Anti-corruption policy

3.1 Divieto di corruzione

La concussione e la corruzione possono assumere diverse forme: possono essere palesi, come le tangenti in denaro, o più sottili, come le offerte di lavoro, i pagamenti di commissioni e i regali o l'ospitalità eccessivi. Per garantire la conformità alla legge e alla presente Politica, il nostro sistema di gestione anticorruzione ha sviluppato le seguenti regole e linee guida che devono essere seguite da tutti i Dipendenti e Partner commerciali:

• • effettuare, sostenere, offrire o autorizzare, promettere, richiedere, accettare di ricevere, approvare e/o ricevere qualsiasi pagamento, beneficio finanziario o non finanziario (direttamente o indirettamente);
  • direttamente o indirettamente (anche attraverso intermediari) promettere, pagare, dare, trasferire, offrire o fornire oggetti materiali o immateriali in qualsiasi forma a Pubblici Ufficiali per motivi non espressamente consentiti dalla legge (ad esempio, non sono vietati i pagamenti legali e ragionevoli forniti ai Pubblici Ufficiali per i servizi resi). I dipendenti e i partner commerciali devono sempre usare cautela quando comunicano con i funzionari pubblici;
  • trasferire direttamente o indirettamente (anche tramite terzi) qualsiasi Bene materiale o immateriale ai figli, al coniuge, agli altri familiari stretti o ai soci di un Funzionario dello Stato, o a qualsiasi altra persona a cui il Funzionario dello Stato abbia affidato tale trasferimento per scopi non espressamente previsti dalla legge (e se i Dipendenti o i Partner commerciali si offrono di trasferire i Beni materiali o immateriali a tali persone, anche se espressamente previsto dalla legge, devono comunque ricevere un'autorizzazione di pagamento).
  • effettuare pagamenti di incentivi o tangenti di qualsiasi tipo, a meno che tali pagamenti non siano necessari per evitare rischi per la vita o l'incolumità fisica (in tali circostanze, il pagamento deve essere segnalato al Supervisore il prima possibile e conservato in modo appropriato nell'apposito rapporto primario).
  • Alcune commissioni amministrative o di revisione accelerata sono ammissibili e non saranno considerate commissioni di incentivazione, purché siano consentite o specificamente richieste dalla legge locale. Tuttavia, non sono accettabili pagamenti effettuati in conformità a pratiche consuetudinarie o culturali contrarie alle leggi vigenti.

I divieti di cui sopra si applicano indipendentemente dal fatto che i fondi di Altegio siano utilizzati per offrire o ricevere tangenti, oggetti tangibili o intangibili e indipendentemente dal fatto che siano promessi, dati o offerti, direttamente o indirettamente, attraverso terzi (ad es. agenti, consulenti, responsabili delle vendite, distributori, rivenditori e subappaltatori). Se viene richiesta o sollecitata una tangente, il Dipendente o il Business Associate deve:

• rifiutare di pagare o fornire una tangente e spiegare che Altegio non effettua tali pagamenti o fornisce vantaggi impropri in nessuna circostanza perché sono contrari alle disposizioni di legge applicabili, alle politiche e alle linee guida di etica aziendale di Altegio e alle regole interne;
• spiegare che questa rinuncia è definitiva;
• non utilizzare mezzi di comunicazione non verbali, compresi gesti e posture, e non dare suggerimenti che implichino la comprensione di azioni non conformi a questa Politica;
• Nel caso di un dipendente, informare il proprio superiore, nel caso di un Business Partner, informare la persona di riferimento di Altegio, che sarà tenuta a informare il proprio superiore.
• nel caso di un partner o di una persona che rappresenti Altegio, spiegare che non sono autorizzati a effettuare pagamenti o a fornire qualsiasi altro beneficio per conto di Altegio e che il rapporto con loro si interromperà nel caso in cui venga effettuato tale pagamento o venga fornito tale beneficio.

3.2 Inammissibilità della frode

Le frodi possono assumere diverse forme. Ad esempio, può comprendere la falsificazione di fatture, rendiconti finanziari o informazioni sull'inventario, la presentazione di false dichiarazioni di spesa e la realizzazione di transazioni fraudolente.

Tutti i dipendenti e i partner commerciali devono:

• non partecipare (direttamente o indirettamente) o contribuire in altro modo ad alcuna frode;
• proteggere la proprietà di Altegio e utilizzarla fedelmente e con cura; e
• Comprendere i meccanismi di gestione e controllo interni e conoscere e seguire le procedure pertinenti al proprio lavoro, volte a ridurre il rischio di commettere frodi.

