Role i prawa dostępu członków zespołu

W Altegio właściciel i kierownik decydują, kto może przeglądać i zmieniać dane w systemie (klientów, wizyty, kasę, grafiki i tak dalej). Po zmianie logiki abonamentu (model „płatnych uprawnień”) status abonamentowy członka zespołu zależy od tego, co może zrobić w systemie — a nie od nazwy jego stanowiska.

Dobrze ustawiony dostęp pozwala zespołowi pracować bez przeszkód i jednocześnie chroni wrażliwe dane firmy.

Kluczowe pojęcia

Członek zespołu podlegający rozliczeniu (liczony w abonamencie). Członek zespołu jest płatny, jeśli spełnia co najmniej jeden warunek:

• świadczy usługi i ma przypisany harmonogram pracy;
• jego rola zawiera jakiekolwiek uprawnienia do edycji.

Członek zespołu niewliczany do opłat (nie zajmuje miejsca w abonamencie). Członek zespołu jest bezpłatny, jeśli:

• nie ma harmonogramu pracy;
• ma dostęp tylko do odczytu (bez uprawnień do tworzenia, edycji i usuwania).

Role członków zespołu. Altegio ma 8 rol z gotowym zestawem uprawnień, żeby szybciej to ustawić:

• Menedżer systemu — zarządzanie zespołem i licencją (dostęp bezpłatny);
• Tylko podgląd — dostęp tylko do odczytu, bez uprawnień do edycji (dostęp bezpłatny);
• Właściciel — pełny dostęp;
• Kierownik — zarządza lokalizacją;
• Recepcjonista — pracuje z wizytami i płatnościami;
• Call center — pomaga klientom i umawia wizyty;
• Księgowy — wynagrodzenia i finanse;
• Specjalista — świadczy usługi i ma dostęp do swojego grafiku.

Gdzie zarządzać rolami i dostępem

Rolami, prawami dostępu i tym, czy dana osoba jest liczona w abonamencie, zarządzasz w Zespół > Lista członków zespołu. Konkretnie możesz tu:

• dodać nowego członka zespołu;
• przypisać poziom dostępu;
• usunąć i zwolnić członka zespołu;
• przenieść dostęp z jednej osoby na drugą;
• szukać i filtrować zespół;
• zobaczyć przy każdej osobie: harmonogram, rezerwację online, usługi, rolę i status abonamentowy;
• otworzyć kartę członka zespołu, żeby przypisać usługi, ustawić dostępność w rezerwacji online, zasady naliczania wynagrodzeń, harmonogram pracy, powiadomienia, prawa dostępu i ustawienia dodatkowe.

Dodawanie nowego członka zespołu

1. Kliknij Dodaj członka zespołu w lewym górnym rogu.

2. W oknie dodawania uzupełnij:

• Imię;
• Specjalizacja (na przykład kosmetolog) — widzą ją klienci w rezerwacji online.

3. W sekcji Ustawienia członka zespołu wybierz jedną opcję:

Członek podlegający rozliczeniu. Wybierz, jeśli osoba będzie w grafiku i/lub potrzebuje uprawnień do edycji. Następnie włącz Dostęp do Altegio, jeśli ma się logować (jej faktyczny dostęp zależy od przypisanych uprawnień). Podaj numer telefonu albo adres e-mail, na który trafi zaproszenie, i ustaw rolę.

Ważne

Bez podłączonego agregatora SMS zaproszenie na numer telefonu nie dojdzie. W takiej sytuacji podaj adres e-mail.

Członek zespołu niewliczany do opłat. Wybierz, jeśli osoba nie pracuje w grafiku i potrzebuje tylko podglądu danych i/lub zarządzania zespołem i abonamentem. Nie zajmie miejsca w abonamencie. Następnie włącz Dostęp do Altegio, jeśli ma się logować, podaj numer telefonu albo adres e-mail dla zaproszenia i ustaw rolę.

Członkowi zespołu niewliczanemu do opłat można przypisać jedną z dwóch rol: Tylko podgląd albo Menedżer systemu.

4. Kliknij Zapisz.

Więcej o dodawaniu nowej osoby znajdziesz w artykule Dodawanie członków zespołu.

Dostęp do systemu i rola dla istniejącego członka zespołu

1. Otwórz kartę członka zespołu i przejdź na zakładkę Dostęp.
2. W sekcji Dostęp do systemu:

• włącz Przyznaj dostęp do systemu;
• uzupełnij Email i Numer telefonu — służą do logowania do konta.

Ważne

Bez podłączonego agregatora SMS zaproszenie na numer telefonu nie dojdzie — podaj wtedy adres e-mail.

Jeśli pomylisz adres e-mail albo numer telefonu, lub przyznasz dostęp niewłaściwej osobie, zaproszenie można odwołać przyciskiem odwołania zaproszenia.

Jeśli członek zespołu nie dostał wiadomości z zaproszeniem, wyślij je ponownie przyciskiem ponownego wysłania zaproszenia.

A jeśli osoba została zaproszona, ale jeszcze nie przyjęła zaproszenia, możesz skopiować link do zaproszenia i przesłać go ręcznie.

Link do zaproszenia skopiujesz też wprost z Listy członków zespołu — tam również widać przypisaną rolę.

3. W sekcji Prawa dostępu wybierz rolę z listy rozwijanej.

Dostępne szablony rol:

• Menedżer systemu — zarządzanie zespołem i opłacanie licencji;
• Tylko podgląd — dostęp tylko do odczytu, bez uprawnień do edycji;
• Właściciel — pełny dostęp;
• Kierownik — zarządza lokalizacją;
• Recepcjonista — pracuje z wizytami i płatnościami;
• Call center — pomaga klientom i umawia wizyty;
• Księgowy — wynagrodzenia i finanse;
• Specjalista — świadczy usługi i ma dostęp do swojego grafiku.

