Вступ
Цей план — покроковий, перевірений на практиці посібник з упевненого переходу зі старих інструментів або маркетплейс-планувальників на Altegio. Він охоплює імпорт даних (клієнти, постачальники, товари, абонементи/лояльність), доступ на рівні мережі та користувачів, контроль безпеки, онлайн-запис і сповіщення, аналітику, а також перевірку розрахунку заробітної плати, фінансів та складу перед запуском.
Етап 1 — Підготуйте та перевірте дані
- Складіть перелік джерел даних: стара CRM, POS, таблиці, вивантаження з маркетплейсів, SMS-сервіси, звіти платіжних систем.
- Приведіть номери телефонів до міжнародного формату та видаліть дублікати за телефоном і іменем. Для імпорту клієнтів обов’язкові поля — ім’я та телефон; підтримувані формати файлів — .csv/.xls/.xlsx до 12 МБ, копіювання/вставка партіями до 500 рядків. Детальніше: Завантаження списку клієнтів. Завантаження списку клієнтів
- Визначте, що переносити як структуровані дані, а що архівувати як файли (наприклад, дуже старі записи можна архівувати, за потреби імпортувавши через Excel лише останні 12–24 місяці). Записи на прийом можна імпортувати/експортувати за суворими форматами та кодами статусів. Огляд: імпорт/експорт записів
- Витягніть дані про абонементи/лояльність та перевірте унікальність значень перед завантаженням (номери абонементів мають бути унікальними; будь-яка помилка зупиняє весь імпорт). Імпорт абонементів
- Зіставте постачальників/партнерів, товари/артикули, склади та поточні залишки зі структурами Altegio. Постачальники та партнери · Загальна інформація про склад
Вимоги до імпорту коротко
Етап 2 — Налаштуйте мережу, персонал, послуги та ресурси
- Об’єднайте персонал усіх філій, злийте дублікати на рівні мережі (незворотна дія). Об’єднання в мережу та уніфікація персоналу · Налаштування користувачів мережі
- Створіть посади та за потреби зробіть обов’язковими кадрові поля (наприклад, ІПН) перед призначенням. Посади в мережі
- Призначте послуги співробітникам і встановіть тривалість (критично важливо для розрахунку завантаженості та онлайн-запису). Призначення персоналу на послуги · Налаштування послуг співробітника
- Прив’яжіть ресурси (кабінети/обладнання) до відповідних послуг для автоматичного бронювання при запису. Призначення ресурсів послугам
- Об’єднайте дані клієнтів на рівні мережі; перевірте уніфіковані картки клієнтів та історію відвідувань. База клієнтів мережі · Картка клієнта мережі
Етап 3 — Захистіть дані та налаштуйте права доступу
- Створіть окремий логін для кожного користувача; уникайте спільних облікових даних. Використовуйте гнучкі права доступу, щоб приховувати телефони клієнтів, обмежувати вивантаження даних та обмежувати видимість історії. Налаштування прав доступу користувачів · Права доступу до календаря записів
- Відстежуйте дії користувачів та експортуйте логи; закріпіть правила комерційної таємниці для захисту клієнтської бази. Захист ваших даних
- Базові принципи GDPR: Altegio відповідає вимогам GDPR; ліцензіат є контролером даних клієнтів; угода про обробку даних (DPA) визначає розміщення даних у ЄС та повідомлення про інциденти протягом 24 годин. Політика конфіденційності (ЄС) · Угода про обробку даних
Етап 4 — Увімкніть онлайн-запис, оплату та комунікації
- Встановіть віджети онлайн-запису на сайті/CMS; підтримуються посилання за співробітником або послугою; на одній сторінці можна розмістити кілька віджетів. Посилання/віджети онлайн-запису · Окремі форми для співробітника/послуги · Кілька віджетів на одній сторінці
- Додайте запис через Google Maps/Пошук за допомогою Book-with-Google (краса, спорт, авто). Інтеграція з Google Maps
- Захистіть запис від тестових/недійсних заявок: вимагайте підтвердження телефону через SMS; за потреби дозвольте варіант «Будь-який спеціаліст»; встановіть терміни для перенесення/скасування. SMS-підтвердження у віджеті · Налаштування онлайн-запису
- Автоматизуйте нагадування та підтвердження: надсилайте запити на підтвердження візиту; налаштуйте супровідні повідомлення для клієнтів, які не з’явилися і не мають майбутніх записів. Запит на підтвердження запису · Супровід після неявки
- Централізуйте доставку та моніторинг сповіщень для персоналу й адміністраторів; використовуйте Центр сповіщень. Сповіщення користувачів (співробітник/адміністратор) · Центр сповіщень
- Підключіть провайдерів для розсилок: власний Email, агрегатори SMS (наприклад, SMS.to, Fromni) та шаблони/тарифи WhatsApp. Інтеграція з SMS.to · Інтеграція з Fromni · Тарифи/шаблони WhatsApp
- Налаштуйте каси та способи оплати (включно з комісіями за платіжні картки, часом обробки та тим, куди надходять кошти). Каси · Комісії за оплату карткою
Етап 5 — Увімкніть аналітику та відстеження конверсій
- Підключіть Google Analytics 4 до кожного посилання на запис; перевірте роботу в режимі реального часу. Інтеграція з GA4
- Відстежуйте детальні події віджета (widget_loaded, service_selected, booked, appointment_changed тощо) та враховуйте, що дані аналітики можуть трохи відрізнятися від системних даних. Події для аналітики · Аналітика онлайн-запису
- Передавайте власний Client ID, щоб об’єднати ідентифікатори GA та CRM для наскрізної аналітики. Передача Client ID
- Для BI-дашбордів підключіть Smart-Metrika для Power BI (когорти, утримання клієнтів, планування продажів). Altegio та Power BI