3.3 Spese, omaggi e donazioni Tutte le spese (comprese quelle di ospitalità e intrattenimento), i doni e le donazioni devono:

• essere per uno scopo commerciale legittimo e direttamente collegato all'attività di Altegio, essere coerente per natura e costi con gli standard del settore nel luogo di trasferimento o ricezione, ed essere ragionevole e appropriato. I costi possono variare a seconda del paese o della regione, per cui è necessario essere sempre consapevoli del rischio che anche una spesa minima in un luogo possa non essere accettabile in un altro;
• non sono ammissibili se possono essere interpretati come tangenti;
• non mettere voi o Altegio in una posizione incerta o difficile;
• non deve essere utilizzato per influenzare impropriamente o tentare di influenzare impropriamente l'utente o chiunque altro con l'intento di ottenere o mantenere impropriamente un'attività commerciale o qualsiasi altro vantaggio;
• non essere offerti o accettati da una persona o un'organizzazione con una reputazione di condotta disonesta, non etica o illegale;
• non possono essere offerti o accettati da qualsiasi soggetto con cui Altegio partecipi a gare d'appalto o procedure di gara;
• essere ad hoc o poco frequenti;
• non comportano un conflitto di interessi;
• non violi alcuna politica, legge locale, norma o regolamento applicabile all'utente o alla persona che lo fornisce o lo riceve. È responsabilità dell'utente verificare questo aspetto;
• essere preventivamente approvati per iscritto dal proprio supervisore prima che una spesa, un regalo o una donazione vengano effettuati, acquistati o accettati se il loro valore supera $100 o l'importo equivalente in un'altra valuta, ma tutte le spese relative ai dipendenti pubblici devono essere approvate indipendentemente dal valore (vedere sotto);
• devono essere comprovati da ricevute, assegni (se possibile) e devono essere tempestivamente e integralmente registrati nell'apposito rendiconto primario di Altegio, in conformità ai requisiti legali e contabili applicabili. I doni non devono mai essere fatti in contanti o in forma equivalente (ad esempio una carta regalo). Tutti i regali o l'ospitalità ricevuti o offerti a Pubblici Ufficiali (se consentito dalla legge applicabile) devono essere soggetti (indipendentemente dal valore) alla preventiva approvazione scritta del Responsabile. A titolo di chiarimento, gli oggetti di modesto valore (non superiore a $10 o all'importo equivalente in un'altra valuta) destinati alla pubblicità (che di solito presentano il logo stampato di Altegio o di un partner commerciale) non sono considerati regali e possono essere offerti ai Pubblici Ufficiali senza preventiva approvazione, a condizione che abbiano finalità commerciali legittime e siano correttamente registrati nei libri e nei registri di Altegio. Le donazioni di beneficenza a organizzazioni esterne non possono essere utilizzate per influenzare le decisioni di acquisto dei clienti, dei funzionari governativi o di terzi per ottenere vantaggi commerciali o di altro tipo. Le donazioni di beneficenza possono essere effettuate solo a enti di beneficenza registrati e devono essere opportunamente registrate nei libri e nei registri di Altegio.

3.4 Contributi politici, lobbismo, sponsorizzazioni commerciali e commissioni

Eventuali contributi politici, sponsorizzazioni commerciali o pagamenti di commissioni non possono mai essere utilizzati come tangenti e non devono comportare alcun vantaggio commerciale per Altegio. Tutti i pagamenti di questo tipo, se consentiti dalla legge applicabile, devono essere opportunamente registrati nei libri e nei registri di Altegio.

Non è consentito versare contributi politici o partecipare ad attività di lobbying senza previa autorizzazione scritta del Gestore.

Qualsiasi attività politica intrapresa per scopi personali deve essere condotta separatamente da Altegio. Non è consentito collegarsi o utilizzare le risorse di Altegio.

Tutti i pagamenti di sponsorizzazioni commerciali e commissioni devono essere effettuati sotto forma di accordo legalmente vincolante e registrati negli appositi libri e registri. Per questi pagamenti è necessaria la preventiva approvazione scritta del Gestore, indipendentemente dal loro importo.

3.5 Conflitto di interessi

I dipendenti e i partner commerciali devono cercare di evitare qualsiasi relazione, influenza o attività che possa influire negativamente sulla loro capacità di svolgere il proprio lavoro o di prendere decisioni giuste, obiettive e appropriate nell'interesse di Altegio. Le transazioni commerciali con parti correlate, come ad esempio coniugi, figli, genitori e altre persone che hanno stretti rapporti personali, possono essere influenzate negativamente. In caso di conflitto di interessi, i Dipendenti e i Partner commerciali dovranno:

• Riferire immediatamente la situazione al Supervisore prima di avviare qualsiasi transazione commerciale;
• Eseguire qualsiasi azione richiesta dal Gestore per risolvere un conflitto di interessi.

3.6 Reportistica primaria

I dipendenti e i Business Partner di Altegio sono tenuti a seguire le procedure di contabilità e rendicontazione stabilite per riflettere accuratamente ogni transazione e mantenere un sistema di controlli contabili interni e di tenuta dei registri e delle scritture contabili.

