Kalendarz wizyt to główne narzędzie pracy w Altegio. To tutaj administratorzy tworzą wizyty, przyjmują płatności i komunikują się z klientami, menedżerowie kontrolują przychody i obciążenie zespołu, a specjaliści widzą swoje grafiki w czasie rzeczywistym. Wszystko w jednym interfejsie, bez przełączania się między narzędziami.
Synchronizacja w czasie rzeczywistym: cały zespół widzi aktualny grafik
Każda zmiana w kalendarzu, czyli nowa wizyta, przeniesienie lub odwołanie, od razu pojawia się u wszystkich pracowników. Administrator przenosi wizytę w recepcji, a specjalista od razu widzi zmianę w aplikacji mobilnej. Klient odwołuje wizytę online, a wolny termin natychmiast pojawia się w grafiku.
To zapobiega podwójnym rezerwacjom i konfliktom w grafiku, które kosztują firmę zarówno reputację, jak i klientów.
Różne role, różne sposoby pracy z kalendarzem
Kalendarz służy całemu zespołowi, ale każdy korzysta z niego inaczej. Administrator tworzy i przenosi wizyty, przyjmuje płatności i sprzedaje towary. Menedżer lub właściciel sprawdza dzienny przychód i obłożenie grafiku bez przechodzenia do raportów. Specjalista w aplikacji mobilnej widzi tylko swoje wizyty i otrzymuje powiadomienia o zmianach.
Kontrola przychodów bezpośrednio w kalendarzu
Kalendarz wyświetla podsumowanie finansowe bieżącego dnia, aktualizowane w czasie rzeczywistym: łączny przychód, płatności gotówką i kartą, sprzedaż towarów oraz wykorzystanie programów lojalnościowych.
Właściciel otwiera kalendarz w połowie dnia i od razu widzi, jak idzie praca. Jeśli przychód jest niższy od oczekiwanego, może zaproponować klientom wolne terminy lub uruchomić promocję na mniej obłożone godziny, nie czekając na raport na koniec dnia.
Szybkie tworzenie i przenoszenie wizyt
Administrator tworzy nowe wizyty, przenosi je i zmienia ich czas trwania bezpośrednio w kalendarzu. Jeśli klient się spóźnia lub prosi o inną godzinę, wizytę można przenieść w kilka sekund, a zmiana od razu jest widoczna dla całego zespołu.
Mniej nieobecności: potwierdzenia i przypomnienia z kalendarza
Każda nieodbyta wizyta to stracony termin, którego nie da się już wypełnić. Z karty wizyty administrator może wysłać klientowi potwierdzenie lub przypomnienie przez SMS, powiadomienie push lub e-mail. Jedno kliknięcie wystarczy, aby klient otrzymał wiadomość dzień przed wizytą.
To zmniejsza liczbę nieobecności i bezpośrednio wpływa na przychód: gdy klienci przychodzą regularnie, specjaliści mają równomierne obłożenie, a dzień przebiega zgodnie z planem.
Automatyczne powtarzanie wizyt: stali klienci zawsze mają miejsce w grafiku
W przypadku usług wykonywanych regularnie, takich jak manicure, masaże, zabiegi kosmetyczne czy strzyżenie męskie, administrator może z wyprzedzeniem utworzyć serię przyszłych wizyt. System automatycznie dodaje wizyty do grafiku w ustalonych odstępach.
Stały klient zachowuje swój termin i nie trzeba mu za każdym razem przypominać o kolejnej rezerwacji.
Komunikacja z klientem w systemie
Kalendarz pozwala korespondować z klientami bezpośrednio w systemie. Wiadomość można wysłać z karty wizyty bez otwierania zewnętrznych komunikatorów. Pełna historia rozmów jest zapisana w karcie i dostępna w każdej chwili. Jeśli klient pisze, że się spóźni, lub prosi o zmianę godziny, wizyta zostaje przeniesiona, a specjalista od razu otrzymuje informację o zmianie, bez dodatkowych telefonów i przekazywania wiadomości.
