AutoPayroll автоматически рассчитывает зарплату сотрудников по данным из Altegio. Сервис получает информацию о визитах, оказанных услугах, продажах товаров, депозитах, чаевых и финансовых операциях, после чего формирует расчётные ведомости.
Сервис подходит салонам красоты, клиникам, барбершопам, фитнес-центрам, автосервисам и другим компаниям, которые работают с записями клиентов в Altegio.
AutoPayroll рассчитывает зарплату и формирует документы, но не хранит и не переводит деньги. Выплату сотрудникам компания проводит самостоятельно через свой банк.
Возможности AutoPayroll
После подключения сервис может:
• синхронизировать данные из Altegio в реальном времени
• рассчитывать зарплату по индивидуальным условиям сотрудников
• учитывать услуги, товары, депозиты и чаевые
• учитывать оклад, процент, дневную или часовую ставку
• рассчитывать минимальную гарантию и выплаты по порогам выручки
• учитывать жильё, авансы, бонусы, штрафы и другие корректировки
• формировать ведомости для сотрудников
• организовать проверку и согласование расчётов
• фиксировать подпись сотрудника со временем и устройством
• формировать PDF-отчёты и банковские файлы
• показывать долю фонда оплаты труда в обороте
• контролировать ошибки, неподписанные ведомости и невыплаченные суммы
• разграничивать доступ по ролям
Какие данные поступают из Altegio
После подключения AutoPayroll получает только те данные, которые необходимы для расчёта зарплаты:
• записи и визиты клиентов
• оказанные услуги
• продажи товаров
• продажи и использование депозитов
• финансовые операции
• чаевые
• список сотрудников
• параметры сотрудников
• рабочие графики
Данные продолжают синхронизироваться автоматически. При изменении визита, оплаты или продажи расчёт может быть обновлён без повторного ручного ввода.
Корректность итоговой ведомости зависит от того, насколько правильно заполнены визиты, оплаты, сотрудники и финансовые операции в Altegio.
Подключение AutoPayroll
Для подключения необходим действующий аккаунт Altegio с настроенным филиалом.
- Откройте страницу AutoPayroll в Altegio в разделе “Интеграции” или перейдите по прямой ссылке https://app.alteg.io/e/mp_1826_autopayroll/
- Нажмите кнопку подключения приложения.
- Подтвердите доступ AutoPayroll к данным филиала.
- Откройте письмо с активационной ссылкой.
- Создайте пароль владельца.
- Пройдите первоначальную настройку.
- Проверьте импортированных сотрудников, валюту, часовой пояс и правила расчёта.
Если приложение уже было подключено, но активация не завершена, вернитесь на страницу AutoPayroll в Altegio и нажмите «Продолжить».
Само подключение занимает около пяти минут. Настройка условий сотрудников может занять дополнительное время, особенно если в компании используются разные схемы оплаты.
Первоначальная настройка
После подключения рекомендуется проверить следующие параметры.
Филиал
В настройках филиала указываются:
• валюта расчёта
• часовой пояс
• налоги
• НДС
• дополнительный сервисный сбор
• комиссия банка с чаевых по карте
• стандартный процент с продажи товаров
• стандартный процент с продажи депозитов
• целевая доля фонда оплаты труда в обороте
• пороги предупреждений и критических отклонений
AutoPayroll поддерживает более 140 валют. Валюта определяется при подключении, но её можно изменить в настройках филиала.
Сотрудники
Список сотрудников поступает из Altegio автоматически. Для каждого сотрудника необходимо проверить:
• имя и идентификатор
• статус сотрудника
• должность или категорию
• филиал
• наличие доступа в AutoPayroll
• индивидуальные условия оплаты
• дату начала действия условий
Категории сотрудников используются в аналитике. Например, можно разделить фонд оплаты труда между специалистами, администраторами и колл-центром.
Условия оплаты
AutoPayroll позволяет настроить индивидуальную схему для каждого сотрудника:
• процент с услуг
• фиксированный месячный оклад
• дневную ставку
• часовую ставку
• смешанную схему
• минимальную гарантированную выплату
• процент после достижения заданной выручки
• процент с продажи товаров
• процент с продажи депозитов
• оплату переработок
• план рабочих дней или часов
• доплату или удержание за жильё
Условия сохраняются с датой начала действия. Это позволяет менять правила оплаты, не искажая расчёты за предыдущие периоды.
