horas. Privacidade (UE) · Acordo de processamento de dados
Fase 4 — Ativar marcação online, pagamentos e comunicações
- Instale widgets de marcação no seu site/CMS; são suportados links por colaborador ou por serviço; é possível ter vários widgets numa mesma página. Links/widgets de marcação online · Formulários separados por colaborador/serviço · Vários widgets numa página
- Adicione a marcação no Google Maps/Pesquisa através do Book‑with‑Google (Beleza, Desporto, Automóvel). Integração com o Google Maps
- Reforce a proteção contra registos de teste/inválidos: exija confirmação por SMS do telefone; permita “Qualquer especialista” quando apropriado; defina prazos-limite para reagendamento/cancelamento. Confirmação por SMS no widget · Configuração da marcação online
- Automatize lembretes e confirmações: envie pedidos de “confirmar visita”; acione follow‑ups para faltas sem marcações futuras. Pedido de confirmação de marcação · Follow‑up após falta
- Centralize o envio e a monitorização de alertas para colaboradores/administradores; utilize a Central de Notificações. Notificações de utilizador (colaborador/administrador) · Central de Notificações
- Ligue fornecedores de mensagens: Email nativo, agregadores de SMS (por exemplo, SMS.to, Fromni) e modelos/preços de WhatsApp. Integração com SMS.to · Integração com Fromni · Modelos/preços de WhatsApp
- Configure as caixas registadoras e os métodos de pagamento (incluindo taxas de bandeiras de cartão, tempo de processamento e para onde vão os fundos). Caixas registadoras · Taxas de pagamento por cartão
Fase 5 — Ativar a análise de dados e o rastreio de conversões
- Ligue o Google Analytics 4 a cada link de marcação; verifique com o Tempo Real. Integração com GA4
- Acompanhe eventos detalhados do widget (widget_loaded, service_selected, booked, appointment_changed, etc.), tendo em conta que as ferramentas de análise podem diferir ligeiramente dos dados do sistema. Eventos para análise · Análise de marcação online
- Transmita o Client ID personalizado para unificar as identidades GA↔CRM numa análise ponta a ponta. Transferência de Client ID
- Para painéis de BI, ligue o Smart‑Metrika ao Power BI (coortes, retenção, planeamento de vendas). Altegio ↔ Power BI
Fase 6 — Validar folha de pagamentos, finanças e inventário antes do arranque
- Folha de pagamentos: defina regras e critérios de cálculo (por faturação/lucro/quantidade) e depois faça um ensaio de um período usando o Cálculo Diário e as Liquidações. Apenas as marcações “Compareceu” são contabilizadas. Visão geral do módulo de folha de pagamentos · Critérios de cálculo · Cálculo diário · Criar critérios
- Finanças: reveja os totais diários em tempo real no calendário, execute Finanças → Relatórios → Relatório diário, e cruze com Finanças → Documentos. Dados financeiros diários · Documentos financeiros · Funcionalidades de finanças e contabilidade
- Inventário: confirme os armazéns, importe produtos, registe entradas, transfira entre armazéns e execute relatórios de Saldo de Inventário/consumíveis. Ative as baixas automáticas via lista de materiais para associar o consumo aos serviços. Gestão de armazéns · Transferências · Relatório de saldo de inventário · Índice de operações de inventário · Controlo de inventário (funcionalidades)
- Análise de rede: valide os relatórios de rentabilidade de serviços e colaboradores baseados em “Compareceu” antes do lançamento. Relatório de serviços da rede · Relatório de colaboradores da rede
Fase 7 — Configuração do lançamento (fidelização, promoções, subscrições)
- Aplique descontos automaticamente para marcações online/na app (primeira marcação ou todas as marcações). Promoção automática para marcação online
- Configure programas de desconto/bónus/referência e faça a gestão de transações de fidelização e cartões-presente ao nível da rede; use a emissão em massa se necessário. Programa de fidelização (EN) · Programa de referência · Transações de cartões de fidelização · Relatório de cartões-presente
- Se o seu modelo de negócio o exigir, proíba a marcação online sem uma subscrição ativa para determinados serviços. Marcação apenas com subscrição
- Utilize o bloco Promo do widget de marcação para divulgar ofertas de lançamento e acompanhar os cliques. Bloco Promo
Checklist de arranque
- Marcação online ativa no site, nos perfis de redes sociais e no Google Maps.
