Bevezetés
Az Altegio ügyfelei következetesen kevesebb elmulasztott vagy késői időpontot látnak, ha összehangolják az értesítéseket a különböző csatornákon, és könnyű megerősítést kérnek. A dokumentált eredmények között szerepel akár 60%-kal kevesebb késői érkezés automatizált emlékeztetőkkel, push, e-mail, SMS és WhatsApp használatával, valamint több mint 50%-os csökkenés az elmulasztott foglalásokban egészségügyi bevezetéseknél. Lásd: SMS/E-mail/Push/WhatsApp értesítések és Healthcare.
Csatornastratégia röviden
Válaszd ki azt a csatornát, amelyik az adott pillanatban a legjobban illik az ügyfélútba. A beállítási linkek az Altegio hivatalos dokumentációjára és az alkalmazáson belüli beállításokra mutatnak.
| Csatorna | Legjobb erre | Tipikus indító események | Költség/megjegyzés | Fő beállítás |
| SMS | Időérzékeny emlékeztetők; telefonszám-ellenőrzés | Foglalás létrejött; T-24 óra; T-3 óra; ellenőrző kód | SMS-szolgáltató szükséges; 69 karakteres kód-sablon limit | SMS szolgáltatók listája, SMS.to, Fromni |
| Foglalási visszaigazolás; összefoglalók; promóciók | Foglaláskor; T-48 órás összefoglaló; látogatás után | Ingyenes az Altegio-n keresztül; márkázható | Értesítések (EN) | |
| Napi emlékeztetők; kétirányú utánkövetés | T-24 óra/T-3 óra; no-show újraaktiválás | Új brazil ár: R$0,05/üzenet (2025. július 21-től) | WhatsApp ár- és sablonfrissítés | |
| Push (ügyfélalkalmazás) | Ingyenes figyelmeztetések; hűségüzenetek | Foglalási státusz változás; promóció; tagsági figyelmeztetés | Ingyenes / korlátlan; ügyfélalkalmazás szükséges | Ügyfélalkalmazás dokumentáció |
Fő folyamatok és pontos beállítások
1) Időpont-megerősítés kérése (státuszautomatizálás)
- Kapcsold be a “Client appointment confirmation request” funkciót. Amikor egy látogatás Pending állapotba kerül, az Altegio időzített kérést küld egyetlen kattintásos linkkel; megerősítés után a látogatás státusza automatikusan Confirmed lesz. A sablonok támogatják a %CLIENT_NAME%, %DATE%, %MASTER_NAME% és %LINK% változókat. Lásd: Megerősítési kérés.
2) Hibás / teszt foglalások blokkolása telefonszám-ellenőrzéssel
- Kötelezd az SMS-kódos ellenőrzést a widgetben: Online foglalás → Beállítások → “Request clients to confirm their phone with an SMS code.” Két alap sablon létezik; egyedi szöveg nem támogatott. Egy SMS szegmens 69 karakterig terjedhet; az aktiválás előtt csatlakoztass SMS-szolgáltatót. Lásd: Widgetes telefonellenőrzés.
3) Olyan emlékeztetési ritmus, ami működik
- Hosszabb távú emlékeztető (e-mail/push): T-48 órás összefoglaló a szolgáltatásokkal, helyszínnel és térképlinkkel.
- Kötelezettség-ellenőrzés (SMS/WhatsApp): T-24 órás üzenet megerősítés / átfoglalás linkkel (%LINK%).
- Aznapi nudges (WhatsApp/SMS): T-3 órás rövid emlékeztető és érkezési útmutató.
- Naptárbiztos lemondási határidő: állíts be online módosítási / lemondási cutoffot (például 48 óráig), hogy védd a kihasználtságot. Lásd: Online foglalási beállítások.
4) No-show utáni újraaktiválás
- Kapcsold be a “follow-up invitation for no-show clients” forgatókönyvet. Az Altegio ellenőrzi, hogy nincs-e jövőbeli foglalás, majd személyre szabott üzenetet küld foglalási linkkel. Állítsd be az időzítést (például T+24 óra vagy T+72 óra) és a csatornát (e-mail/SMS/push/WhatsApp). Lásd: No-show utánkövetés.
5) Tagság alapú foglalási korlátozás a lemorzsolódás csökkentésére
- Azoknál a szolgáltatásoknál, ahol gyakori a no-show, kapcsold be a “Prohibit online booking without a membership” funkciót. Az ügyfélnek megfelelő, aktív tagsággal és pozitív egyenleggel kell rendelkeznie; különben korlátozó üzenetet lát. Működik az új/régi widgetben és a mobilalkalmazásban is. Lásd: Online foglalás tagsággal.
6) WhatsApp sablonok és regionális árképzés (Brazília)
- 2025. július 21-től Brazíliában a WhatsApp-üzenetek ára 0,05 R$ üzenetenként, előre elkészített sablonokkal. Töltsd fel a Billing → Information résznél, majd válaszd ki a sablonokat a Settings → Notifications menüben. Lásd: Frissítés és sablonok.
