Anti-corruption policy

3.1 Zákaz úplatkářství

Úplatkářství a korupce mohou mít mnoho podob: mohou být zjevné, jako jsou peněžní úplatky, nebo rafinovanější, jako jsou nabídky práce, provize a nadměrné dary nebo pohoštění. Abychom zajistili soulad se zákonem a těmito zásadami, vypracoval náš systém řízení boje proti úplatkářství následující pravidla a pokyny, které musí dodržovat všichni zaměstnanci a obchodní partneři Zaměstnancům a obchodním partnerům je zakázáno:

• • provádět, podporovat, nabízet nebo povolovat, slibovat, požadovat, souhlasit s přijetím, schvalovat a/nebo přijímat jakékoli platby, finanční nebo nefinanční výhody (přímo nebo nepřímo);
  • přímo nebo nepřímo (včetně zprostředkovatelů) slibovat, platit, dávat, převádět, nabízet nebo poskytovat hmotné nebo nehmotné věci v jakékoli formě veřejným činitelům z důvodů, které nejsou výslovně povoleny zákonem (např. zákonné a přiměřené platby poskytované veřejným činitelům za poskytnuté služby nejsou zakázány). Zaměstnanci a obchodní partneři musí být při komunikaci se státními úředníky vždy obezřetní;
  • přímo nebo nepřímo (včetně převodu prostřednictvím třetích osob) převádět hmotný nebo nehmotný majetek na děti, manžela/manželku, jiné nejbližší rodinné příslušníky nebo spolupracovníky státního úředníka nebo na jinou osobu, které státní úředník svěřil takový majetek k účelům, které nejsou výslovně stanoveny zákonem (a pokud zaměstnanci nebo obchodní partneři nabízejí převod hmotného nebo nehmotného majetku na takové osoby, i když je to výslovně stanoveno zákonem, musí přesto obdržet p
  • provádět pobídkové platby nebo úplatky jakéhokoli druhu, ledaže je taková platba nutná k zabránění ohrožení života nebo zdraví (za takových okolností musí být platba co nejdříve nahlášena orgánu dohledu a řádně vedena v příslušném primárním hlášení).
  • Některé správní poplatky nebo poplatky za zrychlené přezkoumání jsou přípustné a nebudou považovány za pobídkové poplatky, pokud jsou povoleny nebo výslovně vyžadovány místními právními předpisy. Nepřípustné jsou však platby, které jsou prováděny v souladu se zvyklostmi nebo kulturními zvyklostmi, které jsou v rozporu se zavedenými právními předpisy.

Výše uvedené zákazy platí bez ohledu na to, zda jsou prostředky společnosti Altegio použity k nabízení nebo přijímání úplatků, hmotných nebo nehmotných předmětů, a bez ohledu na to, zda jsou slíbeny, poskytnuty nebo nabídnuty přímo nebo nepřímo prostřednictvím třetích stran (např. zástupců, konzultantů, manažerů prodeje, distributorů, prodejců a subdodavatelů). Pokud je úplatek požadován nebo žádán, musí Zaměstnanec nebo Spolupracovník:

• odmítnout zaplatit nebo poskytnout úplatek a vysvětlit, že společnost Altegio takové platby ani poskytování nepatřičných výhod za žádných okolností neprovádí, protože jsou v rozporu s ustanoveními platných právních předpisů, zásadami a pokyny obchodní etiky společnosti Altegio a interními předpisy;
• vysvětlit, že toto zproštění je konečné;
• nepoužívat neverbální komunikační prostředky, včetně gest a postojů, a nedávat žádné náznaky, které by naznačovaly, že chápe jednání, které je v rozporu s těmito zásadami;
• V případě zaměstnance informujte svého nadřízeného, v případě obchodního partnera kontaktní osobu ve společnosti Altegio, která je povinna informovat vašeho nadřízeného.
• v případě partnera nebo osoby zastupující společnost Altegio vysvětlit, že nejsou oprávněni provádět platby nebo poskytovat jiné výhody jménem společnosti Altegio a že vztah s nimi bude ukončen, pokud bude taková platba provedena nebo výhoda poskytnuta.

3.2 Nepřípustnost podvodu

Podvody mohou mít mnoho podob. Může například zahrnovat falšování faktur, finančních výkazů nebo informací o zásobách, uvádění nepravdivých údajů o výdajích a podvodné transakce.

Všichni zaměstnanci a obchodní partneři jsou povinni:

• neúčastnit se (přímo či nepřímo) podvodů ani k nim jinak nepřispívat;
• chránit majetek společnosti Altegio a užívat jej věrně a s péčí a
• Porozumět interním řídicím a kontrolním mechanismům a znát a dodržovat postupy týkající se vaší práce, které mají snížit riziko spáchání podvodu.

