Управление подарочными картами: выпуск, отслеживание и отчетность по филиалам

Введение

Подарочные карты могут стать высокомаржинальным источником дохода и отличным инструментом повышения лояльности — при условии, что вы можете легко их выпускать, мгновенно видеть баланс и сопоставлять продажи и списания по всем филиалам. В этом руководстве объясняется, как подарочные карты представлены в модуле «Лояльность» Altegio, как искать информацию и формировать отчеты в масштабе всей сети, а также как связывать эти операции с финансами для прозрачного учета (со ссылками на официальную базу знаний для каждой задачи).

Как подарочные карты представлены в Altegio

Подарочные карты находятся в разделе «Лояльность» наряду с картами лояльности и абонементами. Они видны как на уровне отдельного филиала, так и на уровне сети.

• Основные атрибуты, отображаемые в отчетах, включают: номер подарочной карты, тип, баланс, номинал, статус, владельца (клиента), дату и место продажи, платежи и списанные суммы. См. Отчет по подарочным картам. (БЗ)
• Информация на уровне клиента (включая все принадлежащие ему подарочные карты) отображается в сетевой карте клиента наряду с абонементами и картами лояльности. (БЗ)
• Все транзакции в сфере лояльности — включая операции по подарочным картам, абонементам, начисления, списания и ручные корректировки — можно проверить в одном месте. (БЗ: Лояльность > Транзакции)

Примечание по интерфейсу: Altegio разделяет Филиалы (желтая боковая панель) и Сети (фиолетовая боковая панель). Многие инструменты управления и отчеты по подарочным картам доступны на уровне сети для объединения данных по всем филиалам. (БЗ)

Выпуск подарочных карт (обзор и безопасные практики)

Процессы выпуска могут различаться в зависимости от настроек. Используйте следующие принципы и справочные материалы:

• Используйте модуль «Лояльность» для выпуска карт и управления ими. Этот же модуль отвечает за карты лояльности и подарочные карты; процессы выпуска имеют схожую структуру. Пошаговые сценарии выпуска (концепции интерфейса, индивидуальный и массовый выпуск) описаны в статье «Выпуск карт лояльности» (полезно для понимания интерфейса выпуска карт и массовой загрузки через Excel) — адаптируйте их под ваши настройки подарочных карт. (БЗ: Выпуск карт лояльности клиентам)
• При переносе ранее выпущенных карт используйте функции массовой загрузки/импорта в модуле, если они доступны, или обратитесь в службу поддержки за помощью в миграции (аналогично другим инструментам лояльности). Обратитесь к списку карт на уровне сети и примечаниям по импорту в базе знаний по выпуску карт лояльности. (БЗ)
• После выпуска или продажи карта и ее баланс появятся в отчете по подарочным картам и в разделе «Лояльность» > «Транзакции», привязанные к номеру телефона владельца. (БЗ 1) (БЗ 2)

Совет: Сопоставляйте данные при выпуске с полями, представленными в отчете по подарочным картам (номинал, статус, телефон владельца, место продажи). Это гарантирует удобство анализа отчетности по всей сети в будущем. (БЗ)

Отслеживание, поиск и аудит (повседневные операции)

Используйте этот регулярный рабочий процесс для любых запросов по подарочным картам:
1) Найдите карту

• Перейдите в раздел «Лояльность» > «Подарочные карты» (интерфейс сети) и настройте фильтр по номеру, телефону владельца, статусу, дате продажи, дате использования или филиалу. Нажмите «Показать». (БЗ)
• Используйте кликабельные поля для перехода к деталям подарочной карты, покупателю, документу продажи и записям об оплате. (БЗ)

2) Проверьте контекст владельца

• Откройте сетевую карту клиента, чтобы проверить другие доступные ему услуги (абонементы, карты лояльности) и историю сообщений. (БЗ)

3) Отслеживайте транзакции от начала до конца

• Перейдите в раздел «Лояльность» > «Транзакции» и выберите тип операции «Подарочная карта», затем сузьте поиск по дате, филиалу или телефону. Ссылки на номерах карт и телефонах клиентов открывают полную историю. (БЗ)

4) Экспортируйте данные при необходимости

• Выгрузите отчет по подарочным картам в Excel для проведения аудита или импорта в вашу BI-систему. (БЗ)

Отчетность и ключевые показатели по всей сети

Используйте интерфейс сети для получения единого представления по всем филиалам.

