Правила оплати автоматично застосовуються лише до онлайн-записів. Якщо запис створює адміністратор у цифровому журналі, він додає правила оплати вручну: Altegio розраховує депозит для цього запису та створює посилання на оплату з терміном дії. Клієнт переходить за посиланням і сплачує депозит. Після цього запис захищений правилами оплати так само, як онлайн-запис.
Коли використовувати
- Клієнт записується телефоном або в месенджері, і ви хочете, щоб він вніс такий самий депозит, як клієнти, які записуються онлайн.
- Клієнт, який уже пропускав візити, записується через адміністратора, і ви хочете підстрахувати цей візит депозитом.
- Запис збережено без правил оплати, і ви хочете захистити його до візиту.
Перед початком
Вам знадобляться:
- Активовані правила оплати у філії. Вони налаштовуються в режимі Адміністрування в розділі Безготівкова оплата > Правила оплати. Див. Правила оплати.
- Право Проводити оплату. Це те саме право вікна запису, яке дозволяє стягувати та прощати комісії за правилами оплати. Окремого права для правил оплати немає. Див. Права доступу до Вікна запису.
Як додати правила оплати до запису
- У режимі Цифровий журнал відкрийте запис: натисніть на клітинку запису. Щоб створити новий запис, натисніть на вільний слот і виберіть Індивідуальний.
- Додайте клієнта та хоча б одну послугу з ціною понад 0. Запис повинен мати статус В очікуванні або Підтвердив.
- У блоці Правила оплати натисніть Налаштування. Altegio розрахує правила оплати для цього запису та покаже Потрібна передоплата із сумою депозиту. На цьому кроці посилання не створюється, і клієнту нічого не надсилається.
- Перевірте суми. Якщо після розрахунку ви змінюєте клієнта, послуги або ціни, суми не оновлюються самі, а в блоці з’являється підказка Запис змінився після цього розрахунку. Оновіть, щоб перерахувати суми. Натисніть Оновити, щоб перерахувати. Якщо нова сума дорівнює 0, розрахунок скидається. Щоб скасувати розрахунок, натисніть на хрестик.
- Натисніть Зберегти та запросити депозит. Altegio збереже запис, створить посилання на оплату та запустить зворотний відлік.
- У вікні, що відкриється, надішліть посилання клієнту або скопіюйте його та передайте будь-яким зручним способом.
Примітка
Якщо закрити вікно надсилання, запит не скасовується: посилання залишається дійсним, а зворотний відлік триває. Те саме посилання можна надіслати повторно з блоку Правила оплати. Повторне надсилання або копіювання посилання не створює нового посилання і не перезапускає відлік.
Примітка
Якщо зберегти запис, не натискаючи Зберегти та запросити депозит, посилання на оплату не створюється, клієнту нічого не надсилається, і запис не блокується.
Що відбувається після запиту оплати
Посилання на оплату діє до терміну, заданого в правилах оплати в полі Термін оплати (за замовчуванням 15 хвилин). Відлік починається в момент створення посилання, а не в момент його надсилання.
Поки клієнт не сплатив
У блоці Правила оплати відображається статус Очікує на оплату клієнтом. Запис заблоковано: його не можна змінити чи видалити, для нього не можна змінити статус. Щоб зробити будь-що з цього, спочатку скасуйте запит на оплату.
Коли клієнт сплатив депозит
Статус змінюється на Клієнт прийняв умови. Відтепер запис працює за тими самими правилами, що й онлайн-запис із правилами оплати: депозит враховується під час оплати візиту, а неявки, пізні скасування та перенесення обробляються у вікні візиту. Див. Списання комісій і перенесення візитів, коли діють правила оплати.
Коли термін минув без оплати
Важливо
Якщо клієнт не сплатить депозит до завершення терміну, Altegio видалить запис із цифрового журналу. Це стосується й запису, який існував до запиту оплати.
Як скасувати запит на оплату
Запит на оплату можна скасувати, поки клієнт не почав оплату. Скасування деактивує посилання, розблоковує запис і повертає блок Правила оплати до стану, у якому доступна кнопка Налаштування. Клієнт, який відкриє скасоване посилання, побачить: «Відділення скасувало цей запит на оплату, тому посилання більше не діє.»
Клієнт починає оплату, коли позначає згоди на сторінці посилання та натискає Сплатити. Після цього запит скасувати не можна, і Altegio показує: Оплата цього запису вже розпочалася, тому скасувати запит більше неможливо. Тоді запит завершиться одним із двох способів: клієнт сплатить депозит або мине термін. До цього моменту статус запису змінити не можна.