Как рассчитывается зарплата
AutoPayroll сопоставляет операции из Altegio с сотрудником и применяет его условия оплаты.
В расчёте могут участвовать:
• оборот по услугам
• процент сотрудника
• фиксированная часть зарплаты
• отработанные дни или часы
• продажи товаров
• продажи депозитов
• чаевые наличными и по карте
• банковская комиссия с чаевых
• налоги и сервисные сборы
• минимальная гарантия
• жильё
• бонусы
• штрафы
• авансы
• перенос задолженности
• ручные корректировки
В ведомости отображаются начисления, удержания, уже выданные суммы и остаток к выплате. Каждую составляющую можно проверить отдельно.
При использовании нестандартной схемы рекомендуется сделать контрольный расчёт за один период и сравнить результат с действующими правилами компании.
Работа с ведомостями
Раздел «Ведомости» содержит расчёт по каждому сотруднику за выбранный месяц.
Для сотрудника могут отображаться:
• оборот
• процент или ставка
• начисление за услуги
• комиссия с товаров
• комиссия с депозитов
• чаевые
• жильё
• бонусы и другие доплаты
• штрафы и удержания
• авансы
• ранее выплаченные суммы
• итоговая сумма к выплате
• статус ведомости
• комментарии
Также сервис показывает статус проверки:
• ожидает проверки бухгалтера
• проверено бухгалтером
• отправлено владельцу
• одобрено владельцем
• отправлено сотруднику
• подписано сотрудником
• зарплата отправлена
• выплата завершена
Проверка и согласование
Расчёт можно последовательно проверить перед выплатой.
Рекомендуемый процесс:
- Бухгалтер проверяет начисления, комиссии, чаевые и удержания.
- При обнаружении расхождения добавляет комментарий или создаёт обращение.
- Владелец проверяет итоговые суммы.
- Владелец одобряет ведомости.
- Ведомости отправляются сотрудникам.
- Сотрудники проверяют и подписывают свои ведомости.
- Компания формирует банковский файл и проводит выплату.
- Ответственный пользователь отмечает зарплату как отправленную или выплаченную.
Перед закрытием месяца AutoPayroll проверяет:
• одобрены ли ведомости владельцем
• подписаны ли ведомости сотрудниками
• отправлена ли зарплата
• отмечены ли выплаты
• завершена ли синхронизация с Altegio
Критические незавершённые действия отображаются в блоке контроля.
Подпись сотрудника
Сотрудник получает доступ только к собственной ведомости. Он может посмотреть начисления, удержания и итоговую сумму, после чего подтвердить документ.
При подписании фиксируются время и устройство. Подписанные ведомости можно найти в разделе «Архив подписей».
Подпись в AutoPayroll помогает зафиксировать факт ознакомления сотрудника с расчётом. Юридический статус такой подписи зависит от законодательства страны и внутренних документов компании.
Кассовые операции и корректировки
В разделе кассы можно работать с операциями, которые влияют на расчёт сотрудника:
• аванс
• бонус
• штраф
• депозит
• выплата наличными
• другие корректировки
Операции можно просматривать по сотруднику и дате. Также предусмотрен отчёт по кассе за день.
Все ручные изменения рекомендуется сопровождать комментарием. Это упрощает последующую проверку и помогает определить причину расхождения.
Отчёты и выгрузки
AutoPayroll позволяет формировать:
• общую ведомость в PDF
• отдельную ведомость сотрудника в PDF
• архив ведомостей сотрудников
• отчёт по выбранному периоду
• отчёт по подписям
• CSV-файл
• банковский файл WPS
• WPS SIF для поддерживаемых банковских процессов
Доступные форматы могут зависеть от страны, настроек филиала и банка.
После формирования банковского файла его необходимо проверить и загрузить в интернет-банк. AutoPayroll не отправляет деньги и не выполняет банковскую операцию самостоятельно.
Аналитика владельца
Владелец получает сводную информацию по филиалу или компании:
• оборот по услугам
• продажи товаров и депозитов
• общий фонд оплаты труда
• долю зарплаты в обороте
• сумму к выплате
• количество сотрудников
• среднюю выплату
• распределение фонда по категориям сотрудников
• сотрудников с наибольшими начислениями
• структуру выплат
• показатели по филиалам
Можно задать целевую, предупреждающую и критическую долю зарплаты в обороте. Это помогает увидеть, когда расходы на персонал выходят за установленные границы.
