A várólista segítségével rögzítheted az ügyfelek igényeit olyankor is, amikor éppen nincs szabad, megfelelő időpont a foglaláshoz — így ahelyett, hogy elveszítenéd az érdeklődőt, vagy egy post-itre firkálnád fel az adatait, elmentheted őket a rendszerben. Elmentheted az ügyfelet, a kért szolgáltatást és azokat az időpontokat, amelyek alkalmasak lennének neki. Később, amint felszabadul egy hely, a kérést egyetlen mozdulattal valódi időpontfoglalássá alakíthatod.
Ez a cikk a recepciós oldalt mutatja be: a várólista bekapcsolását, az igények létrehozását és kezelését, valamint azt, hogyan foglalhatsz időpontot egy meglévő kérésből.
Mikor érdemes használni?
- Telefonál egy ügyfél, de a kiszemelt nap már betelt: Rögzítheted az igényét, így ha valaki lemondja az időpontját, be tudod őt tenni a helyére.
- Szeretnéd felmérni a keresletet egy szolgáltatásra vagy egy szakemberre, a hosszú várólista egyértelmű jelzés arra, hogy érdemes új munkatársat felvenni.
- Központi hely a recepció számára. Papírcetlik és Excel-táblázatok helyett a recepció egyetlen közös felületen láthatja a „hívjuk vissza, ha van hely” típusú kéréseket.
Mielőtt elkezdenéd
- A várólista az Időpontnaptár (Digitális naptár) része. A naptár alapjaihoz lásd: Digitális naptár kezelése.
- A használatához a szerepkörödnek tartalmaznia kell a Várólista megjelenítése jogosultságot, a Digitális naptár hozzáférési jogosultságok blokkjában. A tulajdonosok és menedzserek ezt a Munkatársak > Munkatársak listája > Hozzáférés menüpontban adhatják meg. Digitális Naptárhoz való Felhasználói jogosultság beállítása.
1. lépés. A várólista bekapcsolása
Menj a Beállítások > Digitális naptár> Digitális naptár beállításai > Bejegyzések és látogatások menüpontba, és pipáld be a Várólista megjelenítése lehetőséget.
2. lépés. Nyisd meg a várólistát
Nyisd meg a Digitális naptárat (Digitális naptár mód). A naptár alatti bal oldali panelen kattints a Várólista kártyára. A várólista egy jobb oldali panelként nyílik meg; munka közben végig nyitva marad, és az oldal újratöltése után is megjegyzi, hogy nyitva volt-e vagy csukva.
⬇ Download 02-waiting-list-tile.png
3. lépés. Hozz létre kérést
A Várólista panelen kattints a Létrehozás gombra, majd töltsd ki az űrlapot:
- Ügyfél neve és telefonszáma: Mindkettő kötelező; ugyanazok a javaslatok és ellenőrzések működnek itt is, mint az időpontfoglaló ablakban.
- Szolgáltatás kiválasztása: Válassz ki legalább egy szolgáltatást (kezdj el gépelni a kereséshez). A csoportos és a csomag (szolgáltatáskombó) opciók itt nem támogatottak.
- Munkatárs kiválasztása (opcionális): Kiválaszthatsz egy vagy több munkatársat is (a lista pozíciók szerint van csoportosítva; a munkatársak elérhetőségét a rendszer ebben a fázisban még nem ellenőrzi).
- Preferált dátum és időpont: A múltbeli dátumok le vannak tiltva. Több opció megadásához használd az Időpont hozzáadása / Nap és időpont hozzáadása lehetőséget, vagy pipáld be a Nap folyamán bármikor opciót.
- Megjegyzés (opcionális): Ha szükséges, írj hozzá megjegyzést (ez átkerül az időpontfoglaláshoz is, amikor véglegesíted).
- Kattints a Kérés létrehozása gombra.ra.
⬇ Download 03-create-request.png
Mi található a várólista panelen?
Amint megjelennek a kérések, a panel listázza őket, és eszközöket ad a megfelelő megtalálásához:
- Keresés — az ügyfél neve vagy telefonszáma alapján.
- Rendezés — Közelgő (a leghamarabb lejáró van elöl; a dátum nélküli kérések a lista végére kerülnek), A legújabbtól a legrégebbig, vagy A legrégebbitől a legújabbig.
- Szűrés státusz szerint — Aktív (alapértelmezett; legalább egy kért dátum/időpont még a jövőben van), Lejárt (minden kívánt dátum/időpont már a múltban van), Zárt (a kérésből már időpont lett foglalva — ezután már csak törölni lehet).