3.3 Výdaje, dary a dotace Veškeré výdaje (včetně pohoštění a zábavy), dary a příspěvky musí:

• sloužit k legitimnímu obchodnímu účelu, který přímo souvisí s podnikáním společnosti Altegio, svou povahou a náklady odpovídat průmyslovým standardům v místě předání nebo přijetí a být přiměřené a vhodné. Náklady se mohou v jednotlivých zemích nebo regionech lišit, takže byste si vždy měli být vědomi rizika, že i malý výdaj v jednom místě nemusí být v jiném místě přijatelný;
• nejsou přípustné, pokud by mohly být považovány za úplatky;
• nestavět vás ani společnost Altegio do nejisté nebo obtížné situace;
• nesmí být použity k nevhodnému ovlivnění nebo pokusu o nevhodné ovlivnění vás nebo kohokoli jiného s cílem neoprávněně získat nebo udržet si obchod nebo jakoukoli výhodu;
• nesmí být nabídnuta nebo přijata od osoby nebo organizace, která má pověst nečestného, neetického nebo nezákonného jednání;
• nesmí být nabízeny ani přijímány žádnou stranou, s níž se Altegio účastní veřejných soutěží nebo nabídkových řízení;
• být ad hoc nebo zřídka;
• nevede ke střetu zájmů;
• neporušují žádné zásady, místní zákony, pravidla nebo předpisy, které se vztahují na vás nebo na osobu, která je poskytuje nebo přijímá. Ověření této skutečnosti je vaší povinností;
• být předem písemně schválen svým nadřízeným před uskutečněním, nákupem nebo přijetím výdaje, daru nebo příspěvku, pokud jeho hodnota přesahuje $100 nebo ekvivalentní částku v jiné měně, ale všechny výdaje týkající se státních zaměstnanců musí být schváleny bez ohledu na hodnotu (viz níže);
• musí být doloženy účtenkami, šeky (pokud je to možné) a musí být včas a úplně zaznamenány v příslušném primárním výkaznictví Altegio v souladu s platnými právními a účetními požadavky. Dary by nikdy neměly být poskytovány v hotovosti nebo v jejich ekvivalentu (např. dárková karta). Veškeré dary nebo pohoštění přijaté od veřejných činitelů nebo jim nabízené (pokud to platné právní předpisy umožňují) musí (bez ohledu na hodnotu) podléhat předchozímu písemnému schválení vedoucím pracovníkem. Pro upřesnění, předměty malé hodnoty (nepřesahující $10 nebo ekvivalentní částku v jiné měně) určené k reklamě (které mají obvykle vytištěné logo společnosti Altegio nebo obchodního partnera) se nepovažují za dary a mohou být poskytnuty Veřejným činitelům bez předchozího schválení za předpokladu, že slouží k legitimním obchodním účelům a jsou řádně zaznamenány v účetních knihách a záznamech společnosti Altegio. Charitativní dary externím organizacím nesmí být použity k ovlivňování nákupních rozhodnutí zákazníků, státních úředníků nebo třetích stran za účelem získání obchodních nebo jiných výhod. Charitativní dary mohou být poskytovány pouze registrovaným charitativním organizacím a musí být řádně zaznamenány v účetních knihách a záznamech společnosti Altegio.

3.4 Politické příspěvky, lobbování, komerční sponzorství a provize

Jakékoli politické příspěvky, komerční sponzorství nebo provize nesmí být nikdy použity jako úplatky a nesmí vést k žádným obchodním výhodám pro společnost Altegio. Všechny takové platby, pokud jsou povoleny příslušnými právními předpisy, musí být řádně zaznamenány v příslušných účetních knihách a záznamech společnosti Altegio.

Bez předchozího písemného souhlasu manažera nesmíte poskytovat politické příspěvky ani se účastnit lobbistických aktivit.

Jakákoli politická činnost, kterou vyvíjíte pro osobní účely, musí být prováděna odděleně od společnosti Altegio. Nesmíte odkazovat na zdroje společnosti Altegio ani je používat.

Veškeré platby komerčního sponzoringu a provize musí mít formu právně závazné smlouvy a musí být zaznamenány v příslušných účetních knihách a záznamech. Tyto platby musí být předem písemně schváleny manažerem, a to bez ohledu na jejich výši.

3.5 Střet zájmů

Zaměstnanci a obchodní partneři by se měli snažit vyhýbat jakýmkoli vztahům, vlivům nebo činnostem, které by mohly nepříznivě ovlivnit jejich schopnost vykonávat svou práci nebo činit spravedlivá, objektivní a vhodná rozhodnutí v nejlepším zájmu společnosti Altegio. Nepříznivě mohou být ovlivněny obchodní transakce se spřízněnými osobami, jako jsou například manželé, děti, rodiče a další osoby, které mají blízké osobní vztahy. V případě střetu zájmů jsou zaměstnanci a obchodní partneři povinni:

• Před uzavřením jakékoli obchodní transakce neprodleně nahlaste situaci vedoucímu;
• Provedení jakéhokoli opatření požadovaného manažerem k vyřešení střetu zájmů.

3.6 Primární hlášení

Zaměstnanci a obchodní partneři společnosti Altegio jsou povinni dodržovat zavedené účetní a výkaznické postupy, aby přesně odráželi každou transakci, a udržovat systém interních účetních kontrol a vedení záznamů v účetních knihách a záznamech.

