Lista oczekujących w Kalendarzu wizyt

Lista oczekujących pozwala zachować prośbę klienta, gdy nie ma teraz odpowiedniego terminu na rezerwację wizyty. Dzięki temu nie tracisz potencjalnego klienta i nie zapisujesz sprawy na karteczce. Zapisujesz klienta, usługę oraz terminy, które mu pasują; później, gdy zwolni się termin, jednym ruchem zamieniasz tę prośbę w prawdziwą wizytę.

Ten artykuł opisuje pracę recepcji: włączenie listy oczekujących, tworzenie i obsługę próśb oraz rezerwowanie wizyty na podstawie prośby.

Kiedy używać

• Klient dzwoni, wybrany dzień jest zajęty, a Ty chcesz zapisać jego prośbę, aby dopasować go do grafiku, jeśli ktoś odwoła wizytę.
• Chcesz ocenić popyt na usługę lub konkretnego pracownika: długa Lista oczekujących to sygnał, że warto rozważyć zatrudnienie.
• Recepcja potrzebuje jednego wspólnego miejsca na prośby typu „oddzwonić, gdy zwolni się termin”, zamiast papierowych notatek lub arkusza kalkulacyjnego.

Zanim zaczniesz

• Lista oczekujących jest częścią Kalendarza wizyt (Kalendarz wizyt). Podstawy pracy z kalendarzem opisano w artykule Praca z Kalendarzem wizyt.
• Aby z niej korzystać, Twoja rola musi mieć uprawnienie Lista oczekujących w bloku praw dostępu Kalendarz wizyt. Właściciele i menedżerowie nadają je w sekcji Zespół > Pracownicy > Dostęp. Zobacz Prawa dostępu do Kalendarza wizyt.

Krok 1. Włącz listę oczekujących

Przejdź do Ustawienia > Kalendarz wizyt > Ustawienia kalendarza wizyt > Rezerwacje i wizyty i zaznacz Lista oczekujących.

Krok 2. Otwórz listę oczekujących

Otwórz Kalendarz wizyt (Kalendarz wizyt). W lewym panelu pod kalendarzem kliknij kafelek Lista oczekujących. Lista oczekujących otworzy się jako panel po prawej stronie; pozostaje otwarta podczas pracy i pamięta swój stan po odświeżeniu strony.

Krok 3. Utwórz prośbę

W panelu Lista oczekujących kliknij Utwórz.

Wypełnij formularz:

1. Wpisz imię i telefon klienta (oba pola są wymagane; działają te same podpowiedzi i walidacja co w oknie wizyty).
2. Wybierz co najmniej jedną usługę: zacznij pisać, aby wyszukać. Usługi grupowe i pakietowe (combo) nie są tu obsługiwane.
3. Opcjonalnie wybierz jednego lub kilku pracowników (lista jest pogrupowana według stanowiska; dostępność pracowników nie jest sprawdzana na tym etapie).
4. Ustaw preferowaną datę i godzinę: daty z przeszłości są blokowane. Użyj Dodaj godzinę / Dodaj dzień i godzinę dla kilku opcji albo zaznacz Dowolna godzina w ciągu dnia.
5. W razie potrzeby dodaj komentarz (zostanie przeniesiony do wizyty podczas rezerwacji).
6. Kliknij Utwórz prośbę.

Co znajduje się w panelu listy oczekujących

Gdy masz już prośby, panel pokazuje ich listę i daje narzędzia do znalezienia właściwej:

• Szukaj: według imienia klienta lub numeru telefonu.
• Sortuj: Nadchodzące (najpierw te, których termin kończy się najwcześniej; prośby bez daty trafiają na koniec), Od najnowszych do najstarszych albo Od najstarszych do najnowszych.
• Filtruj według statusu: Aktywne (domyślnie; co najmniej jedna żądana data lub godzina jest nadal w przyszłości), Wygasłe (wszystkie żądane daty i godziny są w przeszłości), Zamknięte (z prośby została zarezerwowana wizyta; wtedy można ją już tylko usunąć).
• Filtruj według daty: Dla wybranej daty (dzień otwarty w kalendarzu), Dzisiaj albo Wszystkie. Wyszukiwanie, sortowanie i filtry działają razem.

