Ajándékkártya-kezelés: kibocsátás, követés és riportok

Bevezetés

Az ajándékkártya magas árrésű, hűséget erősítő bevételi forrás lehet, ha tisztán tudod kibocsátani, azonnal látod az egyenleget, és minden telephelyen össze tudod egyeztetni az eladásokat és beváltásokat. Ez az útmutató bemutatja, hogyan épülnek fel az ajándékkártyák az Altegio Loyalty moduljában, hogyan lehet keresni és riportolni hálózati szinten, és hogyan kapcsolható vissza az aktivitás a pénzügyhöz rendezett könyveléshez (minden feladathoz hivatalos tudásbázis-linkekkel).

Hogyan jelennek meg az ajándékkártyák az Altegióban

Az ajándékkártyák a Loyalty területhez tartoznak a hűségkártyákkal és bérletekkel együtt, és telephelyi, valamint hálózati nézetben is láthatók.

• A riportokban megjelenő alapadatok többek között: ajándékkártyaszám, típus, egyenleg, névérték, státusz, tulajdonos (ügyfél), eladás dátuma/helye, fizetések és levont összegek. Lásd: Report on gift cards. (KB)
• Az ügyfélszintű kontextus (beleértve az ügyfél összes ajándékkártyáját) a Customer chain cardon jelenik meg a bérletek és hűségkártyák mellett. (KB)
• Minden loyalty-domain tranzakció – beleértve az ajándékkártyát, bérletet, jóváírásokat, levonásokat és kézi módosításokat – egy helyen auditálható. (KB: Loyalty > Transactions)

Megjegyzés a nézetekről: az Altegio megkülönbözteti a Locations (sárga oldalsáv) és Chains (lila oldalsáv) felületeket. Sok ajándékkártya-kezelő és riportfunkció hálózati szinten érhető el, hogy több üzlet adatai összevonhatók legyenek. (KB)

Ajándékkártyák kibocsátása (áttekintés és biztonságos gyakorlatok)

A kibocsátási folyamatok konfigurációtól és régiótól függően eltérhetnek. Ezeket az alapelveket és hivatkozásokat érdemes használni:

• A kártyák kibocsátásához és kezeléséhez használd a Loyalty modult. Ugyanez a modul kezeli a hűségkártyákat és az ajándékkártyákat; a kibocsátási logika ehhez a struktúrához igazodik. A lépésenkénti kibocsátási mintákhoz (felületlogika, egyedi és tömeges kezelés) lásd az Issuing loyalty cards cikket, amely segít megérteni a kártyakibocsátási UX-et és az Exceles tömeges feltöltést; ezt lehet az ajándékkártya-beállításodhoz igazítani. (KB: Issuing loyalty cards to clients)
• Ha korábbi kártyákat migrálsz, használd a modul tömeges feltöltési/importálási lehetőségeit, ahol elérhetők, vagy kérj támogatást az átálláshoz (hasonlóan más hűségeszközökhöz). A hálózati kártyalistáról és import megjegyzésekről az Issuing loyalty cards KB ad támpontot. (KB)
• Kibocsátás/eladás után a kártya és az egyenlege megjelenik a Gift cards reportban és a Loyalty > Transactions nézetben, a tulajdonos telefonszámához kapcsolva. (KB 1) (KB 2)

Tipp: igazítsd a kibocsátási adatokat a Gift cards report mezőihez (névérték, státusz, tulajdonos telefonszáma, eladási hely). Így később átlátható, hálózati szintű riportjaid lesznek. (KB)

Követés, keresés és auditok (napi működés)

Kövesd ezt az ismételhető folyamatot bármely ajándékkártyás kérdésnél:
1) Keresd meg a kártyát

• Lépj a Loyalty > Gift cards menübe (hálózati felület), és szűrj kártyaszám, tulajdonosi telefonszám, státusz, eladási dátum, használati dátum vagy telephely alapján. Kattints a Show gombra. (KB)
• A kattintható mezőkkel nyisd meg az ajándékkártyát, a vásárlót, az eladási dokumentumot és a fizetési bejegyzéseket. (KB)

2) Nézd meg a tulajdonos kontextusát

• Nyisd meg a tulajdonos Customer chain cardját, és ellenőrizd a többi jogosultságot (bérletek, hűségkártyák) és az üzenetküldési előzményeket. (KB)

3) Kövesd végig a tranzakciókat

• Menj a Loyalty > Transactions nézetbe, szűrj Operation type = Gift card értékre, majd szűkíts dátum, telephely vagy telefonszám alapján. A kártyaszámokon és ügyféltelefonszámokon lévő linkek megnyitják a teljes előzményt. (KB)

4) Exportálj, ha szükséges

• Töltsd le a Gift cards reportot Excelbe audithoz vagy BI-importhoz. (KB)

Hálózati riportolás és KPI-ok

Használd a hálózati felületet, ha minden telephelyet egy nézetben szeretnél látni.