- Fluxos de confirmação por SMS e de confirmação de marcação ativados; follow‑ups de faltas agendados.
- Caixas registadoras e métodos de pagamento (taxas/prazos de liquidação) verificados.
- GA4 ligado em todos os links de marcação; objetivos/eventos verificados em Tempo Real.
- Regras de folha de pagamentos ativadas; Cálculo Diário e Liquidações coincidem com a execução paralela.
- O relatório financeiro diário reconcilia com as receitas esperadas em dinheiro/cartão/online; o saldo de inventário e as baixas alinham-se com o mix de serviços.
- Direitos de acesso revistos; visibilidade do telefone do cliente restringida quando apropriado; registo ativado.
Reforço pós-arranque (primeiros 14–30 dias)
- Monitorize a conversão por origem de marcação e ajuste os canais. Estatísticas e análise
- Defina o “período de perda de cliente” para uma análise de retenção significativa; ative os painéis de retenção e de clientes recorrentes. Definição do período de perda · Métricas de retenção
- Adicione uma secção de promoções ao widget para ofertas por tempo limitado; itere os modelos de WhatsApp/SMS para um envolvimento com boa relação custo-eficácia. Bloco Promo · Preços/modelos de WhatsApp
- Expanda a fidelização: emita cartões digitais em massa, reveja transações e resgates de cartões-presente. Emitir cartões de fidelização · Transações de fidelização
Notas de segurança, privacidade e conformidade
- Divisão responsável/subcontratante: a sua empresa é o responsável pelo tratamento dos dados; o Altegio atua como subcontratante segundo as suas instruções. Licença pública (UE) · Privacidade (UE)
- Acordo de Processamento de Dados: os dados são armazenados na UE, com subcontratantes definidos; notificação de incidentes aos subscritores no prazo de 24 horas; existem controlos de acesso, encriptação e registo de auditoria. Acordo de processamento de dados
- Proteja a base de clientes tecnicamente (direitos de acesso, registo) e legalmente (políticas de segredo comercial, declarações de compromisso dos colaboradores). Proteger os seus dados
Dicas e boas práticas comprovadas
- Faça uma execução paralela durante pelo menos um período de folha de pagamentos e um ciclo financeiro semanal antes de mudar exclusivamente para o Altegio. Cálculo diário da folha de pagamentos · Dados financeiros diários
- Exija confirmação por SMS do telefone no widget durante o primeiro mês para manter os seus dados limpos. Confirmação por SMS no widget
- Utilize os eventos de análise de marcações (booked, appointment_changed, appointment_deleted) para construir conversões no GA4 e funis prontos para ROAS. Eventos para análise
- Automatize as baixas de consumíveis através de fichas técnicas para alinhar o custo dos produtos vendidos com a receita e os cálculos de folha de pagamentos. Controlo de inventário (funcionalidades)
Como é o sucesso
Ao seguir este guia, vai:
- Preservar e unificar dados de negócio críticos (clientes, subscrições, fidelização, produtos, fornecedores) com trilhos de auditoria.
- Lançar um sistema de marcações seguro e otimizado para conversão, com confirmações, lembretes e follow‑ups.
- Obter dados fiáveis de folha de pagamentos/finanças/inventário desde o primeiro dia, com a análise de dados preparada para o crescimento.
Se precisar de ajuda, a base de conhecimento e os especialistas de onboarding do Altegio cobrem todos os passos — desde importações e direitos de acesso até análise de dados e integração com BI. Portal de suporte (EN)