Списання комісій і перенесення візитів, коли діють правила оплати

Коли запис із застосованими правилами оплати завершується неявкою, пізнім скасуванням або перенесенням, рішення ухвалює адміністратор у вікні візиту: забрати депозит у дохід бізнесу або залишити його на балансі клієнта. Ця стаття покроково розбирає кожну таку ситуацію — які перемикачі перевести й які кнопки натиснути.

Це стаття для адміністратора, доповнення до Правил оплати і Режиму «Депозит» у правилах оплати, де описані налаштування й фінансова механіка. Тут — щоденні дії у вікні візиту.

Коли використовувати

• Візит із правилами оплати вже близько, і ви хочете знати, які у вас варіанти в момент неявки або пізнього скасування.
• Клієнт скасував запис або не прийшов, у вікні візиту з’явилося вікно з рішенням — і ви не впевнені, що робить кожен перемикач.
• Клієнт хоче перенести запис, за який уже сплачений депозит, і вам потрібно знати, чи буде списання.
• Ви розбираєтеся з конкретним списанням або від’ємним балансом на передоплатному рахунку клієнта.

Перед початком

Вам знадобиться:

• Роль Власник, Керуючий або Адміністратор у філії. Правила оплати налаштовують власник і керуючий. Щоб стягнути або простити комісію у вікні візиту, роль повинна мати право Проводити оплату — це наявне право у вікні запису, і воно ж відповідає за рішення щодо правил оплати. Див. Права доступу до Вікна запису.
• Увімкнений перемикач Дозволити адміністратору не стягувати комісію і повернути передоплату на баланс клієнта у разі неявки або пізнього скасування в правилах оплати — без нього інші ролі можуть стягнути комісію, але не можуть її простити.
• Запис, з яким ви працюєте, повинен мати застосовані правила оплати. Записи, створені до активації правил, живуть за колишніми умовами, і все описане тут їх не стосується.

Важливо

У режимі Депозит комісія за неявку дорівнює сумі депозиту — задати різні значення не можна. Тому у разі неявки або пізнього скасування утримується саме депозит, який клієнт уже сплатив: додаткових списань із картки клієнта не буває.

Як вікно візиту показує правила оплати

У записі із застосованими правилами оплати у вікні візиту є окремий блок правил оплати. Щоб відкрити вікно, клікніть по клітинці запису в журналі в режимі Цифровий журнал.

У блоці правил оплати видно:

• Знімок правил на момент створення запису — сума депозиту, комісія за неявку й період безкоштовного скасування — конкретними сумами, а не у відсотках.
• Статус запису за правилами оплати: Клієнт прийняв (ставиться, коли клієнт успішно сплатив депозит) і статус після рішення — коли депозит підтверджено бізнесу або повернуто клієнту.
• Іконку календаря біля дедлайну безкоштовного скасування: зелена, поки строк не минув, червона — після. Наведіть курсор, щоб побачити точну дату й час.

Зведення по рахунку клієнта — скільки доступно і скільки заблоковано, з від’ємним балансом червоним — показується в інформації про клієнта, а не в блоці правил оплати (див. розділ про рахунок клієнта нижче).

Якщо відредагувати запис після застосування правил (додати послугу, прибрати її, змінити спеціаліста), у верхній частині вікна візиту з’явиться жовте попередження: знімок зафіксований у момент створення запису, тому суми в блоці правил не змінюються під нову суму візиту. Єдине поле, яке не можна змінити в записі з активними правилами оплати, — номер телефону клієнта.

Про період безкоштовного скасування

Період безкоштовного скасування — це час перед візитом, протягом якого клієнт може скасувати або перенести запис, не втративши депозит. Його довжину ви задаєте в правилах оплати (наприклад, «1 год.» або «24 год.»). Дедлайн розраховується автоматично: час початку візиту − довжина періоду. Після дедлайну діють правила пізнього скасування.

Що робити, коли клієнт прийшов і візит відбувся

Це звичайний сценарій: клієнт прийшов, візит пройшов нормально, ви закриваєте запис оплатою.