Všechny transakce a platby (včetně darů) musí být řádně, věrně a přesně zaznamenány v hlavní knize a ve všech zdrojových dokladech, včetně faktur, stvrzenek a výdajů. Tyto požadavky mají zabránit úplatkářství a podvodům.

4. Odpovědnosti 

4.1 Povinnosti zaměstnanců

Zaměstnanci jsou povinni:

• přečíst si tyto zásady a veškeré další dokumenty určené k jejich provádění, porozumět jim a dodržovat je;
• Vždy se chovejte eticky, čestně a zodpovědně a totéž očekávejte od ostatních;
• Předávat jakékoli dotazy, obavy nebo informace o známém nebo podezřelém porušení těchto zásad prostřednictvím kanálů popsaných v zásadách Speak Up;
• informovat obchodní partnery o požadavcích této politiky a uplatňovat politiku náležité péče v rámci svých pracovních povinností.

4.2 Odpovědnost nadřízených

Kromě výše uvedeného je povinností nadřízených zajistit, aby zaměstnanci a obchodní partneři dodržovali požadavky a pokyny stanovené v této politice a aby byli průběžně školeni o požadavcích této politiky.

5. Svoboda oznamování

Každý zaměstnanec, který ví nebo má podezření na porušení těchto zásad nebo na událost či okolnost, která naznačuje, že jiný zaměstnanec nebo obchodní partner porušil zákony o úplatkářství, korupci nebo podvodu, musí tyto informace oznámit v souladu se zásadami oznamování. Zaměstnanci a obchodní partneři mohou nahlásit podezření anonymně (doporučuje se však učinit tak formálně). Způsob, jakým Zaměstnanci na tyto problémy reagují, má zásadní význam pro schopnost společnosti Altegio předcházet Úplatkářství, Korupci a Podvodům a udržovat její etické zásady a dobrou pověst podniku. Vrcholové vedení společnosti Altegio bude plně podporovat každého zaměstnance nebo obchodního partnera, který se odmítne podílet na úplatkářství, korupci nebo podvodu nebo který v dobré víře oznámí jakékoli obavy v souladu se zásadami oznamování. Negativní reakce po oznámení v dobré víře podle Zásad oznamování problémů jsou nepřijatelné. Zaměstnanci a obchodní partneři nebudou za hlášení v dobré víře postihováni, a to ani v případě, že jejich obavy jsou neopodstatněné, a ti, kteří se dopustí negativních reakcí, budou vystaveni disciplinárnímu řízení.

6. Odpovědnost za neplnění (nesprávné plnění) této pojistné smlouvy

Pokud se společnost Altegio dozví o jakémkoli porušení těchto zásad nebo o události či okolnosti naznačující porušení jakéhokoli zákona o úplatkářství, korupci nebo podvodu, bude zahájeno interní vyšetřování, do kterého budou zapojeny orgány činné v trestním řízení a případně další kompetentní osoby. Vzhledem k tomu, že společnost Alegio může být vystavena sankcím za zapojení svých Zaměstnanců, protistran a dalších osob do korupčních aktivit, bude u každého důvodného podezření nebo případu korupce zahájeno oficiální vyšetřování v rozsahu povoleném příslušnými právními předpisy. Osoby, které se dopustí porušení požadavků těchto zásad, mohou být z podnětu společnosti Altegio, orgánů činných v trestním řízení nebo jiných osob pohnány k disciplinární, správní, občanskoprávní nebo trestní odpovědnosti způsobem a na základě zákonů, místních předpisů a pracovních smluv. Všichni zaměstnanci a obchodní partneři jsou odpovědni za dodržování těchto zásad a dalších dokumentů určených k jejich provádění. Nedodržení těchto Zásad bude důvodem k disciplinárnímu řízení, a to až do ukončení pracovního poměru nebo ukončení obchodního vztahu. Kromě toho mohou být osoby, které poruší zákony o úplatkářství, korupci nebo podvodu, vystaveny občanskoprávním nebo trestněprávním sankcím. Jakékoli dotazy týkající se těchto zásad můžete zasílat e-mailem na adresu [email protected].

7. Očekávané výsledky

Očekává se, že v důsledku zavedení protikorupční politiky společnosti Altegio se zlepší protikorupční systémy, vytvoří se účinné mechanismy prevence korupčního jednání a minimalizují se rizika zapojení společnosti Altegio a jejích zaměstnanců do korupčních aktivit. Cílem provádění této Protikorupční politiky je zvýšit právní a občanské vědomí zaměstnanců společnosti Altegio formováním negativního postoje ke korupčním praktikám a zapojením každého zaměstnance do realizace opatření k prevenci korupce. V důsledku realizace opatření této Protikorupční politiky zavede společnost Altegio Europe KFT účinné systémy monitorování korupčních faktorů a potlačování korupčního jednání, což povede k minimalizaci rizik poškození majetku a dobré pověsti společnosti Altegio.