Як Altegio розраховує суми
- Враховуються лише послуги. Товари в записі до розрахунку не входять.
- Altegio бере підсумкову вартість послуг з урахуванням вручну зміненої ціни, знижок і вже застосованих знижок клієнта.
- Якщо запис частково оплачено, розрахунок іде від неоплаченого залишку. Депозит не може бути більшим за неоплачену суму за послуги.
- До повністю оплаченого запису не можна додати правила оплати. Якщо додати ще одну платну послугу, кнопка Налаштування може знову стати доступною.
- Депозит, уже зарахований за цим записом, вважається оплатою і зменшує залишок. На решту суми можна запросити нові правила оплати. Для одного запису одночасно може бути активним лише один запит за правилами оплати.
- Для кожної послуги Altegio використовує її власні налаштування на вкладці Послуги правил оплати. Для послуг без власних налаштувань діють налаштування правил оплати за замовчуванням.
- Обмеження області дії правил оплати не перевіряються: тип клієнта, мінімальна сума візиту, а також вибрані послуги та співробітники не враховуються.
Чому кнопка Налаштування недоступна
Якщо кнопкою Налаштування не можна скористатися, блок Правила оплати показує причину:
| Ситуація | Повідомлення |
|---|---|
| У філії немає правил оплати | У філії ще не налаштовані правила оплати. Налаштуйте їх у налаштуваннях філії. |
| У записі немає клієнта або послуг | У записі немає клієнта або послуг — додайте їх, щоб налаштувати правила оплати. |
| Статус Клієнт прийшов або Не з’явився | Статус запису вже позначено як “Клієнт прийшов” або “Не з’явився”, тому налаштувати правила оплати неможливо. |
| Вартість запису дорівнює 0 | Сума запису дорівнює 0, тому правила оплати застосувати неможливо. |
| Запис є груповою подією | Правила оплати не застосовується до групових подій. |
Якщо повернути запису статус В очікуванні або Клієнт підтвердив після статусу Клієнт прийшов або Не з’явився, кнопка Налаштування знову стане доступною. Розрахунок, за яким ви ще не запросили оплату, скидається, коли ви ставите запису статус Клієнт прийшов або Не з’явився.
Особливі випадки
Послугу покриває абонемент з автосписанням
Правила оплати можна додати, навіть якщо послугу в записі покриває абонемент клієнта з автосписанням. У вікні візиту з’явиться попередження: Абонемент не буде списано, якщо налаштовані правила оплати. Поки правила оплати запису активні або застосовані, абонемент за цей запис не списується. Це діє й тоді, коли клієнт отримав абонемент уже після запиту оплати.
Клієнт записує іншого відвідувача
Якщо в записі позначено Запис для іншого клієнта, посилання на оплату надсилається клієнту запису.
Повторювані записи
Правила оплати не копіюються в повторювані записи. Налаштуйте їх для кожного запису окремо.
Звичайні посилання на оплату
Посилання за правилами оплати створюється окремо. Звичайне посилання на оплату візиту (див. Оплата візитів та товарів за посиланням) не змінюється і може існувати для того самого запису одночасно з ним.
Обмеження
- Тип правил оплати та суми не можна змінити у вікні візиту. Вони беруться з налаштувань правил оплати.
- У вікні візиту не відображається історія запитів за правилами оплати.
- В Altegio.me та у віджеті онлайн-запису такий запис не позначається як такий, що очікує оплати. Клієнт сплачує лише за посиланням.
- Недоступно в мобільному застосунку Altegio Business Management.
Часті питання
Відкрийте запис у журналі записів, у блоці Правила оплати натисніть Налаштування, перевірте суму та натисніть Зберегти та подати заявку на депозит. Потім надішліть посилання клієнту. Клієнт сплачує депозит за посиланням до завершення терміну, заданого в правилах оплати.
До завершення терміну, заданого в правилах оплати в полі Термін оплати, за замовчуванням 15 хвилин. Відлік починається в момент створення посилання. Якщо клієнт не сплатить вчасно, Altegio видалить запис.
Клієнт не сплатив депозит до завершення терміну. У такому разі Altegio видаляє запис із журналу записів, навіть якщо він існував до запиту.
Поки запит на оплату активний, запис заблоковано. Спочатку скасуйте запит у блоці Правила оплати. Якщо клієнт уже почав оплату, запит скасувати не можна: дочекайтеся оплати або завершення терміну.
Так. Коли ви самі додаєте правила оплати до запису, тип клієнта, мінімальна сума візиту, а також вибрані послуги та співробітники не перевіряються.