Spersonalizowana obsługa dzięki kategoriom klientów
Kalendarz od razu pokazuje, kto przychodzi na wizytę: nowy klient, stały klient, klient VIP lub klient ze szczególnej kategorii. Jeśli w grafiku oznaczono klienta VIP, administrator z wyprzedzeniem przygotowuje dla niego spersonalizowaną obsługę. Takie podejście zwiększa lojalność i szansę na kolejną wizytę.
Widok zasobów: kontrola sal i sprzętu
Kalendarz może wyświetlać grafik nie tylko według pracowników, ale też według sal, foteli lub sprzętu. Na przykład w klinice kosmetologicznej widać obłożenie gabinetów, w studiu opalania dostępność kabin, a w centrum wellness z kriokomorą można śledzić, kiedy sprzęt jest wolny, i unikać nakładania się terminów. Żaden zasób nie zostanie zarezerwowany dwa razy.
Przyjmowanie płatności w jednym oknie
Po zakończeniu wizyty administrator przyjmuje płatność bezpośrednio z karty wizyty: gotówką, kartą, certyfikatem podarunkowym, karnetem, z salda klienta, online przez link lub kodem QR. Wszystkie operacje są automatycznie rejestrowane w systemie i uwzględniane w raportach.
Na przykład klient przychodzi na koloryzację i chce zapłacić częściowo karnetem, a resztę kartą. Administrator dzieli płatność bezpośrednio w karcie wizyty w kilka sekund. Jeśli na koncie zabraknie środków, system automatycznie zapisze dług, a wizyta zostanie zamknięta bez ręcznych notatek.
Wizyty grupowe i wydarzenia
Kalendarz obsługuje wizyty grupowe, co jest wygodne dla studiów z treningami grupowymi, warsztatami lub kursami. Zamiast tworzyć osobną wizytę dla każdego uczestnika, tworzy się jedno wydarzenie z odpowiednią liczbą miejsc. Wydarzenia cykliczne, na przykład cotygodniowe treningi, konfiguruje się raz, a potem automatycznie pojawiają się w grafiku.
Statusy wizyt: grafik czytelny na pierwszy rzut oka
Każda wizyta ma status: „Oczekiwanie na klienta”, „Klient potwierdził”, „Na miejscu”, „Klient nie przyszedł”. Dzięki oznaczeniu kolorami administrator od razu ocenia bieżący stan grafiku i widzi, gdzie trzeba zareagować.
Historia zmian: przejrzystość pracy zespołu
System rejestruje wszystkie zmiany wizyty: przeniesienia, zmiany usług, płatności i zmiany statusu. Jeśli wizyta została zmieniona, menedżer widzi, kto i kiedy to zrobił. To zapobiega sporom w zespole i pomaga kontrolować jakość pracy.
Dokumentacja medyczna
Dla placówek medycznych Altegio obsługuje dokumentację medyczną pacjentów: historię choroby, zabiegi, zalecenia i plany leczenia. Wszystkie informacje są przechowywane w karcie pacjenta i dostępne dla specjalistów podczas wizyty. Więcej szczegółów znajdziesz w części bazy wiedzy o funkcjach medycznych.
Jak zacząć pracę z kalendarzem
Kalendarz wizyt łączy w jednym interfejsie zarządzanie grafikiem, klientami, wizytami i płatnościami. Aby skonfigurować i wykorzystać wszystkie funkcje, zapoznaj się z artykułami w tej sekcji.
Praca z kalendarzem
- Ustawienia kalendarza
- Rozmiar kalendarza
- Praca w kalendarzu
- Wyszukiwanie klientów w kalendarzu
- Dodawanie asystenta do wizyty
- Statusy wizyt
- Przenoszenie wizyty (karta wizyty)
- Kategorie wizyt i wydarzeń
- Funkcje czatu w kalendarzu i oknie wizyty w Altegio
Praca z wizytami
- Praca z wizytami
- Płatność za wizytę
- Automatyczne powtarzanie wizyt
- Funkcje sekcji Powiadomienia i Historia zmian
- Funkcje sekcji Odpis materiałów eksploatacyjnych
- Nazwisko i drugie imię klienta
- Przenoszenie wizyty (karta wizyty)
- Rezerwacja wizyt dla gości na jeden numer telefonu
- Dodatkowe pola
- Nowe okno wizyty
- Przerwy techniczne