Ważne

Każda rola ma gotowy zestaw uprawnień. Możesz go poprawić na liście poniżej — odznacz to, czego nie potrzebujesz.

Jeśli wybierzesz rolę, która zawiera jakiekolwiek uprawnienia do edycji, ta osoba zostanie policzona w abonamencie.

Role bezpłatne: Tylko podgląd i Menedżer systemu.

Jeśli członek zespołu świadczy usługi, to nawet z bezpłatną rolą będzie liczony w abonamencie.

4. Żeby nadać albo odebrać uprawnienia dla całej roli, kliknij ··· na zakładce Dostęp i wybierz potrzebną opcję.

5. Żeby nadać albo odebrać wszystkie uprawnienia w sekcji, użyj przełącznika.

6. Żeby dodać uprawnienia dodatkowe, kliknij strzałkę po prawej stronie przełącznika, a potem wiersz z uprawnieniami dodatkowymi. Wybierz potrzebne opcje albo zaznacz je na rozwiniętej liście.

7. Żeby nadać albo odebrać uprawnienia w jednej sekcji, kliknij ··· obok jej nazwy i wybierz potrzebną opcję.

8. Kliknij Zapisz.

Kopiowanie uprawnień

Żeby nie ustawiać tych samych uprawnień kilka razy, możesz je skopiować od innej osoby. Działa to i przy wysyłaniu zaproszenia, i dla kogoś, kto jest już w lokalizacji.

Jak skopiować uprawnienia:

1. Wejdź w Zespół > Lista członków zespołu albo w Rozliczenia > Subskrypcja > Zarządzaj.
2. Kliknij imię członka zespołu albo jego rolę i otwórz zakładkę Dostęp.
3. W sekcji Prawa dostępu kliknij Kopiuj uprawnienia.

4. Wybierz z listy osobę, której uprawnienia chcesz skopiować (możesz skorzystać z wyszukiwania), i kliknij Zastosuj.

Skopiowane uprawnienia zostaną przypisane wybranej osobie.

Edycja roli i uprawnień w Rozliczeniach

Role i prawa dostępu możesz też edytować w Rozliczenia > Subskrypcja. Jeśli ktoś został wcześniej zaproszony, ale nie ma przypisanej roli, nadasz ją również tutaj:

1. W Rozliczenia > Subskrypcja kliknij Zarządzaj.

2. Otworzy się lista całego zespołu. Kliknij imię osoby, której rolę albo uprawnienia chcesz zmienić — system otworzy jej kartę w sekcji Zespół.

3. W karcie przejdź na zakładkę Dostęp.
4. Dalej postępuj tak, jak opisano wyżej w tym artykule.

Status abonamentowy członka zespołu

W sekcji Zespół, w kolumnie Licencja, widać, czy dana osoba jest liczona w abonamencie. Są dwa statusy:

• Płatny — członek zespołu jest liczony w abonamencie;
• Darmowy — nie jest liczony w abonamencie.

Jeśli wyczerpałeś limit osób w abonamencie, zwiększysz go w Rozliczenia > Subskrypcja. Szczegóły w artykule How to add additional team members to your plan.

Zmiana statusu abonamentowego

Na liście zespołu otwórz Ustawienia członka zespołu (okno z licznikiem abonamentu) i wybierz: Członek podlegający rozliczeniu albo Członek zespołu niewliczany do opłat. Kliknij Zapisz.

Jeśli przełączasz kogoś na niewliczanego do opłat, upewnij się, że:

• nie jest w grafiku;
• nie ma żadnych uprawnień do edycji — inaczej znowu stanie się płatny.

Zwolnienie, usunięcie, przeniesienie dostępu

Żeby zwolnić osobę, usunąć ją albo przenieść dostęp na kogoś innego:

1. Na liście zespołu otwórz menu ··· na końcu wiersza.

• Zwolnij — gdy osoba przestaje z Tobą pracować. Dostęp zostaje wyłączony, a ona sama oznaczona jako zwolniona.
• Usuń — usuwa osobę z listy lokalizacji (używaj ostrożnie).
• Przypisz dostęp innemu członkowi zespołu — użyj, jeśli chcesz przenieść dostęp i uprawnienia z jednej osoby na drugą: na przykład gdy przez pomyłkę powstał duplikat karty albo gdy ktoś nowy zastępuje poprzednią osobę.

W oknie przenoszenia dostępu:

1. Wybierz członka zespołu bez dostępu — czyli osobę, która ma otrzymać dostęp. Do wyboru są tylko osoby, które nie mają obecnie dostępu do systemu.

2. Usuń źródłowego członka zespołu po przeniesieniu — włącz, jeśli osoba, od której przenosisz dostęp, ma zostać usunięta. Dzięki temu nie zostaną duplikaty.
3. Potwierdź przyciskiem przeniesienia dostępu.

Podpowiedzi

Jeśli ktoś ma pracować z wizytami, płatnościami i klientami — prawie zawsze będzie płatny.

Jeśli ktoś ma tylko przeglądać raporty i wskaźniki — daj Tylko podgląd i status niewliczany do opłat (bez grafiku).

Jeśli ktoś ma tylko zarządzać zespołem i abonamentem (bez grafiku) — daj Menedżera systemu.

Jeśli abonament ogranicza liczbę osób w zespole, dodanie kolejnej może wymagać zwiększenia limitu.