Bevezetés
Ez az útmutató egy lépésről lépésre bemutatott, a gyakorlatban bevált módszer arra, hogy magabiztosan válthasson korábbi rendszereiről vagy piactér-alapú foglalási megoldásairól az Altegio-ra. Kitér az adatimportra (ügyfelek, beszállítók, termékek, tagságok/hűségprogram), a láncszintű hozzáférésre, a biztonsági beállításokra, az online foglalásra és értesítésekre, az analitikára, valamint a bérszámfejtés, a pénzügyek és a készletgazdálkodás élesítés előtti ellenőrzésére.
1. szakasz — Adatok előkészítése és átvilágítása
- Vegye számba az adatforrásokat: korábbi CRM, kassza (POS), táblázatok, piactér-exportok, SMS-eszközök, fizetési riportok.
- Alakítsa át a telefonszámokat nemzetközi formátumra, és szűrje ki a duplikátumokat telefonszám+név alapján. Az ügyféllista importálásához kötelező a Név és a Telefonszám; támogatott fájltípusok: .csv/.xls/.xlsx, max. 12 MB, a másolás/beillesztés pedig legfeljebb 500 sorban lehetséges. Lásd: Ügyféllista feltöltése Excelből. Ügyféllista feltöltése
- Döntse el, mit migrál strukturált adatként, és mit archivál fájlként (pl. a nagyon régi időpontokat archiválhatja, ha szükséges, az utolsó 12–24 hónapot pedig Excelen keresztül importálhatja). Az időpontok import/exportja szigorú formátumokkal és státuszkódokkal történik. Áttekintés: időpontok import/export
- Nyerje ki a tagsági/hűségprogram-adatokat, és feltöltés előtt ellenőrizze az egyediségi feltételeket (a tagsági számoknak egyedinek kell lenniük; egyetlen hiba is leállítja az importot). Tagságok importálása
- Rendelje hozzá a beszállítókat/partnereket, a termékeket/cikkszámokat, a raktárakat és a jelenlegi egyenlegeket az Altegio struktúráihoz. Beszállítók és partnerek · Készletgazdálkodás – általános információk
Importálási követelmények áttekintése
2. szakasz — Lánc, munkatársak, szolgáltatások és erőforrások beállítása
- Egységesítse a munkatársakat a telephelyek között, és láncszinten olvassza össze a duplikátumokat (ez a művelet nem visszavonható). Összevonás láncba és munkatársak egységesítése · Lánc felhasználóinak beállítása
- Hozzon létre munkaköröket, és szükség esetén állítson be kötelező HR-mezőket (pl. adószám) a hozzárendelés előtt. Lánc munkakörei
- Rendelje hozzá a szolgáltatásokat a munkatársakhoz, és állítsa be az időtartamokat (kritikus a kapacitás és az online foglalás szempontjából). Munkatársak hozzárendelése szolgáltatásokhoz · Munkatárs szolgáltatásainak beállítása
- Rendelje hozzá az erőforrásokat (termek/eszközök) a releváns szolgáltatásokhoz, hogy foglaláskor automatikusan lefoglalódjanak. Erőforrások hozzárendelése szolgáltatásokhoz
- Egyesítse az ügyféladatokat lánc szinten; tekintse át az egységesített ügyfélkártyákat és a látogatási előzményeket. Lánc ügyféladatbázis · Ügyfél lánckártya
3. szakasz — Adatvédelem és hozzáférési jogosultságok beállítása
- Minden felhasználónak hozzon létre egyedi belépési adatokat; kerülje a közösen használt hozzáféréseket. Használjon részletes jogosultságokat az ügyféltelefonszámok elrejtéséhez, a letöltések korlátozásához és a előzmények láthatóságának szűkítéséhez. Felhasználói hozzáférési jogok beállítása · Foglalási naptár hozzáférési jogai
- Kövesse a felhasználói műveleteket, és exportálja a naplókat; formalizálja az üzleti titokra vonatkozó szabályokat az ügyfélbázis védelme érdekében. Adatai védelme
- GDPR-alapok: az Altegio megfelel a GDPR előírásainak; az ügyféladatok tekintetében a licencjogosult az adatkezelő; az adatfeldolgozási megállapodás rögzíti az EU-n belüli tárhelyet és a 24 órán belüli incidens-bejelentési kötelezettséget. Adatvédelmi tájékoztató (EU) · Adatfeldolgozási megállapodás
4. szakasz — Online foglalás, fizetés és kommunikáció bekapcsolása
- Telepítse a foglalási widgeteket a weboldalára/CMS-ébe; munkatárs- vagy szolgáltatás-specifikus linkek is támogatottak; egy oldalon több widget is elhelyezhető. Online foglalási linkek/widgetek · Külön foglalási felület munkatársanként/szolgáltatásonként · Több widget egy oldalon
