Режим депозита в платёжной политике

Платёжная политика защищает доход бизнеса от поздних отмен и неявок: при онлайн-записи клиент вносит депозит, а вы засчитываете его в оплату визита, когда клиент приходит. Если клиент не пришёл или отменил запись слишком поздно, депозит остаётся у бизнеса. Эта статья — полное руководство по режиму депозита: как его настроить, как двигаются деньги и где виден результат.

Когда использовать

• Клиенты записываются и не приходят — вы хотите брать депозит заранее.
• Вы хотите, чтобы каждый визит был подкреплён деньгами: даже если клиент не придёт, часть суммы уже у вас.
• Вам нужны разные правила для разных услуг, сотрудников или типов клиентов — например, депозит на дорогие услуги и никаких условий на дешёвые.

Если вы не хотите брать деньги вперёд и вам достаточно привязанной карты — см. Режим гарантии картой в платёжной политике (доступен только в странах ЕС). Сравнение обоих режимов — в статье Настройка платёжных политик.

Важно

Депозит работает с любой платёжной системой, доступной в вашем регионе (Stripe, VivaWallet, Adyen, MonoBank, LiqPay, Qton и др.). От Adyen (доступен только в странах ЕС) зависит одна опция:

• Без Adyen: штраф за неявку всегда равен депозиту — задать больше нельзя. При неявке удерживается сам депозит.
• С Adyen: штраф за неявку можно сделать больше депозита. Тогда клиент при записи также привязывает карту, и при неявке разница (штраф минус депозит) списывается с этой карты.

Подключить Adyen (где он доступен) — см. Adyen: настройка и верификация.

Перед началом

Вам понадобится:

• Роль Владелец или Менеджер — либо роль с правами на платёжную политику в блоке Финансы:
  
  Оба права находятся в блоке Финансы на вкладке Сотрудники > Список сотрудников > Доступ. Как настроить — см. Права доступа в блоке «Финансы».
  • Просмотр платёжных политик — чтобы видеть страницу политики.
  • Управление платёжными политиками — чтобы редактировать и сохранять её.
• Подключённая платёжная система. Деньги клиента за услугу поступают на ваш счёт в выбранной платёжной системе. Как подключить — см. Онлайн-платежи в Altegio.

Как настроить депозит

Шаг 1. Откройте страницу платёжной политики

В режиме администрирования откройте в боковом меню Цифровые платежи > Платёжная политика.

Если политика уже активна, вверху страницы будет зелёная плашка Активировано со сводкой текущих условий.

Шаг 2. Выберите режим «Депозит»

В блоке Тип платёжной политики выберите Депозит. Ниже появятся настройки депозита.

• Срок оплаты — сколько времени у клиента есть на оплату депозита в форме онлайн-записи. Пока идёт это время, запись держится предварительной. Если клиент не оплатит до конца срока, запись автоматически отменяется. Задаётся в политике; по умолчанию 15 мин.
• Сумма — размер депозита. Можно задать в процентах от стоимости визита (%) или фиксированной суммой в валюте. Сумма не может быть равна 0.

Правила отмены, штрафы (по умолчанию для всех записей)

Блок Правила отмены, штрафы на главной странице задаёт правила по умолчанию для отмены и неявки.

• Зачислять депозит на баланс клиента при отмене записи — переключатель.
  • Выключен (по умолчанию): при поздней отмене депозит уходит бизнесу.
  • Включён: при отмене депозит остаётся на балансе клиента и доступен для следующей записи. Администратор всё равно может изменить это решение в момент отмены.
  • Применяется при отмене не позднее чем за … до записи — появляется, когда переключатель включён. Это период бесплатной отмены: за сколько времени до визита клиент может отменить запись без потери депозита. Значения: от 1 ч. до 72 ч.
• Разрешить администратору не взимать оплату и зачислять депозит на баланс клиента в случае неявки или поздней отмены. То есть депозит можно не удерживать, а вернуть на баланс клиента.
• Штраф за неявку — без Adyen всегда равен депозиту (отдельного поля нет). С подключённым Adyen (страны ЕС) можно задать отдельный штраф за неявку больше депозита.

Под блоком со штрафами есть блок Абонементы — он объясняет исключение, которое нельзя настроить: к записи с активным абонементом платёжная политика не применяется.

Эти же настройки — зачисление депозита при отмене, разрешение администратору не взимать оплату и штраф за неявку — можно задать отдельно для каждой услуги, переопределив значения по умолчанию: в боковой панели услуги в области Услуги (Шаг 3).

Шаг 3. Настройте область применения

Прокрутите вниз до блока Спецификации и ограничения. Здесь определяется, к каким записям применяется политика. Жёлтый блок Правила применения платёжной политики поясняет логику: политика применяется к записям, которые подходят под выбранные услуги и сотрудников; дополнительные ограничения (тип клиента, сумма визита) проверяются после.

Нажмите Настроить в нужной карточке (или используйте вкладки слева). Ниже — что в каждой.