7) Központosított staff láthatóság Notification Centeren keresztül
- A felhasználók egy helyen nézhetik meg az időpontváltozásokat (új / áthelyezett / törölt), a bejövő hívásokat és az adatok feltöltésének eredményét. Az időpont-értesítések kattinthatók, és megnyitják a rekordot. Lásd: Notification Center.
Üzenetösszeállítás: sablonok és változók
- Az SMS-t lehetőleg egy szegmensen belül tartsd; az ellenőrző sablonok rögzítettek. Lásd: Widget ellenőrzés.
- Megerősítéshez / emlékeztetőhöz használd a beépített változókat: %CLIENT_NAME%, %MASTER_NAME%, %DATE%, %LINK%. Lásd: Megerősítési kérés.
- Márkázd és lokalizáld az e-mail / push üzeneteket; minden e-mail értesítés ingyenes. Lásd: Értesítések (UA).
Mérés és analitika (bizonyítsd az eredményt)
- Kösd össze a Google Analytics 4-et minden foglalási űrlappal, és kövesd a widgetes eseményeket (booked, service_selected, appointment_changed, widget_loaded stb.). Útmutató: GA4 integráció, Eseménylista, Online foglalási analitika.
- Opcionálisan adj át egy egyedi Client ID-t a GA-nak, hogy összekösd a webes és CRM-es adatokat. Lásd: Client ID átvitel.
2) Határozd meg a KPI-kat és kérd le a platformriportokat:
- Megerősítési arány (Pending → Confirmed).
- Emlékeztető által támogatott megjelenési arány-növekedés (Arrived vs. történeti bázis).
- No-show arány és visszafoglalási arány a no-show kampány után. Használd az Analytics—Customer retention metrics és az egységes Statistics & Analytics felületet.
3) Dokumentáld az eredményeket szektorkontekussal:
- Akár 60%-kal kevesebb késői érkezés érhető el emlékeztetőkkel. Értesítések.
- Egészségügyi bevezetésekben 50% feletti javulást mutatnak az automatizált emlékeztetők. Healthcare.
Láncszintű irányítás és adatvédelem
- Konszolidáld az ügyfeleket láncszinten, hogy ne legyen duplikált üzenetküldés, és egyetlen látogatási előzményed legyen minden telephelyen. Láncszintű ügyféladatbázis, Ügyfél lánckártya.
- Korlátozd a munkatársi hozzáférést az ügyfélkontaktokhoz; naplózd a letöltéseket; állíts be naptárjogokat. Hozzáférési jogok, Adatbiztonság.
- Adatvédelem/GDPR: az Altegio adatfeldolgozó, a vállalkozásod az adatkezelő az ügyféladatokra. Adatkezelési tájékoztató, Adatkezelési megállapodás.
Végponttól végpontig tartó bevezetési ellenőrzőlista
– Csatornák
- Csatlakoztass SMS-szolgáltatót és/vagy WhatsAppot (sablonok). SMS-szolgáltatók és WhatsApp-frissítés.
- Kapcsold be az e-mail / push márkázást. Értesítések.
– Foglalási higiénia
- Ez a beállítás telefon-ellenőrzést kér a widgetben. Ellenőrzés.
- Érdemes tagság-kötött foglalást bevezetni az érzékeny szolgáltatásoknál. Tagság-alapú foglalás.
– Utak
- Kapcsold be a megerősítési kéréseket (T-24h), és állíts be ugyanazon napi emlékeztetőt (T-3h).
- Konfiguráld a no-show újraaktiválást késleltetéssel és promócióval (opcionális). No-show utánkövetés.
– Analitika
- Kösd a GA4-et minden foglalási űrlaphoz; ellenőrizd a booked eseményeket a Realtime nézetben. GA4 integráció.
- Kövesd a megtartási és no-show KPI-kat az Altegio analitikában. Statistics & Analytics.
– Irányítás
- Központosítsd az ügyfeleket láncszinten; állíts be hozzáférési jogokat és exportkontrollokat. Lánc-ügyféladatbázis, Hozzáférési jogok.
Üzenetpéldák (a változókat a saját környezetedhez igazítsd)
- Megerősítés (T-24h, SMS/WhatsApp): “%CLIENT_NAME%, erősítsd meg a %MASTER_NAME% által kezelt időpontodat %DATE% napján. Koppints ide: %LINK%.”
- Ugyanazon napi emlékeztető (T-3h, WhatsApp/SMS): “Emlékeztető a mai időpontodra: %DATE%. Változott a terv? Újra foglalj azonnal: %LINK%.”
- No-show újraaktiválás (T+48-72h): “Hiányoztál, új időpontot pár másodperc alatt foglalhatsz: %LINK%. Segítség kell? Válaszolj itt.”
Miért működik ez az Altegióban
- A többcsatornás automatizálás, az ellenőrzött identitás, a világos státuszváltások (Pending → Confirmed) és a helyreállítási folyamatok csökkentik a bizonytalanságot és a késéseket (akár 60%-kal), az egészségügyi példák pedig 50% feletti javulást mutatnak a kihagyott viziteknél. Lásd: Értesítések és Healthcare.