Цифровий журнал — центральний інструмент роботи в Altegio. Тут адміністратори створюють записи, приймають оплату та спілкуються з клієнтами, менеджери контролюють виручку й завантаження команди, а співробітники бачать свій розклад у реальному часі. Усе — в одному інтерфейсі, без перемикання між інструментами.
Синхронізація в режимі реального часу: уся команда бачить актуальний розклад
Будь-яка зміна в журналі, новий запис, перенесення або скасування миттєво відображається у всіх співробітників. Адміністратор переносить запис на рецепції — і майстер одразу бачить оновлення в мобільному застосунку. Клієнт скасовує запис онлайн — і вільний слот миттєво з’являється в розкладі.
Це допомагає уникнути подвійних бронювань і накладок, які можуть коштувати бізнесу репутації та втрати клієнтів.
Різні ролі — різна робота з журналом
Журнал працює для всієї команди, але кожен використовує його по-своєму. Адміністратор створює та переносить записи, приймає оплату й продає товари. Менеджер або власник перевіряє виручку за день і щільність розкладу без переходу до звітів. Співробітник через мобільний застосунок бачить лише свої записи та отримує повідомлення про зміни.
Контроль виручки прямо в журналі
У журналі відображається фінансове зведення за поточний день, яке оновлюється в режимі реального часу: загальна виручка, оплата готівкою та карткою, продажі товарів, використання програм лояльності.
Власник відкриває журнал у середині дня й одразу бачить, як ідуть справи. Якщо виручка нижча за очікувану, можна запропонувати клієнтам вільні вікна або запустити акцію на менш завантажений час, не чекаючи вечірнього звіту.
Швидкий запис і перенесення записів
Адміністратор створює нові записи, переносить записи та змінює їхню тривалість прямо в журналі. Якщо клієнт запізнюється або просить інший час, запис переноситься в кілька кліків і одразу відображається у всієї команди.
Зменшення no-show: підтвердження та нагадування з журналу
Кожен пропущений запис — це втрачений слот, який уже складно заповнити. З картки запису адміністратор може надіслати клієнту підтвердження або нагадування через SMS, push чи email. Лише один клік — і клієнт отримує повідомлення за день до запису.
Це допомагає зменшити кількість no-show і напряму впливає на виручку: коли клієнти приходять стабільно, співробітники завантажені рівномірно, а день проходить за планом.
Автоматичне повторення запису: постійні клієнти завжди в розкладі
Для послуг із регулярною періодичністю, як-от манікюр, масаж, косметологічні процедури чи чоловіча стрижка, адміністратор заздалегідь створює серію майбутніх записів. Система автоматично додає записи в розклад із заданим інтервалом.
Постійний клієнт завжди займає свій слот, і йому не потрібно щоразу нагадувати записатися знову.
Спілкування з клієнтами всередині системи
Журнал запису підтримує листування з клієнтами прямо всередині системи. Повідомлення можна надіслати з картки запису, не відкриваючи сторонні месенджери. Уся історія листування зберігається в картці та доступна в будь-який момент. Якщо клієнт повідомляє про запізнення або просить змінити час, запис переноситься, а співробітник одразу отримує оновлення — без додаткових дзвінків або пересилання повідомлень.
Персоналізований сервіс за допомогою тегів клієнтів
У журналі одразу видно, хто записаний на візит: новий клієнт, постійний, VIP-клієнт або клієнт з особливої категорії. Якщо в розкладі позначений VIP-клієнт, адміністратор може заздалегідь підготувати персоналізоване обслуговування. Такий підхід підвищує лояльність клієнтів і збільшує ймовірність повторного візиту.
Відображення за ресурсами: контроль кабінетів та обладнання
Журнал підтримує режим відображення не лише за співробітниками, а й за кабінетами, кріслами або обладнанням. Наприклад, у косметологічній клініці можна бачити зайнятість кабінетів, у солярії — доступність кабін, а у велнес-центрі з кріокамерою — відстежувати, коли апарат вільний, і не допускати перетинів у розкладі. Жоден ресурс не буде заброньований двічі.
Оплата в одному вікні
Після завершення візиту адміністратор приймає оплату прямо з картки запису: готівкою, карткою, подарунковим сертифікатом, абонементом, з клієнтського рахунку, онлайн за посиланням або QR-кодом. Усі операції автоматично фіксуються в системі та відображаються у звітах.
Наприклад, клієнт прийшов на фарбування і хоче оплатити частину абонементом, а решту — карткою. Адміністратор розділяє оплату прямо в картці запису за кілька секунд. Якщо коштів на рахунку недостатньо, система автоматично фіксує заборгованість, і візит закривається без ручних записів.
Групові записи та події
Журнал підтримує групові записи — це зручно для студій із груповими тренуваннями, майстер-класами або курсами. Замість окремого запису для кожного учасника створюється одна подія з потрібною кількістю місць.
Повторювані події, наприклад щотижневі тренування, налаштовуються один раз і автоматично з’являються в розкладі.
Статуси візитів: розклад читається з першого погляду
Кожен візит має статус: В очікуванні, Підтвердив, Клієнт прийшов, Не з’явився. Колірна система дозволяє адміністратору миттєво оцінити поточний стан розкладу та зрозуміти, де потрібно діяти.
Історія змін: прозорість роботи команди
Система фіксує всі зміни у візиті: перенесення, редагування послуг, оплату та зміну статусів. Якщо запис було змінено, менеджер бачить, хто і коли це зробив. Це допомагає уникати спірних ситуацій усередині команди та контролювати якість роботи.
Медична документація
Для медичних організацій Altegio підтримує ведення медичної картки пацієнта: анамнез, процедури, рекомендації та плани лікування. Уся інформація зберігається в картці пацієнта та доступна співробітникам під час прийому. Детальніше — у розділі бази знань про медичний функціонал.
Як розпочати роботу з журналом
Журнал запису об’єднує керування розкладом, клієнтами, візитами та оплатами в одному інтерфейсі. Щоб налаштувати та використовувати всі його можливості, скористайтеся інструкціями зі статей цього розділу.
Робота з журналом запису
- Налаштування Журналу запису
- Масштаб журналу запису
- Робота у Журналі запису
- Пошук клієнтів в електронному журналі запису
- Додавання асистента до запису
- Статуси візиту
- Перенесення запису
- Категорії записів і подій
Робота із записами
- Робота з записами
- Оплата візиту
- Можливості розділу “Повторення”
- Можливості розділів “Повідомлення” та “Історія змін”
- Можливості розділу “Списання витратних матеріалів”
- Прізвище та ім’я клієнта
- Перенесення запису
- Запис відвідувачів на один номер телефону
- Додаткові поля
- Нове вікно запису
- Технічні перерви