Услуги

Выберите услуги, к которым применяется политика. По умолчанию включены все. Услуги с нулевой ценой исключаются автоматически.

Можно включить целые категории, отдельные услуги внутри категории или переопределить параметры для конкретной услуги — нажмите карандаш в строке услуги. Откроется боковая панель, где для этой услуги можно задать свой тип политики, свою сумму депозита и расширенные правила отмены:

• Зачислять депозит на баланс клиента при отмене записи + период бесплатной отмены — как в правиле по умолчанию.
• Разрешить администратору не взимать оплату и зачислять депозит на баланс клиента в случае неявки или поздней отмены. То есть депозит можно не удерживать, а вернуть на баланс клиента.
• Взимать штраф за неявку. Если включено, в поле Сумма задаётся размер штрафа. (Штраф больше депозита возможен только с Adyen.)

Переопределение действует только для выбранной услуги; ко всем остальным применяется политика по умолчанию.

Сотрудники

Выберите сотрудников, к которым применяется политика. В списке только действующие сотрудники; по умолчанию включены все.

Клиенты

Выберите, к каким клиентам применяется политика:

• Все клиенты — по умолчанию.
• Только новые клиенты — те, кого ещё нет в вашей клиентской базе.
• Только существующие клиенты — те, кто уже есть в вашей клиентской базе.

Ниже — отдельная настройка Клиенты с задолженностью. Переключатель Применять политику по умолчанию для клиентов с задолженностью определяет, действует ли политика на клиентов, у которых баланс отрицательный (есть долг). Когда он включён, политика по умолчанию применяется к будущим записям таких клиентов независимо от выбранного выше типа клиентов.

Записи

Задайте минимальную сумму визита, ниже которой политика не применяется. По умолчанию правило выключено.

Включите переключатель Взимать штраф только если общая сумма визита не менее — появится поле Сумма. Штраф будет списываться, только если сумма записи равна указанному значению или больше; если меньше — политика к записи не применяется.

Шаг 4. Сохраните

Нажмите жёлтую кнопку Сохранить внизу блока Спецификации и ограничения (или внутри каждой вкладки). Политика начинает действовать только для новых записей — у созданных ранее сохраняются прежние правила.

После сохранения вверху страницы появляется сводка:

Что меняется после активации политики

Этот раздел важен в основном тем, у кого до перехода на платёжную политику была настроена онлайн-предоплата. Часть прежних настроек после активации переезжает или скрывается. Если вы настраиваете платёжную политику впервые и предоплатой не пользовались, раздел можно пропустить.

• Скрывается поле предоплаты в карточке услуги. Поле «Онлайн-предоплата» в карточке услуги больше не отображается — настраивайте охват через вкладку Услуги на странице политики.
• Скрывается поле предоплаты в карточке сотрудника. Чекбокс «Онлайн-предоплата» во вкладке «Онлайн-запись» сотрудника тоже скрыт — используйте вкладку Сотрудники.
• Скрываются переключатели переноса и отмены в виджете. Настройки Разрешить клиентам переносить предоплаченные записи онлайн и Разрешить клиентам отменять предоплаченные записи онлайн (в Онлайн-запись > Настройки > Правила отмены и переноса) скрыты, пока политика активна. С включённой политикой клиент всегда может перенести и отменить запись онлайн — финансовые последствия регулирует сама политика через период бесплатной отмены.
• Депозиты держатся на предоплатном счёте клиента. Счёт видно в карточке клиента в блоке Счета клиента (в примерах он называется Prepaid), и там же — сколько на нём Доступно и сколько Заблокировано под будущие записи.

Как работает депозит

Депозит проходит несколько состояний:

1. Внесён. Клиент записывается онлайн и оплачивает депозит через подключённую платёжную систему. Деньги поступают на личный счёт клиента, и по ним ставится удержание (hold) под эту конкретную запись. Запись переходит в статус Клиент принял.
2. Удерживается до решения. От момента записи и до окончания периода бесплатной отмены депозит «заморожен» под визит. В пределах бесплатного окна клиент может отменить запись без потерь — удержание снимается, деньги снова доступны.
3. Применён при оплате. Когда визит закрывается и оплачивается, депозит засчитывается первым в счёт суммы визита. Удержание превращается в подтверждённый платёж бизнесу.
4. Удержан (или оставлен на балансе). Если клиент не пришёл или отменил запись после бесплатного окна — депозит по умолчанию уходит бизнесу. Если включён переключатель «Зачислять депозит на баланс клиента», администратор может оставить депозит на балансе клиента.

В карточке клиента у счёта показаны две величины: Доступно и Заблокировано. Удержанный депозит попадает в «Заблокировано» — потратить его на другую запись нельзя, пока удержание не снято. На самой странице счёта есть более подробные итоги: Баланс, Пополнения, Списания, Заблокировано и Штрафы, а на вкладке История — все операции по счёту.

Что видит клиент при записи

Клиент выбирает услугу, мастера и время в форме онлайн-записи. После подтверждения форма показывает сумму депозита, штраф за неявку, период бесплатной отмены и чекбоксы согласия со ссылкой на полный текст политики отмены. Клиент оплачивает через встроенную платёжную форму, и запись подтверждается.