Jak czytać kartę prośby

Karty są domyślnie zwinięte i pokazują najważniejsze informacje: usługę lub usługi i czas trwania, preferowane daty i przedziały czasowe oraz preferowanego pracownika wraz ze specjalizacją. Kliknij kartę, aby ją rozwinąć: rozwinięta karta pokazuje pełne imię klienta i telefon, tagi, komentarz, datę Utworzono, przycisk Zarezerwuj wizytę oraz menu ⋮.

Uwaga

Jeśli Twoja rola nie ma dostępu do numerów telefonów, telefon jest maskowany na liście (na przykład 36 999 xxx xx 16).

Zarezerwuj wizytę z prośby

Na tym polega sens Lista oczekujących: zapisane prośby można zmienić w prawdziwe rezerwacje, gdy zwolni się termin.

1. Rozwiń prośbę i kliknij Zarezerwuj wizytę.
2. Kalendarz przełączy się w tryb wyboru terminu. Kliknij wybrany termin: pracownik i godzina zostaną pobrane z miejsca kliknięcia.
3. Otworzy się okno wizyty, wstępnie wypełnione danymi z prośby: imieniem i telefonem klienta, wybraną usługą lub usługami oraz komentarzem.
4. Dostosuj potrzebne dane, a następnie kliknij Zapisz, aby utworzyć wizytę.

Wizyta zostaje utworzona dopiero po kliknięciu Zapisz. Jeśli zamkniesz okno lub klikniesz poza nim bez zapisywania, prośba pozostanie bez zmian. Po udanym zapisie prośba przechodzi do statusu Zamknięte.

Edytuj lub usuń prośbę

Otwórz menu ⋮ na rozwiniętej karcie:

• Edytuj: zmień dowolny szczegół (klienta, usługę, zespół, daty/godziny, komentarz).
• Usuń: usuń prośbę. To jedyna akcja dostępna dla prośby o statusie Zamknięte.

Czego nie obejmuje

Pierwsza wersja listy oczekujących koncentruje się na pracy recepcji opisanej powyżej. Te elementy nie są jeszcze jej częścią:

• Klienci nie mogą samodzielnie dodawać się do listy oczekujących przez rezerwację online.
• Nie ma oddzielnego raportu listy oczekujących.
• Nie ma automatyzacji ani wyzwalaczy (na przykład automatycznego powiadamiania klienta, gdy zwolni się termin).
• Prośby z listy oczekujących nie są zapisywane w historii wizyt klienta.

Czy klient otrzyma powiadomienie?
Dodanie klienta do listy oczekujących nie wysyła żadnego powiadomienia: to wewnętrzny zapis dla Twojego zespołu. Gdy później zarezerwujesz klientowi wizytę z listy oczekujących, wizyta zostanie utworzona w standardowym procesie rezerwacji, więc klient otrzyma zwykłe powiadomienia o rezerwacji.

Prośba zniknęła z listy. Gdzie jej szukać?
Sprawdź filtry statusu i daty. Widok domyślny to Aktywne dla wybranej daty; przełącz filtr statusu na Wygasłe lub Zamknięte, a filtr daty na Wszystkie, aby zobaczyć wszystko.

Czy mogę dodać prośbę bez konkretnej daty?
Tak: zaznacz Dowolna godzina w ciągu dnia albo zostaw godzinę otwartą. Prośby bez stałej daty są sortowane na końcu listy Nadchodzące.

Nie widzę kafelka Lista oczekujących.
Twojej roli brakuje uprawnienia Lista oczekujących. Poproś Właściciela lub Menedżera, aby włączył je w Zespół > Pracownicy > Dostęp, w bloku dostępu Kalendarz wizyt. Sprawdź też, czy Lista oczekujących jest włączona w Ustawienia > Kalendarz wizyt > Rezerwacje i wizyty.

Czy rezerwacja z prośby sprawdza grafik pracownika?
Samodzielnie wybierasz termin w kalendarzu po kliknięciu Zarezerwuj wizytę, więc umieszczasz wizytę w rzeczywiście wolnym terminie. Sam formularz prośby nie sprawdza dostępności: zapisuje tylko to, czego chce klient.