Baza klientów w Altegio tworzy się automatycznie. Za każdym razem, gdy klient rezerwuje online albo przez administratora, zapisują się jego historia wizyt, zakupy, płatności i zapis komunikacji. To nie jest zwykła lista kontaktów – to narzędzie, które pomaga firmie odzyskiwać utraconych klientów, zwiększać średnią wartość wizyty i budować taki poziom obsługi, który klienci naprawdę zauważają.
Pełna historia klienta zawsze dostępna dla administratora
Gdy klient dzwoni albo przychodzi na recepcję, administrator otwiera profil i od razu widzi wszystko: dane kontaktowe, liczbę wizyt, łączną kwotę wydatków, przyznane rabaty, historię usług i historię wiadomości. Nie trzeba zadawać dodatkowych pytań – wszystkie informacje już tam są.
Jest to szczególnie ważne w sytuacjach spornych oraz w pracy ze stałymi klientami, którzy oczekują, że zostaną zapamiętani.
Segmentacja: właściwa wiadomość do właściwego klienta
Filtry pozwalają budować listy klientów według dowolnych warunków. Możesz znaleźć osoby, które dawno nie były na wizycie, wybrać klientów z wysokim średnim rachunkiem, przygotować listę urodzin na następny tydzień albo wskazać tych, których abonament wkrótce wygasa.
Na przykład salon zauważa, że grupa klientów nie była na wizycie od ponad dwóch miesięcy. Administrator tworzy listę za pomocą filtra i wysyła im spersonalizowaną ofertę. Część z nich rezerwuje ponownie – bez budżetu reklamowego i bez ręcznej pracy z każdym kontaktem osobno.
Kategorie klientów: zespół od razu wie, z kim ma do czynienia
Kategorie takie jak „Stały”, „VIP”, „Nowy klient” czy „Wymaga potwierdzenia rezerwacji” są widoczne w profilu klienta i bezpośrednio w Kalendarzu wizyt. Administrator widzi kategorię, zanim wizyta się zacznie, i może z wyprzedzeniem przygotować odpowiedni poziom obsługi.
Jeśli w grafiku jest klient VIP, widać to na pierwszy rzut oka i można odpowiednio dostosować sposób obsługi.
Działania zbiorcze: marketing bez ręcznej pracy
Po przefiltrowaniu listy możesz zadziałać na całą grupę naraz: wysłać SMS lub powiadomienia push, przypisać klientów do kategorii albo wyeksportować listę do Excela do analizy. Kampanię można uruchomić w kilka kliknięć, bez ręcznego przetwarzania każdego kontaktu.
Kontrola rezerwacji online
Jeśli klient regularnie odwołuje wizyty albo łamie zasady, można ograniczyć mu rezerwację online. Klient pozostaje w bazie, ale może rezerwować tylko przez administratora. Chroni to grafik przed niepewnymi rezerwacjami i zmniejsza liczbę pustych okienek.
Saldo klienta i kontrola płatności
Profil klienta pokazuje saldo: długi, zaliczki i wpłaty. Jeśli klient wniósł przedpłatę, administrator widzi to od razu przy tworzeniu kolejnej rezerwacji, bez potrzeby dopytywania.
Jedna wspólna baza dla sieci lokalizacji
Jeśli firma działa w kilku lokalizacjach, bazę klientów można współdzielić. Historia wizyt i preferencje klienta są dostępne w każdej lokalizacji. Zespół widzi pełny obraz niezależnie od tego, gdzie klient był ostatnio. Klient otrzymuje ten sam poziom obsługi w każdej lokalizacji sieci.
Dostosowanie listy klientów do zadań zespołu
Listę klientów można dopasować do konkretnych zadań: możesz ukryć lub pokazać potrzebne kolumny, sortować według łącznej kwoty wydatków, daty ostatniej wizyty albo innych parametrów. Na przykład sortowanie według wydatków od razu pokazuje najbardziej dochodowych klientów – tych, na których warto skupić się w pierwszej kolejności przy działaniach na rzecz utrzymania.
Jeśli lista klientów jest już prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym albo w innym systemie, można ją zaimportować do Altegio przez Excel, bez ręcznego wpisywania każdego kontaktu.
Konfiguracja i korzystanie z funkcji bazy klientów
Aby skonfigurować pracę z bazą klientów i wykorzystać wszystkie jej możliwości, zapoznaj się z instrukcjami w artykułach z tej sekcji. Znajdziesz w nich szczegółowe wskazówki dotyczące pracy z każdym narzędziem.