Objednávkový systém pro salon se nevybírá podle žebříčků: vybírá se podle vašeho kalendáře, vašich klientek a vašeho rozpočtu. Níže je postup na jeden večer a jeden zkušební týden: seznam požadavků z vlastního provozu, přepočet ceníků na vaše rezervace a checklist, který ukáže slabiny systému dřív, než mu svěříte klientky
Ve zkratce
- Vybírejte podle svého provozu, ne podle žebříčků: deset otázek o vašem salonu promění seznam funkcí v seznam požadavků a škrtne půlku trhu za večer
- Přepočítejte každý ceník na své rezervace: salon s 200 rezervacemi měsíčně vyčerpá limit zdarma verze za pár dní a SMS připomínky se často platí zvlášť kredity
- Jedna provize marketplace stojí víc než měsíc předplatného: až 40 % z návštěvy za 600 Kč je 240 Kč, vlastní rezervační kanál provizi neplatí
- Data klientek jsou vaše, jen když jdou exportovat: ověřte export do tabulky a jasnou odpověď, co se stane s databází po konci předplatného
Objednávkový systém, nebo rezervační: pro salon je to totéž
Pod pojmem objednávkový systém se prodává ledacos: restauracím systémy objednávek jídla, e-shopům správa objednávek zboží, úřady tak říkají svým pořadníkům na přepážky. Pokud vedete salon, hledáte totéž, co se jinde jmenuje rezervační systém: online kalendář, do kterého se klientky objednávají samy a který hlídá časy, připomínky a platby.
Slova se liší, práce je stejná. Proto v textu obě označení střídáme a rezervační systémy porovnáváme podle toho, co umí pro salon, ne podle názvu kategorie.
Proč salon takový systém vůbec potřebuje, jsme spočítali v pěti číslech: zhruba třetina rezervací vzniká, když máte zavřeno, a jedno no-show denně stojí 12 000 Kč měsíčně. Tenhle text řeší další krok: jak z desítek systémů na trhu vybrat ten váš
Sepište si požadavky dřív, než otevřete první ceník
Nejčastější chyba při výběru: otevřít tři weby dodavatelů a porovnávat, kdo má delší seznam funkcí. Seznam funkcí ale nic neříká o tom, které z nich váš salon reálně použije. Otočte to: nejdřív odpovězte na deset otázek o vlastním provozu, teprve pak se dívejte do ceníků.
- Kolik křesel a kolik lidí bude v kalendáři, teď a za rok?
- Pracuje tým na pevné směny, nebo na klouzavý rozvrh?
- Odkud klientky přicházejí: Instagram, Google, doporučení, průchozí ulice?
- Kolik rezervací měsíčně máte a kolik z nich vzniká večer po zavíračce?
- Trápí vás no-show a chcete vybírat zálohy?
- Prodáváte poukazy nebo permanentky?
- Potřebujete hlídat sklad materiálu a pokladnu, nebo jen kalendář?
- Kdo bude se systémem pracovat a jaká práva má mít recepční?
- Stačí čeština, nebo obsluhujete i klientky v angličtině?
- Kolik měsíčně unese rozpočet, včetně SMS a případných provizí?
