Объединение дублей клиентов

Две карточки одного человека делят историю пополам: визиты, траты и лояльность считаются дважды, и ни одна карточка не показывает полной картины. Автоматического объединения в Altegio нет, поэтому карточки сводят вручную: визиты переносят на карточку, которую вы оставляете, и только потом удаляют лишнюю.

Когда использовать

• Одного и того же клиента дважды загрузили из Excel или загрузили, когда карточка уже была.
• Клиент записался онлайн и указал номер телефона в другом формате.
• Администратор создал новую карточку, хотя карточка с этим номером телефона уже была.

Что нужно заранее

• Права доступа. Откройте Сотрудники > Список сотрудников, откройте сотрудника и перейдите на вкладку Доступ. В блоке Клиентская база нужны права Удалять клиентов, Редактировать данные клиента в карточке клиента и Просмотр истории посещений клиента. В блоке Окно записи нужно право Доступ к выпадающему списку с данными о клиентах: без него список поиска клиента в окне записи не появляется.
• Решите, какую карточку оставляете. Оставляйте ту, на которой уже указан текущий номер телефона клиента: тогда номер не придётся освобождать и переносить нужно только визиты. Эти шаги переносят только визиты, поэтому карта лояльности, абонемент или счёт клиента, выданные на дубле, ими не переносятся.
• Убедитесь, что это действительно дубль. Два человека на одном номере телефона, например родитель и ребёнок, дублем не являются. Второго посетителя добавляют в саму запись отдельным чекбоксом в окне записи, а не второй карточкой.
• В сети процедура идёт по филиалам. Она выполняется в одном филиале. На вкладке История посещений видны и визиты других филиалов сети, название филиала показано в строке дня. Такие визиты из окна записи этого филиала не переносятся. См. Какие задачи решают сетевая аналитика и клиентская база?

Важно. Удаление карточки клиента не удаляет его записи и оплаты. Записи остаются в журнале записи и в разделе Отчёты > Записи, оплаты остаются в разделе Финансы > Финансовые операции, и там и там с именем удалённого клиента. Ломается только собственный итог клиента: записи перестают учитываться в чьей-либо истории посещений и статистике, а в окне записи показывается Количество посещений 0. Сначала перенесите визиты, потом удаляйте карточку.

Важно. Никогда не удаляйте запись вместо переноса. Удаление оплаченной записи убирает и её оплату из раздела Финансы > Финансовые операции и уменьшает остаток в кассе. Удаление карточки клиента оставляет на месте и запись, и оплату.

Как свести две карточки

1. Откройте Клиенты > Клиентская база и нажмите на имя той карточки, которую оставляете.
   • Нажимайте именно на имя клиента. Строка шире ссылки, поэтому клик рядом с именем карточку не открывает.
2. В поле Имя добавьте временное слово, например Анна Смирнова основная, и нажмите Сохранить. Подтвердите системный запрос о смене имени клиента.
   • Временное слово нужно, чтобы дальше отличить две карточки в списке поиска клиента.

3. Вернитесь в Клиенты > Клиентская база и откройте карточку-дубль.
4. Перейдите на вкладку История посещений и нажмите Подробнее у визита. Визит откроется в новой вкладке браузера.
   • Записи одного клиента на одну дату образуют один визит. Тогда в окне записи показаны все услуги этого визита и блок Связанные записи, и клиент меняется у всех этих записей сразу.

5. В окне записи найдите блок клиента справа и нажмите Изменить.
6. Начните вводить имя карточки, которую оставляете, в поле Имя клиента и выберите её из списка.
7. Нажмите Сохранить изменения.
   • Клиенту не уходит уведомление, когда у записи меняется клиент. Подтверждение записи отправляется вручную, из плитки Уведомления в окне записи.
   • Чтобы отменить перенос, снова нажмите Изменить: в окне сохраняется предыдущий клиент этой записи.
8. Повторите шаги с 4 по 7 для каждого визита, затем проверьте, что вкладка История посещений у карточки-дубля пустая.
9. Только если карточка, которую вы оставляете, должна забрать номер телефона дубля: откройте карточку-дубль, укажите в ней другой номер того же клиента и нажмите Сохранить.
   • Номер телефона обязателен и должен быть уникальным, поэтому его нужно освободить, прежде чем его займёт другая карточка. Проверка срабатывает при сохранении, а не при вводе: сохранить пустое поле или номер, который уже принадлежит другой карточке, система не даст.
   • Указывайте другой номер того же клиента, а не выдуманный. Удалённая карточка остаётся привязана к своему последнему номеру телефона, и клиент, созданный позже с этим номером, получит удалённую карточку вместе с её историей.
10. Нажмите Удалить и подтвердите запрос Подтвердите удаление.
    • Слово DELETE здесь вводить не нужно. Его запрашивают только при массовом удалении клиентов из раздела Клиенты > Клиентская база.
11. Откройте карточку, которую оставили, уберите из поля Имя временное слово и нажмите Сохранить.

Результат

• Полная история посещений и итоги по клиенту собраны на одной карточке. Проверить их можно на вкладках История посещений и Статистика той карточки, которую вы оставили.
• Изменение фиксируется в двух местах. Плитка История в окне записи показывает предыдущего и нового клиента записи, и то же изменение попадает в раздел Отчёты > Все отчёты > Безопасность > Изменения данных. Удаление карточки клиента там не фиксируется.
• Выручка не меняется. Оплаты, сделанные до объединения, остаются в разделе Финансы > Финансовые операции, в Отчёте по кассе за день и в отчёте Продажи по клиентам, а остаток в кассе не меняется.

FAQ