Вступ
Подарункові картки можуть бути маржинальним джерелом доходу й інструментом лояльності — якщо ви можете коректно їх випускати, миттєво бачити баланси та звіряти продажі/погашення між усіма локаціями. У цьому гайді пояснюється, як подарункові картки змодельовані в модулі лояльності Altegio, як шукати й звітувати на рівні мережі та як пов’язувати активність із фінансами для чистого обліку (з посиланнями на офіційну базу знань для кожної задачі).
Як подарункові картки представлені в Altegio
Подарункові картки належать до домену лояльності поряд із картками лояльності та абонементами й доступні як на рівні окремої локації, так і на рівні мережі.
- Основні атрибути, що відображаються у звітах: номер подарункової картки, тип, баланс, номінал, статус, власник (клієнт), дата/місце продажу, платежі та списані суми. Див. звіт щодо подарункових карток. (База знань)
- Контекст на рівні клієнта (включно з усіма його подарунковими картками) відображається в мережевій картці клієнта поряд з абонементами та картками лояльності. (База знань)
- Усі транзакції домену лояльності — зокрема Gift card, Membership, нарахування, списання та ручні коригування — можна аудіювати в одному місці. (База знань: Loyalty > Transactions)
Примітка щодо рівнів інтерфейсу: Altegio розрізняє Locations (жовта бічна панель) і Chains (фіолетова бічна панель). Багато налаштувань і звітів щодо подарункових карток доступні саме на рівні мережі, щоб агрегувати дані між філіями. (База знань)
Випуск подарункових карток: огляд і безпечні практики
Сценарії випуску можуть відрізнятися залежно від конфігурації та регіону. Орієнтуйтеся на такі принципи й матеріали:
- Використовуйте модуль лояльності для випуску й керування картками. Той самий модуль працює з картками лояльності та подарунковими картками; логіка випуску має подібну структуру. Для покрокових патернів випуску (концепції інтерфейсу, індивідуальний і масовий випуск) дивіться матеріал про випуск карток лояльності — він допомагає зрозуміти UX випуску карток і масове завантаження через Excel, після чого це можна адаптувати до вашої конфігурації Gift cards. (База знань: Issuing loyalty cards to clients)
- Якщо переносите історичні картки, використовуйте доступні опції масового завантаження/імпорту в модулі або зверніться до підтримки для супроводу міграції (аналогічно до інших активів лояльності). Дивіться список карток на рівні мережі та примітки щодо імпорту в матеріалі про випуск карток лояльності. (База знань)
- Після випуску/продажу картка та її баланс з’являться у звіті Gift cards і в Loyalty > Transactions, із прив’язкою до номера телефону власника. (База знань 1) (База знань 2)
Порада: узгодьте дані випуску з полями, які показує звіт Gift cards (номінал, статус, телефон власника, локація продажу). Це забезпечить зрозумілу мережеву звітність пізніше. (База знань)
Відстеження, пошук і аудит у щоденних операціях
Для будь-якого запиту щодо подарункової картки використовуйте повторюваний процес:
1) Знайдіть картку
- Перейдіть до Loyalty > Gift cards (інтерфейс мережі) і відфільтруйте за номером, телефоном власника, статусом, датою продажу, датою використання або локацією. Натисніть Show. (База знань)
- Використовуйте клікабельні поля, щоб перейти до подарункової картки, покупця, документа продажу та платіжних записів. (База знань)
2) Подивіться контекст власника
- Відкрийте мережеву картку власника, щоб підтвердити інші права й активи (абонементи, картки лояльності) та історію повідомлень. (База знань)
3) Простежте транзакції від початку до кінця
- Перейдіть до Loyalty > Transactions і відфільтруйте Operation type = Gift card, а потім звузьте пошук за датою, локацією або телефоном. Посилання на номерах карток і телефонах клієнтів відкривають повні історії. (База знань)
4) За потреби експортуйте дані
- Завантажте звіт Gift cards в Excel для аудиту або імпорту у вашу BI-систему. (База знань)
Мережева звітність і KPI
Використовуйте інтерфейс мережі, щоб бачити всі локації в одному вікні.