- Szűrés dátum szerint — kiválasztott dátumra (a naptárban épp megnyitott napra), Ma, vagy Mind. A keresés, a rendezés és a szűrések kombinálhatók egymással.
Hogyan olvassunk egy kéréskártyát?
A kártyák alapértelmezés szerint össze vannak csukva, és csak a legfontosabbakat mutatják: a szolgáltatást és annak időtartamát, a preferált dátumot és idősávot, valamint a preferált szakembert a specializációjával együtt.
Kattints a kártyára a kibontásához: a kibontott kártyán már látható az ügyfél teljes neve és telefonszáma, a címkék, a megjegyzés, a létrehozás dátuma, a Foglalás gomb, valamint egy ⋮ (három pont) menü.
⬇ Download 04-request-card.png
Megjegyzés
Ha a szerepkörödnek nincs hozzáférése a telefonszámokhoz, a szám maszkolva jelenik meg a listában (például 36 xx xxxxxx).
Időpont foglalása egy kérésből
Ez a várólista lényege — egy elmentett kérést valódi bejegyzéssé alakítani, amikor felszabadul egy időpont.
- Bontsd ki a kérést, és kattints a Foglalás gombra.
- A naptár átvált idősáv-választó módba. Kattints a kívánt szabad helyre — a szakember és az időpont attól függően alakul, hogy hova kattintasz.
- Megnyílik az időpontfoglalás ablaka, előre kitöltve a kérés adataival: az ügyfél nevével és telefonjával, a kiválasztott szolgáltatásokkal és a megjegyzéssel.
- Módosíts bármit, ha szükséges, majd kattints a Mentés gombra az időpont létrehozásához.
⬇ Download 05-book-appointment.png
A bejegyzés csak a Mentés gombra kattintás után jön létre. Ha mentés nélkül zárod be az ablakot vagy mellé kattintasz, a kérés változatlan marad. Sikeres mentés után a kérés Zárt státuszba kerül.
Kérés szerkesztése vagy törlése
Nyisd meg a ⋮ menüt a kibontott kártyán:
- Szerkesztés — bármely adat módosítása (ügyfél, szolgáltatás, szakember, dátumok/időpontok, megjegyzés).
- Törlés — a kérés eltávolítása. Ez az egyetlen elérhető művelet egy Zárt státuszú kérésnél.
Amit a funkció (még) nem tartalmaz
A várólista első verziója kifejezetten a fenti recepciós munkafolyamatra fókuszál. Az alábbiak még nem részei a rendszernek:
- Az ügyfelek az online időpontfoglaló felületen keresztül nem tudják felírni magukat a várólistára.
- Nincs külön várólista jelentés.
- Nincsenek automatizmusok vagy értesítések (például nem küld automatikus értesítést az ügyfélnek, ha felszabadul egy hely).
- A várólistás kérések nem jelennek meg az ügyfél korábbi bejegyzési előzményei között.
GYIK
Kap-e az ügyfél értesítést? Az ügyfél várólistához adása nem küld semmilyen értesítést — ez egy belső bejegyzés a munkatársak számára. Amikor később időpontot foglalsz neki a várólistáról, a folyamat a normál foglalási menet szerint zajlik, így az ügyfél megkapja a megszokott foglalási értesítéseket.
Eltűnt egy kérés a listából — hová lett? EEllenőrizd a státusz- és dátumszűrőket! Az alapértelmezett nézet Aktív a kiválasztott dátumra. Állítsd át a státuszszűrőt Lejárt vagy Lezárt állapotra, a dátumszűrőt pedig a Mind lehetőségre, hogy mindent láss.
Hozzáadhatok kérést konkrét dátum nélkül? Igen. Pipáld be a Nap folyamán bármikor opciót, vagy hagyd üresen az időpontot. A rögzített dátum nélküli kéréseket a rendszer a Közelgő lista legvégére rendezi.
Nem látom a Várólista kártyát.A szerepkörödből hiányzik a Várólista megjelenítése jogosultság. Kérj meg egy Tulajdonost vagy Menedzsert, hogy kapcsolja be neked a Munkatársak > Munkatársak listája > Hozzáférés alatt, a Digitális naptár hozzáférési blokkban. Ellenőrizd azt is, hogy A várólista megjelenítése a Digitális naptárban be van-e kapcsolva a Beállítások > Digitális naptár > Bejegyzések és látogatások alatt.
A kérésből való foglalás ellenőrzi a szakember időbeosztását? Az időpontot TE választod ki a naptárban, amikor a Foglalás gombra kattintasz, így a bejegyzés valóban szabad helyre kerül. Maga a kérési űrlap nem ellenőrzi az elérhetőséget, az csak azt rögzíti, amit az ügyfél szeretne.