Сценарій 1 — закриття візиту з депозитом

1. Відкрийте вікно візиту — клікніть по клітинці запису в режимі Цифровий журнал.
2. Змініть статус запису на Клієнт прийшов (або Клієнт підтвердив).
3. Натисніть кнопку оплати у вікні візиту.
4. На екрані оплати депозит стоїть першим рядком оплати. Нижче видно суму, яку залишилося доплатити (сума візиту мінус депозит).
5. Виберіть спосіб оплати для залишку (готівка, картка, сертифікат, бонуси). Депозит не можна розділити або застосувати частково — він завжди йде повністю першим рядком.
6. Якщо сума візиту дорівнює депозиту, екран оплати все одно відкривається: депозит застосовується єдиним рядком, а сума до доплати — нуль.
7. Якщо сума візиту виявилася меншою за депозит (прибрали послугу, застосували знижку), надлишок автоматично повертається в доступний баланс клієнта — на касі клієнт нічого не платить і залишається з невеликим позитивним балансом.
8. Натисніть Зберегти. Візит закритий; депозит підтверджено в дохід бізнесу й зафіксовано в операціях по передоплатному рахунку клієнта.

Важливо

Закрити запис із застосованими правилами оплати за допомогою абонемента не можна. Абонемент і правила оплати взаємно виключають одне одного на рівні запису: клієнт сплатив депозит, тому візит закривається звичайним шляхом оплати.

Знижка, застосована на касі, розраховується від повної суми візиту. Депозит залишається застосованим повністю — після знижки просто менша сума до доплати (сума зі знижкою мінус депозит).

Що робити при пізньому скасуванні

Пізнє скасування — це скасування після того, як період безкоштовного скасування закрився.

Сценарій 2 — пізнє скасування в режимі «Депозит»

Клієнт зателефонував і скасував візит, або ви скасовуєте запис за його проханням — після того, як період безкоштовного скасування минув.

1. Відкрийте вікно візиту — клікніть по клітинці запису в режимі Цифровий журнал.
2. Скасуйте запис. З’явиться вікно із сумою депозиту й одним перемикачем: залишити депозит на балансі клієнта (за замовчуванням вимкнений).
3. Вирішіть:
   • Забрати депозит у дохід бізнесу → залиште перемикач вимкненим.
   • Залишити депозит доступним для наступного запису клієнта → увімкніть перемикач. (Потрібні увімкнений у правилах оплати дозвіл адміністратору не стягувати комісію і право проводити оплату у вашій ролі.)
4. Підтвердьте рішення.

Після цього запис скасований і зникає з журналу. Якщо депозит пішов бізнесу, утримана сума видна в історії візитів клієнта; прощений депозит там не показується.

Що робити, коли клієнт не прийшов

Важливо — зворотний відлік

Коли ви позначаєте запис як неявку, у блоці правил оплати з’являється попередження про те, що потрібно ухвалити рішення щодо комісії за неявку, і зворотний відлік. Рішення треба ухвалити до того, як відлік завершиться.

Якщо час вийде без рішення, Altegio застосує комісію автоматично за збереженими правилами — депозит буде підтверджено в дохід бізнесу. Результат той самий, просто рішення ухвалили не ви.

Сценарій 3 — неявка в режимі «Депозит»

Комісія за неявку в цьому режимі дорівнює сумі депозиту — окремого значення немає.

1. Відкрийте вікно візиту запису, на який клієнт не прийшов.
2. Змініть статус запису на Клієнт не з’явився.
3. У блоці правил оплати з’явиться рядок про те, що комісія покрита депозитом, і зворотний відлік. Перемикача тут немає: депозит уже дорівнює комісії за неявку, вибирати нічого.
4. Підтвердьте рішення. Депозит іде в дохід бізнесу, запис фіксується.
5. Якщо ви не підтвердите до завершення відліку, Altegio підтвердить депозит бізнесу автоматично — результат буде той самий.

Якщо дозвіл адміністратору не стягувати комісію увімкнений і у вашій ролі є право проводити оплату, замість утримання ви можете повернути депозит на баланс клієнта — див. розділ «Прощення комісії» нижче.

Важливо

Утримана за неявку сума йде в дохід бізнесу. У розрахунку зарплати співробітників вона не враховується.