Výsledek je váš osobní seznam požadavků. Systémy, které nesplní tři a víc řádků, škrtněte rovnou: nezáleží, jak vysoko stojí v žebříčcích. Hotová srovnání konkrétních systémů mimochodem nemusíte sestavovat sami: na blogu už je přehled šesti rezervačních systémů i přímé srovnání dvou z nich
Kritéria výběru: co si ověřit u každého systému
Seznam požadavků teď přeložte do konkrétních úkonů. U každého kandidáta neověřujte sliby z webu, ale těchto osm věcí přímo v demu:
| Požadavek | Co si ověřit v demu |
|---|---|
| Kalendář a směny | Vytvořit, přesunout a zrušit rezervaci na tři kliknutí; rozvrh dvou mistrů vedle sebe; klouzavé směny |
| Karta klientky | Historie návštěv, poznámky (barva, alergie), kategorie typu VIP nebo nová klientka |
| Připomínky | Automatické, s nastavitelným časem odeslání; e-mail, SMS, případně messengery; kolik co stojí |
| Zálohy a platby | Povinná nebo volitelná záloha, procentem i fixní částkou; co se děje při pozdním zrušení |
| Kanály rezervací | Odkaz na web, tlačítko na Instagramu, rezervace přímo z profilu na Google, bez přesměrování jinam |
| Přehledy | Obsazenost, tržby, návratnost klientek a no-show na jednom místě, ne v exportu pro účetní |
| Role a práva | Recepční vidí kalendář, ale ne tržby; mistr vidí jen své rezervace |
| Čeština a podpora | České rozhraní pro klientky; podpora, která odpoví česky a do hodin, ne dní |
Jedno kritérium ještě před tabulkou: systém má běžet online, v prohlížeči a v mobilu. Instalace na jeden počítač v salonu znamená, že večerní rezervace z gauče nikdo neuvidí a záloha dat je na vás. Online rezervační systém drží kalendář v cloudu: vy ho otevřete z telefonu, klientka z Instagramu, recepční z recepce
Kolik objednávkový systém stojí: anatomie ceníku
Ceníky rezervačních systémů se skládají ze čtyř stavebních kamenů a srovnávat jde jen po jejich rozložení:
Paušál. Měsíční platba za salon nebo za uživatele. Pozor na slovo „od”: cena „od 245 Kč” u reenio platí pro balíček Business s 1 000 rezervacemi, vyšší balíček stojí víc. Altegio má paušál 730 Kč měsíčně pro tým do dvou lidí, s ročním předplatným vychází měsíc na zhruba 417 Kč.
Limity rezervací. Zdarma verze mají strop: Reservio Free pustí 40 rezervací za 30 dní a 100 klientek v databázi, reenio FREE 50 rezervací měsíčně. Salon s 200 rezervacemi měsíčně vyčerpá takový limit za pár dní provozu: zdarma verze jsou na vyzkoušení, ne na provoz. Kde přesně jsou jejich limity, rozebereme v samostatném textu.
Kredity na SMS. E-mailové připomínky bývají v ceně, SMS se často dokupují kredity: u Reservio zvlášť, u reenio Business je 80 kreditů v ceně a dál se dokupuje. Při 60 SMS připomínkách měsíčně je to položka, která v ceníku na první pohled není.
Provize z návštěvy. Marketplace neúčtuje paušál, ale bere si podíl z přivedené návštěvy: na úrovni kategorie až 40 %. Z návštěvy za 600 Kč je to 240 Kč, víc než měsíční Starter u Reservio za 199 Kč. Jedna jediná „přivedená” klientka měsíčně tak stojí víc než celé předplatné vlastního kanálu, který provizi neplatí.
Praktický přepočet pro salon se dvěma křesly a 200 rezervacemi měsíčně: zdarma verze nestačí, paušál vychází mezi zhruba 200 a 730 Kč podle limitů a funkcí, k tomu SMS kredity podle počtu připomínek. To je řádově cena jedné návštěvy za měsíc: srovnejte s hodinou administrativy denně, kterou ruční správa kalendáře spolkne. A pokud teprve počítáte rozpočet celého salonu, řádek „rezervační systém” už máme v tabulce měsíčních nákladů podnikatelského plánu
Červené vlajky: čí jsou data a jak odejdete
Ceník je vidět na webu, podmínky odchodu ne. Přitom právě ony rozhodují, jestli za dva roky budete moci změnit systém bez ztráty klientek.
- Export dat. Databáze klientek musí jít kdykoli stáhnout do tabulky: jména, telefony, e-maily, historie návštěv. Když export chybí nebo je „na vyžádání u podpory”, data nejsou vaše
- Konec předplatného. Zeptejte se písemně: co se stane s daty, když přestanu platit? Seriózní odpověď zní „režim jen pro čtení a lhůta na export”, ne „účet se maže”
- Rezervace přes cizí profil. Klientka, která se objednala přes marketplace, zůstává v databázi platformy: příště jí algoritmus klidně nabídne salon o ulici vedle. Vlastní kanál buduje vaši databázi, cizí buduje cizí
- Zpracovatelská smlouva. Systém zpracovává osobní údaje vašich klientek za vás: podle čl. 28 GDPR na to musí být smlouva. Seriózní dodavatel ji má připravenou k podpisu, ne „na dotaz”
- Povinné doplňky. Připomínky, online platby nebo přehledy jako příplatkový modul umí zdvojnásobit paušál z ceníku
- Úvazek. Roční smlouva za akční cenu se vyplatí až po zkušebním provozu, ne místo něj
Test za 7 dní: checklist na zkušební verzi
Zkušební verze není na rozkoukání, je na práci. Nastavte systém na svých datech a za týden budete vědět víc než z deseti recenzí:
- Založte tři reálné služby s cenou a délkou, včetně té dvouhodinové
- Nastavte rozvrh dvou mistrů se směnami, jak je opravdu máte
- Objednejte se z telefonu jako klientka: kolik kliknutí to je?