Етап 6 — Перевірте зарплату, фінанси та склад перед запуском
- Заробітна плата: встановіть правила та критерії розрахунку (за оборотом/прибутком/кількістю), потім проведіть тестовий розрахунок за період за допомогою щоденного розрахунку та розрахунків. Враховуються лише записи зі статусом «Прийшов». Огляд модуля заробітної плати · Критерії розрахунку · Щоденний розрахунок · Створення критеріїв
- Фінанси: перевіряйте підсумки дня в календарі в режимі реального часу, запустіть Фінанси → Звіти → Щоденний звіт та звірте з розділом Фінанси → Документи. Щоденні фінансові дані · Фінансові документи · Можливості фінансів та обліку
- Склад: перевірте склади, імпортуйте товари, зафіксуйте надходження, переміщуйте товари між складами та формуйте звіти про залишки/витратні матеріали. Увімкніть автоматичне списання за технологічними картками, щоб пов’язати витрати матеріалів з послугами. Управління складами · Переміщення · Звіт про залишки на складі · Огляд складських операцій · Контроль складу (можливості)
- Аналітика мережі: перевірте звіти про прибутковість послуг і персоналу на основі статусу «Прийшов» перед запуском. Звіт по послугах мережі · Звіт по персоналу мережі
Етап 7 — Налаштування запуску (лояльність, акції, абонементи)
- Автоматично застосовуйте знижки для запису онлайн/через застосунок (перший запис або кожен запис). Автоматична акція для онлайн-запису
- Налаштуйте програми знижок/бонусів/рефералів та керуйте транзакціями лояльності й подарунковими картками на рівні всієї мережі; за потреби використовуйте масовий випуск. Програма лояльності (EN) · Реферальна програма · Транзакції карток лояльності · Звіт з подарункових карток
- Якщо цього вимагає ваша модель бізнесу, заборонте онлайн-запис без активного абонемента для окремих послуг. Запис лише за наявності абонемента
- Використовуйте блок акцій у віджеті запису, щоб рекламувати спеціальні пропозиції до запуску та відстежувати кліки. Блок акцій
Чек-лист перед запуском
- Онлайн-запис працює на сайті, у соціальних мережах та Google Maps.
- Увімкнено SMS-підтвердження та підтвердження запису; налаштовано супровідні повідомлення для клієнтів, які не з’явилися.
- Перевірено каси та способи оплати (комісії/строки розрахунків).
- GA4 підключено до всіх посилань на запис; цілі/події перевірено в режимі реального часу.
- Увімкнено правила розрахунку заробітної плати; щоденний розрахунок і розрахунки збігаються з паралельним запуском.
- Щоденний фінансовий звіт узгоджується з очікуваними готівковими/картковими/онлайн-надходженнями; залишки на складі та списання відповідають структурі послуг.
- Перевірено права доступу; за потреби обмежено видимість телефонів клієнтів; увімкнено журналювання.
Стабілізація після запуску (перші 14–30 днів)
- Відстежуйте конверсію за джерелом запису та коригуйте канали. Статистика та аналітика
- Визначте «період втрати клієнта» для коректної аналітики утримання; активуйте дашборди утримання та повернення клієнтів. Налаштування періоду втрати клієнта · Метрики утримання
- Додайте блок акцій до віджета для обмежених за часом пропозицій; удосконалюйте шаблони WhatsApp/SMS для економічно ефективної взаємодії. Блок акцій · Тарифи/шаблони WhatsApp
- Розширюйте лояльність: масово випускайте цифрові картки, аналізуйте транзакції та використання подарункових карток. Випуск карток лояльності · Транзакції лояльності
Примітки щодо безпеки, конфіденційності та відповідності
- Розподіл ролей контролера/обробника: ваша компанія є контролером даних; Altegio діє як обробник за вашими вказівками. Публічна ліцензія (ЄС) · Політика конфіденційності (ЄС)
- Угода про обробку даних (DPA): дані зберігаються в межах ЄС із визначеними субпідрядниками; повідомлення про інциденти підписникам надсилається протягом 24 годин; впроваджено контроль доступу, шифрування та журналювання дій. Угода про обробку даних
- Захищайте клієнтську базу технічно (права доступу, журналювання) та юридично (політики комерційної таємниці, підтвердження від співробітників). Захист ваших даних
Поради та перевірені практики
- Проведіть паралельний запуск щонайменше протягом одного періоду розрахунку заробітної плати та одного тижневого фінансового циклу, перш ніж повністю перейти на Altegio. Щоденний розрахунок заробітної плати · Щоденні фінансові дані
- Вимагайте SMS-підтвердження телефону у віджеті протягом першого місяця, щоб дані залишалися чистими. SMS-підтвердження у віджеті
- Використовуйте події аналітики запису (booked, appointment_changed, appointment_deleted) для побудови конверсій GA4 та воронок, готових до розрахунку ROAS. Події для аналітики
- Автоматизуйте списання витратних матеріалів за технологічними картками, щоб узгодити собівартість з виручкою та розрахунками заробітної плати. Контроль складу (можливості)
Як виглядає успіх
Дотримуючись цього плану, ви:
- Збережете та об’єднаєте критично важливі бізнес-дані (клієнти, абонементи, лояльність, товари, постачальники) із журналом дій.
- Запустите безпечну, оптимізовану для конверсій систему запису з підтвердженнями, нагадуваннями та супроводом клієнтів.
- Отримаєте достовірні показники заробітної плати, фінансів і складу з першого дня, з налаштованою для зростання аналітикою.
Якщо потрібна допомога, база знань Altegio та експерти з впровадження супроводжують кожен крок — від імпорту даних і прав доступу до аналітики та інтеграції з BI. Портал підтримки (EN)