Tutte le transazioni e i pagamenti (compresi i regali) devono essere registrati in modo corretto, fedele e accurato sui libri contabili generali e su tutti i documenti di origine, comprese fatture, ricevute ed esborsi. Questi requisiti sono volti a prevenire la corruzione e la frode.

4. Responsabilità 

4.1 Responsabilità dei dipendenti

I dipendenti sono tenuti a:

• leggere, comprendere e rispettare la presente Politica e qualsiasi altro documento finalizzato alla sua attuazione;
• Dimostrare sempre etica, onestà e responsabilità e aspettarsi lo stesso dagli altri;
• Riferire qualsiasi domanda, dubbio o informazione su eventuali violazioni note o sospette di questa Politica attraverso i canali descritti nella Politica Speak Up;
• informare i partner commerciali dei requisiti di questa politica e applicare la politica di due diligence come parte delle loro mansioni.

4.2 Responsabilità dei supervisori

Oltre a quanto sopra, è responsabilità dei supervisori assicurarsi che i Dipendenti e i Partner commerciali seguano i requisiti e le linee guida stabilite in questa Politica e ricevano una formazione continua sui requisiti di questa Politica.

5. Libertà di notifica

Qualsiasi dipendente che sia a conoscenza o sospetti una violazione della presente Politica o un evento o una circostanza che suggerisca che un altro dipendente o partner commerciale abbia violato le leggi in materia di corruzione, concussione o frode, deve riferire tali informazioni in conformità con la Politica di Whistleblowing. I dipendenti e i partner commerciali possono segnalare le loro preoccupazioni in forma anonima (anche se si raccomanda di farlo in modo formale). Il modo in cui i dipendenti rispondono a questi problemi è fondamentale per la capacità di Altegio di prevenire la corruzione e le frodi e di mantenere i suoi principi etici e la sua reputazione aziendale. L'alta direzione di Altegio sosterrà pienamente qualsiasi Dipendente o Associato d'affari che si rifiuti di impegnarsi in atti di corruzione, concussione o frode o che riferisca in buona fede qualsiasi preoccupazione in conformità con la Politica di Whistleblowing. Le reazioni negative a seguito di una segnalazione in buona fede ai sensi della Politica di segnalazione dei problemi sono inaccettabili. I dipendenti e i partner commerciali non saranno penalizzati per aver effettuato una segnalazione in buona fede, anche se le loro preoccupazioni sono infondate, mentre coloro che consentono reazioni negative saranno soggetti ad azioni disciplinari.

6. Responsabilità in caso di mancata o errata esecuzione della presente polizza.

Qualora Altegio venga a conoscenza di violazioni della presente Politica, o di un evento o circostanza che indichi una violazione delle leggi in materia di corruzione, concussione o frode, verrà avviata un'indagine interna, coinvolgendo le forze dell'ordine e altre persone competenti, a seconda dei casi. Poiché Alegio può essere soggetta a sanzioni per il coinvolgimento dei suoi Dipendenti, delle sue controparti e di altri soggetti in attività di corruzione, saranno avviate indagini ufficiali per ogni ragionevole sospetto o caso di corruzione, nella misura consentita dalla legge applicabile. Le persone colpevoli di aver violato i requisiti della presente Politica possono essere ritenute disciplinarmente, amministrativamente, civilmente o penalmente responsabili su iniziativa di Altegio, delle forze dell'ordine o di altri soggetti nei modi e per i motivi previsti dalla legge, dai regolamenti locali e dai contratti di lavoro. Tutti i dipendenti e i partner commerciali sono responsabili dell'osservanza della presente Politica e degli altri documenti finalizzati alla sua attuazione. La mancata osservanza di questa Politica sarà motivo di azione disciplinare, fino al licenziamento o alla cessazione del rapporto di lavoro. Inoltre, le persone che violano le leggi in materia di corruzione e frode possono essere soggette a sanzioni civili o penali. Eventuali domande sulla Politica possono essere inviate via e-mail a [email protected].

7. Risultati attesi

Si prevede che, a seguito dell'attuazione della Politica anticorruzione di Altegio, i sistemi anticorruzione saranno migliorati, si formeranno meccanismi efficaci per prevenire le pratiche di corruzione e si ridurranno al minimo i rischi di coinvolgimento di Altegio e dei suoi dipendenti in attività di corruzione. L'attuazione della presente Politica anticorruzione mira ad accrescere la coscienza legale e civica dei dipendenti di Altegio, formando un atteggiamento negativo nei confronti delle pratiche di corruzione, coinvolgendo ciascun dipendente nell'attuazione delle misure di prevenzione della corruzione. Come risultato dell'attuazione delle misure della presente Politica anticorruzione, Altegio Europe KFT stabilirà sistemi efficaci di monitoraggio dei fattori di corruzione e di soppressione delle pratiche corruttive, che porteranno alla minimizzazione dei rischi di danni patrimoniali e reputazionali per Altegio.