- Přesuňte a zrušte rezervaci, zkuste vytvořit kolizi
- Nastavte připomínku a nechte si ji poslat na vlastní číslo
- Vyžádejte zálohu u fiktivní rezervace a projděte platbu
- Vložte rezervační odkaz do bio na Instagramu
- Najděte přehled obsazenosti a tržeb za týden
- Naimportujte dvacet klientek z tabulky
- Napište podpoře česky a změřte, za jak dlouho a jak odpoví
Co skřípe ve zkušebním týdnu, bude skřípat každý den. A pokud systém některý úkon neumí vůbec, vraťte se k seznamu požadavků: možná to nevadí, ale rozhodnout to má váš seznam, ne obchodník
Přechod z diáře nebo ze starého systému
Přechod není projekt na měsíc: je to jedno odpoledne nastavování a dva týdny souběhu.
Nejdřív data: ze starého systému vyexportujte klientky, z papírového diáře přepište aspoň jména, telefony a obvyklé služby do tabulky. Import dvaceti klientek jste si vyzkoušeli v testu, import tří set je stejná práce.
Pak dva týdny veďte oba kalendáře souběžně: nové rezervace do nového systému, staré dojíždějí v diáři. Mezitím přepněte odkazy tam, kde klientky reálně klikají: bio na Instagramu, tlačítko na webu, rezervační odkaz v profilu na Google. Stálým klientkám pošlete jednu zprávu s novým odkazem a větou, proč se objednávání zjednodušilo.
Diář si nechte ještě měsíc jako zálohu. Pokud jste zároveň zaváděli zálohy proti no-show, jak je nastavit a komunikovat jsme rozepsali zvlášť
FAQ
Kolik stojí objednávkový systém pro salon?
Zdarma verze mají limity kolem 40 až 50 rezervací měsíčně, paušály se pohybují řádově od 200 do 700 Kč podle limitů a funkcí, SMS připomínky se často dokupují kredity. Přepočítejte ceník na svůj počet rezervací a připočtěte provize, pokud část rezervací chodí přes marketplace
Musí mít salon web, aby měl online rezervace?
Nemusí. Rezervační odkaz funguje v bio na Instagramu i přímo v profilu na Google, takže klientky se objednají tam, kde vás našly. Web je další kanál navíc, ne podmínka: řada salonů startuje jen s Instagramem a vizitkou na Google
Jak dlouho trvá přechod na nový systém?
Počítejte s jedním odpolednem na nastavení služeb, rozvrhu a import klientek a se dvěma týdny souběhu obou kalendářů. Nejdelší část není technika, ale zvyk: proto se odkazy přepínají hned a stálé klientky dostanou zprávu s novým odkazem
Co s klientkami, které se objednávají jen telefonem?
Telefon zůstává. Recepční nebo mistr zapíše rezervaci do stejného kalendáře, systém pohlídá kolize a pošle připomínku i telefonické klientce. Rozdíl je v tom, že večerní zájemkyně už nečekají na otevíračku: zhruba třetina rezervací vzniká mimo pracovní dobu
Vybíráte objednávkový systém? Altegio projde vaším checklistem: rezervace z webu, Instagramu i Googlu, karta klientky s historií, zálohy a připomínky, přehledy obsazenosti – a z rezervací neplatíte žádné provize
Vyzkoušejte 7 dní zdarma · Zobrazit ceník
- Online rezervace 24/7 z webu, Instagramu i Googlu
- Karta klientky s historií návštěv a poznámkami
- Zálohy, připomínky a přehledy bez příplatkových modulů