• Hálózati szintű Gift cards report: aktív/lejárt kártyák készlete, fennálló egyenlegek (kötelezettség), eladások hely/dátum szerint és beváltási aktivitás. (KB)
• Ügyfélközpontú nézet: a hálózati ügyféladatbázis és a Customer chain card összevont előzményt ad, ha ugyanaz az ügyfél több telephelyet látogat. (KB 1) (KB 2)
• Letölthető bizonyíték: minden felsorolt riport támogatja az Excel-exportot, így alkalmas auditnyomokhoz és egyeztetési csomagokhoz. (KB)

Könyvelési és egyeztetési kapcsolatok

Kösd össze az ajándékkártya-aktivitást a pénzüggyel a beépített riportokkal:

• Pénzügyi dokumentumok: a Finance > Documents nézetben vizsgáld meg az időszak tranzakciós dokumentumait, és fúrj le a részletekig (a dátumok kattinthatók). (KB)
• Napi pénzügyi nézet: az Appointment Calendarban és a Finance > Reports > Daily report nézetben ellenőrizd az adott napon felvett összes fizetési típust (készpénz, kártya, hűség/bérlet), majd vesd össze a Loyalty > Transactions ajándékkártyára szűrt adataival. (KB) (KB)
• Vállalati szintű könyvelés: szélesebb P&L kontrollokhoz lásd a Finances & Accounting modul funkcióit (automatikus bevételszámítás, készpénzegyeztetés, eltérésellenőrzések). (Áttekintés)

Megjegyzés: az ajándékkártya-tranzakciók láthatósága a Loyalty > Transactions és a Gift cards report részekben van; a pénzügyi szekciók azokat a könyvelési dokumentumokat és időszaki riportokat adják, amelyeket ezekkel a hűségnaplókkal egyeztethetsz.

Szerepkör alapú hozzáférés és adatvédelem

• Korlátozd, hogy ki láthatja/exportálhatja az ügyfél- és kártyaadatokat felhasználói/hozzáférési beállításokkal; minden export naplózódik az Overview > Data log részben. (Hozzáférés-kezelés) (Az exportok naplózódnak)
• Használj egyéni felhasználói fiókokat, és ahol szükséges, korlátozd az ügyfélkapcsolati adatok láthatóságát. (KB)

Egyoldalas gyorssegéd

Feladat	Hol	Fő hivatkozás
Ajándékkártya keresése, egyenleg/státusz megtekintése	Loyalty > Gift cards (Chain)	Report on gift cards
Beváltások/módosítások auditálása	Loyalty > Transactions	Loyalty transactions
Az ügyfél összes jogosultságának megtekintése	Clients > Customer chain card	Customer chain card
Adatok exportja audithoz/BI-hoz	Export a riportokból	Gift cards report
Pénzügyi egyeztetés	Finance > Documents; Daily report	Financial documents, Daily financial data
Kártyák kibocsátása (felületlogika, tömeges minták)	Loyalty modul	Issuing loyalty cards (KB)

Lépésről lépésre: hálózati ajándékkártya-audit futtatása

1) Nyisd meg a hálózati teret (lila). Menj a Loyalty > Gift cards részbe, és állítsd be a szűrőket: eladási dátumtartomány az auditidőszakra; Status = Active; szükség esetén add meg az eladás helyét. Kattints a Show gombra. (KB)
2) Kattints a Download as Excel gombra, és mentsd el a fennálló egyenlegek teljes állományát (kötelezettség-referencia). (KB)
3) Válts a Loyalty > Transactions részre, állítsd az Operation type értékét Gift cardra, és szűrj ugyanarra a dátumtartományra, hogy kinyerd az eladási és beváltási folyamatokat. Exportáld Excelbe. (KB)
4) A Finance > Documents és Finance > Reports > Daily report részekben húzd le az időszak pénzügyi adatait, és ellenőrizd, hogy az ajándékkártya-eladásokból befolyt összegek és a beváltások egyeznek a Loyalty exportokkal. (KB 1) (KB 2)
5) Szúrópróbaszerűen ellenőrizd a szélső eseteket: nyiss meg egy kártyát a Gift cards listából (kattints a számára), majd az ügyfél chain cardját az egyenleg és használat validálásához. (KB) (KB)

GYIK

Kapcsolódó anyagok

• Report on gift cards (hálózati riport, szűrők, export). (KB)
• Kártyakibocsátás (felületlogika; egyedi és tömeges kezelés hűségkártyákhoz – hasznos analógiák ajándékkártya-kibocsátáshoz). (KB)
• Loyalty transactions (auditnyom, szűrők művelettípus szerint, beleértve a Gift cardot). (KB)
• Financial documents (lefúrás időszaki dokumentumokba). (KB)
• Daily financial data (napi nézet készpénzes/kártyás/hűségfizetésekről). (KB)