- Adjon hozzá foglalási lehetőséget a Google Térképhez/Kereséshez a Book-with-Google funkcióval (szépségápolás, sport, autó). Google Térkép integráció
- Védje a foglalási rendszert a teszt- és érvénytelen bejegyzésektől: írjon elő SMS-es telefonszám-megerősítést; engedélyezze a „Bármelyik szakember” opciót, ha releváns; állítson be átfoglalási/lemondási határidőket. Widget SMS-megerősítés · Online foglalás beállítása
- Automatizálja az emlékeztetőket és megerősítéseket: küldjön „erősítse meg a látogatást” üzeneteket; indítson követő üzeneteket olyan ügyfelek felé, akik nem jelentek meg és nincs jövőbeli foglalásuk. Időpont-megerősítési kérés · Követő üzenet meg nem jelenés után
- Központosítsa a munkatársak/admin felé küldött értesítések kézbesítését és felügyeletét; használja az Értesítési Központot. Felhasználói értesítések (munkatárs/admin) · Értesítési Központ
- Kapcsolja össze az üzenetküldő szolgáltatókat: natív e-mail, SMS-aggregátorok (pl. SMS.to, Fromni) és WhatsApp sablonok/díjak. SMS.to integráció · Fromni integráció · WhatsApp sablonok/díjak
- Állítsa be a pénztárgépeket és a fizetési módokat (beleértve a kártyatársasági díjakat, a feldolgozási időt és azt, hogy hova érkezik a pénz). Pénztárgépek · Kártyás fizetés díjai
5. szakasz — Analitika és konverziókövetés bekapcsolása
- Kapcsolja össze a Google Analytics 4-et minden foglalási linkkel; ellenőrizze a Valós idejű (Realtime) nézetben. GA4 integráció
- Kövesse a widget részletes eseményeit (widget_loaded, service_selected, booked, appointment_changed stb.), és vegye figyelembe, hogy az analitikai eszközök adatai kissé eltérhetnek a rendszer saját adataitól. Analitikai események · Online foglalás analitika
- Küldjön egyéni Client ID-t a GA és a CRM azonosítók összekapcsolásához a végponttól végpontig tartó analitika érdekében. Client ID átadása
- BI-dashboardokhoz kapcsolja össze a Smart-Metrikát a Power BI-jal (kohorszok, retenció, értékesítés-tervezés). Altegio ↔ Power BI
6. szakasz — Bérszámfejtés, pénzügyek és készletgazdálkodás ellenőrzése élesítés előtt
- Bérszámfejtés: állítsa be a számítási szabályokat és kritériumokat (forgalom/nyereség/mennyiség alapján), majd tesztelje le egy időszakot a Napi kalkuláció és Elszámolások funkciókkal. Csak a „Megjelent” státuszú foglalások számítanak bele. Bérszámfejtési modul áttekintése · Kalkulációs kritériumok · Napi kalkuláció · Kritériumok létrehozása
- Pénzügyek: tekintse át a naptárban a valós idejű napi összegeket, futtassa a Pénzügyek → Riportok → Napi riportot, és ellenőrizze keresztbe a Pénzügyek → Dokumentumok menüben. Napi pénzügyi adatok · Pénzügyi dokumentumok · Pénzügyi és könyvelési funkciók
- Készletgazdálkodás: ellenőrizze a raktárakat, importálja a termékeket, rögzítse a bevételezéseket, mozgassa át a készletet a raktárak között, és futtasson Készletegyenleg/fogyóeszköz-riportokat. Kapcsolja be az automatikus leírást receptúrák (BOM) segítségével, hogy a felhasználás a szolgáltatásokhoz kötődjön. Raktárak kezelése · Áthelyezések · Készletegyenleg-riport · Készletműveletek – tartalomjegyzék · Készletgazdálkodás (funkciók)
- Lánc-analitika: az élesítés előtt validálja a „Megjelent” státuszra épülő szolgáltatás- és munkatárs-jövedelmezőségi riportokat. Lánc szolgáltatás-riport · Lánc munkatárs-riport
7. szakasz — Elindítási beállítások (hűségprogram, promóciók, tagságok)
- Alkalmazzon automatikus kedvezményt az online/app foglalásokra (első foglalásra vagy minden foglalásra). Automatikus promóció online foglaláshoz
- Állítson be kedvezmény-/bónusz-/ajánlói programokat, és kezelje a hűségtranzakciókat és az ajándékkártyákat lánc szinten; szükség esetén használjon tömeges kibocsátást. Hűségprogram (EN) · Ajánlói program · Hűségkártya-tranzakciók · Ajándékkártya-riport
- Ha az üzleti modellje ezt igényli, tiltsa le az online foglalást aktív tagság nélkül bizonyos szolgáltatásokra. Foglalás csak tagsággal
- Használja a foglalási widget Promó blokkját az elindítási ajánlatok hirdetésére és a kattintások követésére. Promó blokk
Élesítési ellenőrzőlista
- Az online foglalás él a weboldalon, a közösségi profilokon és a Google Térképen.
