Baza klientów w Altegio tworzy się automatycznie. Za każdym razem, gdy klient rezerwuje online lub przez recepcjonistę, zapisuje się historia jego wizyt, zakupy, płatności i historia komunikacji. To nie jest zwykła lista kontaktów — to narzędzie, które pomaga odzyskiwać utraconych klientów, podnosić średni rachunek i budować poziom obsługi, który klienci naprawdę zauważają.
Pełna historia klienta jest zawsze dostępna dla recepcjonisty
Kiedy klient dzwoni albo przychodzi do recepcji, recepcjonista otwiera sekcję Karta klienta i od razu widzi wszystko: dane kontaktowe, liczbę wizyt, łączną kwotę zakupów, przyznane rabaty, historię usług i historię wiadomości. Nie trzeba dopytywać — wszystkie informacje są już na miejscu.
Ma to szczególne znaczenie w sytuacjach konfliktowych i w pracy ze stałymi klientami, którzy oczekują, że zostaną zapamiętani.
Segmentacja: właściwa wiadomość do właściwego klienta
Filtry pozwalają tworzyć listy klientów według dowolnych warunków. Można znaleźć osoby, które dawno nie były na wizycie, wybrać klientów z wysokim średnim rachunkiem, przygotować listę urodzin na najbliższy tydzień albo wskazać tych, którym wkrótce kończy się karnet.
Na przykład salon zauważa, że grupa klientów nie była na wizycie dłużej niż dwa miesiące. Recepcjonista tworzy listę za pomocą filtra i wysyła im spersonalizowaną ofertę. Część z nich rezerwuje ponownie — bez budżetu reklamowego i bez ręcznej pracy z każdym kontaktem osobno.
Kategorie klientów: zespół od razu wie, z kim ma do czynienia
Kategorie takie jak „Stały klient”, „VIP”, „Nowy klient” czy „Wymaga potwierdzenia rezerwacji” widać w sekcji Karta klienta i bezpośrednio w Kalendarzu wizyt. Recepcjonista widzi kategorię jeszcze przed rozpoczęciem wizyty i może z góry przygotować odpowiedni poziom obsługi.
Jeśli w harmonogramie jest klient VIP, widać to na pierwszy rzut oka i można odpowiednio dostosować sposób obsługi.
Akcje masowe: marketing bez ręcznej pracy
Po przefiltrowaniu listy można działać na całej grupie od razu: wysłać SMS, e-mail lub powiadomienie PUSH, przypisać klientów do kategorii albo wyeksportować listę do pliku Excel w celu analizy. Kampanię da się uruchomić w kilku kliknięciach, bez ręcznego przetwarzania każdego kontaktu.
Kontrola rezerwacji online
Jeśli klient regularnie odwołuje wizyty albo łamie zasady, można ograniczyć dla niego funkcję Rezerwacja online. Klient zostaje w bazie, ale może rezerwować tylko przez recepcjonistę. To chroni harmonogram przed niepewnymi rezerwacjami i zmniejsza liczbę pustych okienek.
Saldo klienta i kontrola płatności
W sekcji Karta klienta widać Saldo: długi, zaliczki i wpłaty. Jeśli klient wpłacił przedpłatę, recepcjonista widzi to od razu przy tworzeniu kolejnej rezerwacji, bez dopytywania.
Jedna wspólna baza dla sieci lokalizacji
Jeśli firma działa w kilku lokalizacjach, bazę klientów można współdzielić. Historia wizyt i preferencje klienta są dostępne w każdej lokalizacji. Pracownicy widzą pełny obraz niezależnie od tego, gdzie klient był ostatnio. Klient dostaje ten sam poziom obsługi w każdym punkcie sieci.
Dostosowanie listy klientów do zadań zespołu
Listę klientów można dopasować do konkretnych zadań: ukryć lub pokazać potrzebne kolumny, posortować według łącznej kwoty zakupów, daty ostatniej wizyty albo innych parametrów. Na przykład sortowanie według kwoty zakupów od razu pokazuje najbardziej dochodowych klientów — tych, na których warto skupić się najpierw, żeby ich utrzymać.
Jeśli lista klientów jest już prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym albo w innym systemie, można ją zaimportować do Altegio przez plik Excel, bez ręcznego wpisywania każdego kontaktu.
Konfiguracja i korzystanie z funkcji bazy klientów
Aby skonfigurować pracę z bazą klientów i wykorzystać wszystkie jej możliwości, skorzystaj z instrukcji w artykułach tej sekcji. Znajdziesz tam szczegółowe wskazówki dotyczące pracy z każdym narzędziem.