Що робити, коли клієнт хоче перенести візит

Сценарій 4 — перенесення в межах періоду безкоштовного скасування

1. Відкрийте вікно візиту.
2. Змініть дату або час запису.
3. Збережіть.
4. Списання немає. Депозит залишається на місці — нова оплата не потрібна. Дедлайн безкоштовного скасування автоматично зсувається під новий час візиту.

Сценарій 5 — перенесення після періоду безкоштовного скасування (адміністратором)

Період безкоштовного скасування закрився. Ви переносите запис зі свого боку на прохання клієнта.

1. Відкрийте вікно візиту.
2. Почніть перенесення — змініть дату або час. З’явиться вікно пізнього перенесення з двома варіантами: перенести без змін (не утримувати депозит) або списати депозит.
   • Списати депозит → депозит підтверджується в дохід бізнесу.
   • Перенести без змін → нічого не утримується. (Потрібні увімкнений дозвіл адміністратору не стягувати комісію і відповідне право.)
3. Виберіть варіант і підтвердьте.

Який би варіант ви не вибрали, запис переїжджає на нову дату без правил оплати — без депозиту й без періоду безкоштовного скасування на новій даті. Якщо потрібно, щоб нова дата теж була під правилами оплати, попросіть клієнта скасувати запис і записатися заново через форму онлайн-запису.

Сценарій 6 — клієнт переносить запис сам

Якщо клієнт переносить запис через форму онлайн-запису, з вашого боку робити нічого не потрібно — система обробляє це сама. А от що бачить клієнт, залежить від того, чи минув період безкоштовного скасування. Повний шлях клієнта — у статті Як клієнти записуються та оплачують, коли діють правила оплати.

Прощення комісії

Прощення означає, що подія закінчується без утримання: депозит повертається на баланс клієнта, а не йде бізнесу. Утримана сума видна в історії візитів клієнта, прощена — не показується.

Простити комісію можна тільки якщо:

• У правилах оплати увімкнений перемикач Дозволити адміністратору не стягувати комісію і повернути передоплату на баланс клієнта у разі неявки або пізнього скасування. Його можна увімкнути як у загальному блоці Умови скасування запису та комісії, так і окремо для конкретної послуги — у боковій панелі послуги на вкладці Послуги.
• У ролі співробітника, який виконує дію, є право Проводити оплату — див. Права доступу до Вікна запису. Це саме право відповідає і за стягнення, і за прощення у вікні візиту.

Коли ви прощаєте комісію в режимі «Депозит», блокування знімається: депозит стає доступним на балансі клієнта для майбутнього запису.

Ухвалене рішення — утримати або простити — остаточне: змінити його на протилежне вже не можна.

Передоплатний рахунок клієнта

Депозити й комісії проходять окремим передоплатним рахунком клієнта. Його видно в картці клієнта в блоці Рахунки клієнта — у прикладах цей тип рахунку називається Prepaid. Це окремий рахунок від інших рахунків клієнта (депозитних, подарункових сертифікатів, оплати в кредит).

Чим він відрізняється від звичайного рахунку:

• Його не налаштовують вручну. Рахунок не можна перейменувати, відредагувати або видалити з картки клієнта.
• Від’ємний баланс не обмежений. У звичайного рахунку є ліміт від’ємного балансу, у передоплатного — немає.

На рахунку відображаються дві ключові величини: баланс (сума всіх операцій) і доступно (баланс мінус усі активні блокування). Депозит, заблокований під майбутній візит, входить у баланс, але вираховується з доступної суми. На сторінці рахунку є детальніші підсумки — баланс, поповнення, списання, заблоковані суми й комісії, — а на вкладці історії перелічені всі операції: дата й час, сума, отриманий баланс і хто провів операцію. Як працюють рахунки клієнта загалом — див. Рахунки клієнтів (депозити): створення та робота з рахунками.

Де шукати у звітах

Події правил оплати видні у трьох наявних звітах — окремого звіту по правилах оплати немає.

Історія візитів клієнта. Відкрийте картку клієнта й список візитів. У візиті, за яким утримано депозит, видно утриману суму. Прощена комісія в історії візитів не показується.