- Az SMS-megerősítés és az időpont-megerősítési folyamatok bekapcsolva; a meg nem jelenés utáni követő üzenetek beállítva.
- A pénztárgépek és fizetési módok (díjak/elszámolási idők) ellenőrizve.
- A GA4 minden foglalási linken csatlakoztatva; a célok/események ellenőrizve a Valós idejű nézetben.
- A bérszámfejtési szabályok bekapcsolva; a Napi kalkuláció és az Elszámolások egyezik a párhuzamos futtatással.
- A pénzügyi napi riport egyezik a várt készpénz/kártya/online bevételekkel; a készletegyenleg és a leírások összhangban vannak a szolgáltatási mixel.
- A hozzáférési jogok átvilágítva; az ügyféltelefonszámok láthatósága a megfelelő helyeken korlátozva; a naplózás bekapcsolva.
Élesítés utáni finomhangolás (az első 14–30 napban)
- Kövesse a konverziót foglalási forrás szerint, és igazítsa a csatornákat. Statisztikák és analitika
- Határozza meg az „ügyfélvesztési időszakot” a megbízható retenciós analitikához; kapcsolja be a retenciós és visszatérő ügyfél dashboardokat. Ügyfélvesztési időszak beállítása · Retenciós mutatók
- Adjon hozzá promóciós szekciót a widgethez az időkorlátos ajánlatokhoz; finomítsa a WhatsApp/SMS sablonokat a költséghatékony kapcsolattartás érdekében. Promó blokk · WhatsApp díjak/sablonok
- Bővítse a hűségprogramot: bocsásson ki digitális kártyákat tömegesen, tekintse át a tranzakciókat és az ajándékkártya-beváltásokat. Hűségkártyák kibocsátása · Hűségtranzakciók
Biztonsági, adatvédelmi és megfelelőségi megjegyzések
- Adatkezelő/adatfeldolgozó megosztás: az Ön vállalata az adatkezelő; az Altegio az Ön utasításai alapján adatfeldolgozóként működik. Nyilvános licenc (EU) · Adatvédelmi tájékoztató (EU)
- Adatfeldolgozási megállapodás: az adatok az EU-n belül tárolódnak, meghatározott alfeldolgozókkal; az incidensbejelentés 24 órán belül történik az előfizetők felé; hozzáférés-vezérlés, titkosítás és naplózás biztosított. Adatfeldolgozási megállapodás
- Védje az ügyfélbázist technikailag (hozzáférési jogok, naplózás) és jogilag is (üzleti titok szabályzatok, munkavállalói nyilatkozatok). Adatai védelme
Tippek és bevált gyakorlatok
- Futtasson párhuzamosan legalább egy bérszámfejtési időszakot és egy heti pénzügyi ciklust, mielőtt teljesen áttérne az Altegio-ra. Bérszámfejtés – Napi kalkuláció · Napi pénzügyi adatok
- Az első hónapban követelje meg az SMS-es telefonszám-megerősítést a widgetben, hogy az adatai tiszták maradjanak. Widget SMS-megerősítés
- Használja a foglalási analitikai eseményeket (booked, appointment_changed, appointment_deleted) GA4 konverziók és ROAS-kész tölcsérek felépítéséhez. Analitikai események
- Automatizálja a fogyóeszközök leírását receptúrák segítségével, hogy az önköltség (COGS) összhangban legyen a bevétellel és a bérszámfejtéssel. Készletgazdálkodás (funkciók)
Milyen a sikeres átállás
Ezt az útmutatót követve:
- Megőrzi és egységesíti a kritikus üzleti adatokat (ügyfelek, tagságok, hűségprogram, termékek, beszállítók) auditálható nyomon követéssel.
- Elindít egy biztonságos, konverzióra optimalizált foglalási rendszert megerősítésekkel, emlékeztetőkkel és követő üzenetekkel.
- Az első naptól megbízható bérszámfejtési, pénzügyi és készletadatokhoz jut, a növekedéshez szükséges analitikával.
Ha segítségre van szüksége, az Altegio tudásbázisa és onboarding szakértői minden lépésre kiterjednek – az importoktól és hozzáférési jogoktól az analitikáig és BI-integrációig. Támogatási portál (EN)