Полный разбор со стороны клиента — в статье Как клиенты бронируют и платят при платёжной политике.

Окно визита

Окно визита открывается из режима Цифровой журнал — кликните по ячейке записи в расписании.

У записи с депозитом внутри окна визита есть блок Платёжная политика. В нём видно:

• Сумма депозита, штраф за неявку, период бесплатной отмены.
• Статус записи (Клиент принял, Списано, Оплата прощена) — полный справочник статусов см. в Удержание депозита и перенос визита.
• Значок-календарь рядом с дедлайном бесплатной отмены: зелёный — дедлайн не прошёл, красный — прошёл. Наведите для точной даты и времени.

Сводка по счёту клиента — сколько Доступно и сколько Заблокировано — показывается в информации о клиенте (блок Счета клиента).

Если после оплаты депозита отредактировать визит (добавить или убрать услугу, сменить мастера), появляется жёлтая плашка: снимок политики не меняется под новую сумму визита. Внесённый депозит остаётся прежним; разница в стоимости визита закрывается на кассе. Телефон — единственное поле, которое нельзя изменить у записи с активной политикой.

Счёт клиента

При активации политики Altegio автоматически создаёт у каждого клиента личный счёт «Платёжная политика». Это отдельный счёт — не депозитный счёт, не баланс сертификатов и не счёт «в долг». Он виден в карточке клиента рядом с другими счетами.

Три особенности этого счёта:

• Только для чтения. Его нельзя переименовать, отредактировать или удалить — соответствующие кнопки неактивны. Счёт существует только для хранения депозитов и записи штрафов.
• Отрицательный баланс без ограничения. У обычного счёта есть предел, насколько далеко в минус может уйти баланс. У счёта «Платёжная политика» предела нет — если штраф списан, а средств нет, счёт уходит в минус, не блокируя операцию.
• Виден в карточке клиента. Счёт показывается в блоке Счета клиента рядом с остальными счетами клиента.

Каждая операция по депозиту, помимо счёта клиента, попадает в Финансы > Финансовые операции — общий журнал движения денег по всем клиентам. Подробнее об отчётах — в статье Удержание депозита и перенос визита.

На кассе

Когда вы закрываете визит, депозит применяется первым, до любого другого способа оплаты. На экране кассы видно:

• часть суммы визита, покрытую депозитом;
• остаток к оплате;
• обычные способы оплаты для остатка (наличные, карта, сертификат, бонусы).

Скидка, применённая на кассе, рассчитывается от полной суммы визита. Депозит остаётся применённым целиком — после скидки просто уменьшается остаток к доплате (сумма со скидкой минус депозит).

Если сумма визита оказалась меньше депозита (убрали услугу, применили скидку), излишек удержания возвращается на доступный баланс клиента — на кассе клиент ничего не доплачивает. Если сумма визита равна депозиту, экран оплаты всё равно открывается: депозит применяется единственной строкой оплаты, а остаток к доплате равен нулю.

Важно

Запись с депозитом нельзя закрыть абонементом — депозит уже привязан к визиту, закрывайте через обычную оплату.

Особые случаи

Несколько ситуаций обрабатываются особым образом. Все они встроены в логику депозита и не настраиваются.

• Сумма визита упала ниже депозита. Убрали услугу или применили скидку — визит стоит меньше внесённого депозита. Altegio снимает излишек удержания; остаток уходит на доступный баланс клиента.
• Разделение визита. При разделении визита с депозитом политика остаётся за исходной записью. Если её доля меньше депозита, разница возвращается на доступный баланс клиента. Остальные записи из разделения политику не несут.
• Объединение записей. Если объединяются несколько записей и больше одной несут политику — объединение блокируется с ошибкой. Если политику несёт только одна — объединение проходит, и на кассе депозит вычитается из полной суммы объединённого визита.
• Дублирование записи с депозитом. Дубликат создаётся без политики; депозит не переносится. То же правило — для повторяющихся записей, созданных из записи с политикой.
• Своя сумма депозита для услуги. Чтобы задать для одной услуги отдельную сумму, откройте Услуги на странице политики, нажмите карандаш в строке услуги и измените Сумму в боковой панели. Переопределение сохраняется только для этой услуги.

Удержание платы при неявке и поздней отмене

Когда клиент не приходит или отменяет визит после бесплатного окна, администратор в окне визита решает, что делать с депозитом: удержать в пользу бизнеса, оставить на балансе клиента или (при наличии права) простить. Подробный разбор каждого сценария — в статье Удержание депозита и перенос визита.

Ограничения

• Бесплатные услуги исключены. Услуги с ценой 0 нельзя включить в политику.
• Приоритет абонемента. Если визит покрывается активным абонементом клиента, платёжная политика к нему не применяется — приоритет у абонемента.
• Комплексные услуги. Комплекс из нескольких услуг наследует политику каждой составляющей; единого редактора политики для комплекса нет.

Частые вопросы