Jak połączyć zduplikowane karty klientów

Dwie karty tej samej osoby dzielą historię na pół: wizyty, wydatki i punkty lojalnościowe są liczone podwójnie, a żadna z kart nie pokazuje pełnego obrazu. Altegio nie ma automatycznego łączenia, dlatego karty łączy się ręcznie: wizyty przenosi się na kartę, którą zachowujesz, a dopiero potem usuwa się dodatkową kartę.

Kiedy użyć

• Ten sam klient został dwukrotnie zaimportowany z programu Excel albo został zaimportowany, gdy jego karta już istniała.
• Klient zarezerwował wizytę online, używając numeru telefonu w innym formacie.
• Recepcjonista utworzył nową kartę, mimo że karta dla tego numeru telefonu już istniała.

Przed rozpoczęciem

• Prawa dostępu. Otwórz Zespół > Członkowie zespołu > Lista pracowników, otwórz pracownika i przejdź na kartę Dostęp. W sekcji Baza klientów potrzebne są uprawnienia Usuwanie klientów, Edycja danych klienta w karcie klienta oraz Wyświetlanie historii wizyt klienta. W sekcji Okno rezerwacji potrzebne jest uprawnienie Dostęp do rozwijanej listy z danymi klienta: bez niego lista wyszukiwania klientów w oknie wizyty nie będzie widoczna.
• Zdecyduj, którą kartę zachowasz. Zachowaj kartę, na której znajduje się aktualny numer telefonu klienta: nie trzeba wtedy zwalniać numeru telefonu, a przeniesione zostaną tylko wizyty. Te kroki przenoszą wyłącznie wizyty, dlatego karta lojalnościowa, abonament lub konto klienta przypisane do zduplikowanej karty nie zostaną przeniesione.
• Sprawdź, czy to rzeczywiście duplikat. Dwie osoby korzystające z jednego numeru telefonu, na przykład rodzic i dziecko, nie są duplikatem. Drugiego gościa dodaje się do wizyty za pomocą pola wyboru Klient rezerwuje dla innego gościa.
• Sieć działa lokalizacja po lokalizacji. Procedura jest wykonywana w jednej lokalizacji. Karta Historia wizyt zawiera również wizyty z innych lokalizacji sieci, a nazwa lokalizacji jest wyświetlana w wierszu dnia. Te wizyty nie są przenoszone z okna wizyty tej lokalizacji. Zobacz Jakie zadania rozwiązują analityka sieci i baza klientów?

Ważne

Usunięcie karty klienta nie usuwa wizyt ani płatności klienta. Wizyty pozostają w Kalendarzu wizyt oraz w Raporty > wizyty, a płatności pozostają w Finanse > Operacje finansowe — w obu miejscach pod imieniem usuniętego klienta. Przestają działać własne sumy klienta: wizyty przestają być liczone w historii wizyt i statystykach kogokolwiek, a okno wizyty wyświetla Łącznie wizyt 0. Najpierw przenieś wizyty, a następnie usuń kartę.

Ważne

Nigdy nie usuwaj wizyty zamiast ją przenosić. Usunięcie opłaconej wizyty usuwa również jej płatność z Finanse > Operacje finansowe i zmniejsza saldo kasy. Usunięcie karty klienta pozostawia zarówno wizytę, jak i płatność.

Jak połączyć dwie karty

1. Przejdź do trybu Administracja, otwórz Klienci > Baza klientów i kliknij imię na karcie, którą zachowujesz.
   • Kliknij samo imię klienta. Wiersz jest szerszy niż link, dlatego kliknięcie obok imienia nie otworzy karty.

2. W polu Imię dodaj tymczasowe słowo, na przykład Isabella główna, a następnie kliknij Zapisz. Potwierdź komunikat Czy na pewno chcesz zmienić imię klienta w sekcji „Baza klientów”?
   • Tymczasowe słowo pozwoli Ci później rozróżnić obie karty na liście wyszukiwania klientów.
3. Wróć do Klienci > Baza klientów i otwórz zduplikowaną kartę.
4. Przejdź na kartę Historia wizyt i kliknij Dowiedz się więcej obok wizyty. Wizyta otworzy się w nowej karcie przeglądarki.
   • Wizyty jednego klienta w jednym dniu tworzą jedną wizytę. Okno wizyty wyświetla wtedy wszystkie usługi z tej wizyty oraz blok Powiązane wizyty, a klient zostaje zmieniony dla wszystkich jednocześnie.

5. W oknie wizyty znajdź blok klienta po prawej stronie i kliknij Edytuj.
6. Zacznij wpisywać imię karty, którą zachowujesz, w polu Imię i wybierz kartę z listy.
7. Kliknij Zapisz zmiany.
   • Klient nie otrzyma powiadomienia, gdy klient przypisany do wizyty zostanie zmieniony. Potwierdzenie rezerwacji wysyła się ręcznie z kafelka Powiadomienia w oknie wizyty.
   • Aby cofnąć zmianę, ponownie kliknij Edytuj: blok Poprzedni klienci zawiera klienta, który był przypisany do wizyty wcześniej.
8. Powtórz kroki od 4 do 7 dla każdej wizyty, a następnie sprawdź, czy karta Historia wizyt zduplikowanej karty jest pusta.
9. Tylko jeśli karta, którą zachowujesz, ma przejąć numer telefonu zduplikowanej karty: otwórz zduplikowaną kartę, wpisz inny numer telefonu tego samego klienta w polu Telefon komórkowy i kliknij Zapisz.
   • Numer telefonu jest obowiązkowy i musi być unikalny, dlatego należy go zwolnić, zanim druga karta będzie mogła go przejąć. Puste pole wyświetli Wprowadź numer telefonu klienta, a numer należący już do innej karty wyświetli Klient z tym numerem telefonu już istnieje w Twojej bazie. Oba sprawdzenia są wykonywane po zapisaniu, a nie podczas wpisywania.
   • Użyj innego numeru należącego do tego samego klienta, nigdy wymyślonego. Usunięta karta pozostaje powiązana z ostatnim numerem telefonu, a klient utworzony później z tym numerem otrzyma usuniętą kartę wraz z jej historią.
10. Kliknij Usuń i potwierdź komunikat Potwierdź usunięcie.
    • Słowo DELETE nie jest tutaj wymagane. Jest wymagane tylko podczas zbiorczego usuwania klientów z poziomu Klienci > Baza klientów.
11. Otwórz zachowaną kartę, usuń tymczasowe słowo z pola Imię i kliknij Zapisz.

Wynik

• Pełna historia wizyt i sumy klienta znajdują się na jednej karcie. Sprawdź je na kartach Historia wizyt i Statystyka zachowanej karty.
• Zmiana jest rejestrowana w dwóch miejscach. Kafelek Historia w oknie wizyty pokazuje poprzedniego i nowego klienta wizyty, a Raporty > Wszystkie raporty > Bezpieczeństwo > Zmiany danych, czyli Rejestr zmian danych, rejestruje tę samą zmianę. Usunięcie karty klienta nie jest tam rejestrowane.
• Przychody nie ulegają zmianie. Płatności dokonane przed połączeniem pozostają w Finanse > Operacje finansowe, w Codzienny raport kasowy i w Sprzedaż według klientów, a saldo kasy nie zmienia się.

FAQ