Фінанси > Фінансові операції. Кожен рух грошей, створений правилами оплати, потрапляє сюди окремим рядком: зарахування депозиту, коли клієнт сплатив онлайн; повернення на баланс клієнта, якщо візит скасували в період безкоштовного скасування; передача суми бізнесу, коли візит успішно закрили. Використовуйте фільтри, щоб знайти операції, пов’язані з правилами оплати.

Чек. Коли візит закритий, у надрукованому чеку сума депозиту й застосовані комісії показані окремими рядками.

Які повідомлення отримує клієнт

Окремих повідомлень про правила оплати клієнт не отримує. Altegio додає блок з інформацією про правила оплати в ті повідомлення, які клієнт отримує і так:

• В email-повідомленнях — листи про запис містять інформацію про правила оплати для цього запису.
• На сторінці з інформацією про візит — сторінка, яку клієнт відкриває за посиланням із SMS або WhatsApp, показує умови правил оплати.

Щоб змінити тексти повідомлень, канали та умови відправлення, перейдіть у режимі Адміністрація в розділ Повідомлення — див. Типи повідомлень та налаштування їх шаблонів.

Бізнес і співробітники в цих повідомленнях не беруть участі: окремого повідомлення «комісію утримано» бізнесу сьогодні немає — орієнтуйтеся на статус у вікні візиту та звіти вище.

Що означає «клієнт із заборгованістю»

Іноді клієнт залишається винен бізнесу гроші — наприклад, якщо комісію зафіксували на його передоплатному рахунку, а грошей на ньому не було, і рахунок пішов у мінус. Такого клієнта Altegio вважає клієнтом із заборгованістю.

Цей стан ставиться й знімається автоматично, за загальним балансом клієнта за всіма його рахунками у філії:

• Загальний баланс від’ємний → клієнт із заборгованістю.
• Загальний баланс нульовий або позитивний → заборгованості немає.

Окремої позначки «боржник» у картці клієнта немає, як і списку таких клієнтів або повідомлення про них. Цей стан важливий лише через одне налаштування:

• Якщо на вкладці Клієнти в правилах оплати увімкнено Застосовувати політику за замовчуванням для клієнтів із заборгованістю по особистим кабінетам, до всіх нових записів таких клієнтів застосовуються правила за замовчуванням — навіть якщо за іншими умовами вони були б винятком.
• Якщо це налаштування вимкнене, заборгованість ні на що не впливає — такі клієнти записуються за тими самими правилами, що й усі.

Щоб клієнт перестав вважатися боржником, від’ємний баланс потрібно закрити — зазвичай клієнт платить бізнесу напряму, а бізнес фіксує це поповненням на його рахунку. Як тільки баланс стає нульовим або позитивним, Altegio знімає цей стан автоматично.

Мережа та перевизначення для послуг

• Мережа. Якщо філія згодом відокремлюється від мережі, передоплатний рахунок, створений клієнтові за час роботи в мережі, продовжує існувати: минулі блокування й баланси зберігаються.
• Перевизначення для послуг. Якщо для конкретної послуги задана власна сума депозиту, у момент створення запису фіксується саме це значення, а не загальне. Такі перевизначення живуть у боковій панелі послуги на вкладці Послуги.

Обмеження

• Номер телефону не змінюється в записі з активними правилами оплати.
• Витратні матеріали повертаються автоматично, якщо ви позначили візит як неявку після того, як їх уже списали: списання витратних матеріалів скасовується.
• Комісія за неявку дорівнює депозиту. Вона утримується з депозиту, який уже лежить на рахунку клієнта, — списання з картки для цього не потрібне.
• Рішення остаточне. Після збереження рішення про утримання або прощення змінити його не можна.
• Одночасні дії. Якщо два адміністратори (або адміністратор і клієнт онлайн) діють з одним візитом одночасно, перша дія перемагає, друга отримує помилку.
• Утримані суми — це дохід бізнесу, а не зарплата. Комісії за неявку й пізнє скасування входять у дохід бізнесу, але не враховуються в розрахунку зарплати співробітників.

Часті питання