• Отчет по подарочным картам на уровне сети: просмотр списка активных и истекших карт, остатка баланса (обязательств), продаж по местам и датам, а также активности по списаниям. (БЗ)
• Клиентоориентированный подход: сетевая база клиентов и сетевая карта клиента предоставляют консолидированную историю посещений, если один и тот же клиент обслуживается в нескольких филиалах. (БЗ 1) (БЗ 2)
• Выгрузка данных: все перечисленные отчеты поддерживают экспорт в Excel, что удобно для аудиторских проверок и сверки данных. (БЗ)

Связь с бухгалтерией и сверка данных

Связывайте операции по подарочным картам с финансами с помощью встроенных отчетов:

• Финансовые документы: используйте раздел «Финансы» > «Документы», чтобы изучить и детально проанализировать документы по транзакциям за период (даты кликабельны для открытия полных сведений). (БЗ)
• Ежедневный финансовый отчет: в журнале записи и в разделе «Финансы» > «Отчеты» > «Ежедневный отчет» проверяйте все типы платежей, принятых за день (наличные, карты, лояльность/абонементы), и сопоставляйте их с разделом «Лояльность» > «Транзакции», отфильтрованным по подарочным картам. (БЗ) (БЗ)
• Учет на уровне компании: для более широкого контроля доходов и расходов ознакомьтесь с возможностями модуля «Финансы и учет» (автоматический расчет выручки, сверка кассы, проверка расхождений). (Обзор)

Примечание: Информация о транзакциях по подарочным картам находится в разделе «Лояльность» > «Транзакции» и в отчете по подарочным картам; финансовые разделы предоставляют бухгалтерские документы и периодические отчеты, которые вы можете сверять с этими логами лояльности.

Ролевой доступ и защита данных

• Ограничивайте круг лиц, которые могут просматривать и экспортировать данные клиентов и карт, с помощью настроек прав доступа; все операции экспорта фиксируются в разделе «Обзор» > «Лог действий». (Настройки доступа) (Экспорт логируется)
• Используйте индивидуальные учетные записи пользователей и ограничивайте видимость контактов клиентов там, где это необходимо. (БЗ)

Краткий справочник

Задача	Где найти	Основная ссылка
Найти подарочную карту, проверить баланс/статус	Лояльность > Подарочные карты (Сеть)	Отчет по подарочным картам
Аудит списаний/корректировок	Лояльность > Транзакции	Транзакции лояльности
Просмотр всех прав/услуг клиента	Клиенты > Сетевая карта клиента	Сетевая карта клиента
Экспорт данных для аудита/BI	Экспорт из отчетов	Отчет по подарочным картам
Сверка с финансами	Финансы > Документы; Ежедневный отчет	Финансовые документы, Ежедневные финансовые данные
Выпуск карт (концепции интерфейса, массовый выпуск)	Модуль «Лояльность»	Выпуск карт лояльности (БЗ)

Пошаговое руководство: проведение аудита подарочных карт по всей сети

1) Откройте сетевой интерфейс (фиолетовый). Перейдите в раздел «Лояльность» > «Подарочные карты» и настройте фильтры: диапазон дат продажи для периода аудита; Статус = Активна; при необходимости укажите место продажи. Нажмите «Показать». (БЗ)
2) Нажмите «Выгрузить в Excel» и сохраните список неиспользованных остатков (для учета обязательств). (БЗ)
3) Перейдите в раздел «Лояльность» > «Транзакции», выберите тип операции «Подарочная карта» и отфильтруйте по тому же диапазону дат, чтобы выгрузить потоки продаж и списаний. Экспортируйте данные в Excel. (БЗ)
4) В разделах «Финансы» > «Документы» и «Финансы» > «Отчеты» > «Ежедневный отчет» выгрузите финансовые показатели за период и убедитесь, что полученные средства от продажи подарочных карт и примененные списания сходятся с данными экспорта из раздела «Лояльность». (БЗ 1) (БЗ 2)
5) Выборочно проверьте спорные случаи, открыв карту из списка подарочных карт (кликнув по ее номеру) и сетевую карту владельца для проверки баланса и истории использования. (БЗ) (БЗ)

Часто задаваемые вопросы

Связанные ресурсы

• Отчет по подарочным картам (сетевой отчет, фильтры, экспорт). (БЗ)
• Выпуск карт (концепции интерфейса; индивидуальный и массовый выпуск карт лояльности — полезные аналоги для выпуска подарочных карт). (БЗ)
• Транзакции лояльности (аудиторский след, фильтры по типу операции, включая подарочные карты). (БЗ)
• Финансовые документы (детализация документов за период). (БЗ)
• Ежедневные финансовые данные (дневной обзор платежей наличными, картой и по программам лояльности). (БЗ)