Риски и контроль
Раздел «Риски и контроль» помогает находить незавершённые действия и проблемы в данных.
Сервис может показать:
• сотрудников без категории
• отсутствующий план рабочих дней
• неподписанные ведомости
• ведомости без одобрения
• неотмеченные выплаты
• ошибки синхронизации
• устаревшие данные
• дублирующиеся операции
• просроченные переводы
• ошибки перерасчёта
Проверка рисков не заменяет контроль бухгалтера. Перед выплатой работодатель должен самостоятельно подтвердить правильность исходных данных и итоговых сумм.
Роли пользователей
Владелец
Видит общую картину по компании:
• фонд оплаты труда
• долю зарплаты в обороте
• ведомости всех сотрудников
• аналитику и риски
• настройки филиала
• пользователей и права доступа
• историю действий
• одобрение расчётов
• отчёты и банковские файлы
Менеджер
Работает с операционными показателями филиала:
• команда
• рабочие графики
• ежедневные показатели
• ведомости в рамках доступного филиала
• согласование и комментарии
Конкретные права менеджера могут настраиваться владельцем.
Бухгалтер
Проверяет расчёты:
• начисления за услуги
• товары и депозиты
• чаевые
• бонусы и удержания
• итоговую сумму
• статусы ведомостей
• отчёты и закрытие периода
Кассир
Работает с ежедневными финансовыми операциями:
• авансами
• бонусами
• штрафами
• депозитами
• выплатами
• отчётом кассы за день
Сотрудник
Видит только собственные данные:
• личную ведомость
• детализацию расчёта
• комментарии
• статус выплаты
• историю своих ведомостей
• кнопку подтверждения и подписи
Сотрудник не видит зарплаты коллег.
Доступ и безопасность
AutoPayroll использует ролевое разграничение доступа. Проверка прав выполняется на стороне сервера, данные разных компаний изолированы.
На экране входа доступны пароль и, при соответствующей настройке устройства, вход с Face ID или другим ключом доступа.
Заявленные меры защиты:
• передача данных через HTTPS/TLS
• хранение паролей в виде криптографических хешей
• изоляция данных компаний
• журнал действий пользователей
• функциональные cookies без рекламного отслеживания
• отсутствие передачи данных рекламным платформам
Для хранения данных используются Supabase и PostgreSQL, для размещения сервиса используется Railway. Технический журнал входящих уведомлений Altegio хранится не более трёх месяцев.
После отключения интеграции новые данные перестают поступать. Для удаления ранее полученных данных необходимо обратиться в поддержку.
Оплата сервиса
AutoPayroll предоставляет 14 дней бесплатного доступа без привязки карты. После завершения пробного периода кабинет переходит в режим просмотра, пока пользователь не оформит подписку. Синхронизация и хранение данных при этом продолжаются.
На момент подготовки статьи доступны следующие тарифы:
• Mini, 39 USD в месяц за филиал, до 6 сотрудников
• Start, 99 USD в месяц за филиал, до 15 сотрудников
• Pro, 149 USD в месяц за филиал, без ограничения сотрудников
• Network, 149 USD за первый филиал и 89 USD за каждый дополнительный филиал
При годовой оплате заявлена скидка 20%. Налоги добавляются при оформлении подписки с учётом страны покупателя.
Платежи обрабатывает Paddle. AutoPayroll не получает и не хранит данные банковской карты.
Актуальную стоимость рекомендуется проверять на сайте AutoPayroll.
Важные ограничения
• AutoPayroll не является банком и не переводит зарплату сотрудникам.
• Итоговый расчёт зависит от правильности данных в Altegio и условий сотрудников.
• Работодатель обязан проверить ведомости перед выплатой.
• Сервис не заменяет бухгалтера и не гарантирует соответствие расчёта местному законодательству без корректной настройки налогов и правил компании.
• После изменения данных в Altegio необходимо дождаться завершения синхронизации.
• Возможность использования WPS и других банковских форматов зависит от требований конкретной страны и банка.
Поддержка
По вопросам подключения, настройки и работы сервиса можно написать на адрес [email protected].
Полезные ссылки:
• Сайт AutoPayroll
• Подключение через Altegio
• Демонстрационная версия
• Политика конфиденциальности
• Условия использования