- Звіт Gift cards на рівні мережі: переглядайте інвентар активних/прострочених карток, непогашені баланси (зобов’язання), продажі за місцем/датою та активність погашення. (База знань)
- Клієнтоцентричний перегляд: мережеві клієнтська база та картка клієнта дають консолідовану історію, якщо той самий клієнт відвідує кілька філій. (База знань 1) (База знань 2)
- Доказова база для завантаження: усі зазначені звіти підтримують експорт в Excel, що підходить для аудиторських слідів і пакетів звірки. (База знань)
Зв’язок з обліком і фінансовою звіркою
Пов’язуйте активність подарункових карток із фінансами через вбудовані звіти:
- Фінансові документи: використовуйте Finance > Documents, щоб переглядати документи транзакцій за період і переходити в деталі (дати клікабельні й відкривають повну інформацію). (База знань)
- Щоденний фінансовий перегляд: у Appointment Calendar і Finance > Reports > Daily report перевіряйте всі типи платежів, прийнятих за день (готівка, картка, лояльність/абонемент), і звіряйте їх із Loyalty > Transactions, відфільтрованими за Gift card. (База знань) (База знань)
- Облік на рівні компанії: для ширших P&L-контролів дивіться можливості модуля Finances & Accounting (автоматичний розрахунок виручки, звірка каси, перевірка розбіжностей). (Огляд)
Примітка: видимість транзакцій подарункових карток зосереджена в Loyalty > Transactions і звіті Gift cards; фінансові розділи надають облікові документи та звіти за період, які можна звіряти з цими журналами лояльності.
Рольовий доступ і захист даних
- Обмежуйте, хто може переглядати/експортувати дані клієнтів і карток, через налаштування користувачів і прав доступу; усі експорти фіксуються в Overview > Data log. (Права доступу) (Експорти логуються)
- Використовуйте індивідуальні акаунти користувачів і за потреби обмежуйте видимість контактів клієнтів. (База знань)
Коротка довідка на одну сторінку
| Задача | Де | Ключовий матеріал |
|---|---|---|
| Знайти подарункову картку, подивитися баланс/статус | Loyalty > Gift cards (Chain) | Звіт щодо подарункових карток |
| Перевірити погашення/коригування | Loyalty > Transactions | Транзакції лояльності |
| Побачити всі права й активи клієнта | Clients > Customer chain card | Мережева картка клієнта |
| Експортувати дані для аудиту/BI | Експорт зі звітів | Звіт Gift cards |
| Звірити з фінансами | Finance > Documents; Daily report | Фінансові документи, щоденні фінансові дані |
| Випустити картки (концепції UI, масові патерни) | Модуль лояльності | Випуск карток лояльності (база знань) |
Покроково: як провести аудит подарункових карток у мережі
1) Відкрийте простір мережі (фіолетовий). Перейдіть до Loyalty > Gift cards і задайте фільтри: діапазон дат продажу для періоду аудиту; Status = Active; за потреби додайте Place of sale. Натисніть Show. (База знань)
2) Натисніть Download as Excel і збережіть вибірку непогашених балансів (референс для зобов’язань). (База знань)
3) Перейдіть до Loyalty > Transactions, установіть Operation type = Gift card і відфільтруйте за тим самим діапазоном дат, щоб отримати продажі та потоки погашення. Експортуйте в Excel. (База знань)
4) У Finance > Documents і Finance > Reports > Daily report витягніть фінансові дані за період і перевірте, що отримані продажі подарункових карток і застосовані погашення звіряються з експортами Loyalty. (База знань 1) (База знань 2)
5) Точково перевірте edge cases: відкрийте картку зі списку Gift cards (натисніть її номер) і мережеву картку власника, щоб підтвердити баланс і використання. (База знань) (База знань)
FAQ
Як побачити, де подарункову картку продали й де її погасили?
Використовуйте звіт Gift cards (Date and place of sale) і Loyalty > Transactions для списань/нарахувань за локаціями. (База знань 1) (База знань 2)
Чи можна керувати подарунковими картками всіх філій в одному вікні?
Так — використовуйте інтерфейс мережі (фіолетовий). (База знань)
Де експортувати дані для аудиторів?
Розділи Gift cards і Loyalty > Transactions мають експорт в Excel; списки фінансових документів також експортуються. (База знань 1) (База знань 2)
Пов’язані матеріали
- Звіт щодо подарункових карток (мережевий звіт, фільтри, експорт). (База знань)
- Випуск карток (концепції інтерфейсу; індивідуальний і масовий випуск для карток лояльності — корисні аналоги для випуску подарункових карток). (База знань)
- Транзакції лояльності (аудиторський слід, фільтри за типом операції, зокрема Gift card). (База знань)
- Фінансові документи (перехід у деталі документів за період). (База знань)
- Щоденні фінансові дані (денний перегляд готівкових, карткових і loyalty-платежів). (База знань)