Команда внедрения Altegio переносит данные вашей компании из прежней системы учёта, файлов Excel или бумажного журнала и настраивает модули под ваши рабочие процессы. Вы передаёте данные одним файлом, а загрузку, проверку и обучение сотрудников берут на себя менеджер внедрения и специалист внедрения.
Когда использовать
- Вы переходите в Altegio с другой системы учёта, из таблиц Excel или с бумажного журнала, и клиентскую базу нужно сохранить.
- Вы открываете новый филиал, а услуги, сотрудники и товары уже описаны в действующей локации.
- Вам нужна не только загрузка данных, но и настройка расписания, расчёта зарплаты, склада и онлайн-записи под ваши правила работы.
Что нужно заранее
- Владелец лицензии добавлен в кабинет Altegio и принял приглашение. Проверьте, что владелец есть в списке пользователей в разделе Биллинг (подробнее в статье Биллинг: как управлять лицензией и сотрудниками). Пока приглашение не принято, перенос данных не начинается.
- Определены участники со стороны компании. Это владелец, управляющий, администратор, бухгалтер. Менеджеру внедрения нужны их имена, роли и рабочие контакты.
- Данные собраны в файл по шаблону загрузки. Шаблон присылает менеджер внедрения. Срок настройки отсчитывается с момента, когда файл передан.
- Выбран уровень внедрения. От уровня зависит объём переноса: загрузка клиентской базы входит в бесплатное внедрение, расширенный перенос входит в платные уровни.
Какие данные переносит команда
- Клиентская база.
- Услуги и привязка услуг к сотрудникам.
- Карточки сотрудников.
- История посещений.
- Абонементы: типы и актуализация действующих абонементов.
- Карты лояльности.
- Номенклатура товаров по категориям.
- Схемы расчёта зарплаты.
- Графики работы сотрудников.
- Настройки виджета онлайн-записи, касс и акций.
Объём по каждому пункту зависит от выбранного уровня внедрения. Точные лимиты приведены в разделе «Уровни внедрения и объём переноса».
Как проходит перенос
- Передайте данные и пожелания. Вы отправляете заполненный файл по шаблону загрузки и рассказываете, как устроены процессы в компании. Этап занимает 1 день.
- Согласуйте техническое задание. Менеджер внедрения уточняет задачи, приоритеты и список модулей, затем фиксирует согласованную версию задания. Этап занимает от 1 до 2 дней. Чем точнее описаны процессы, тем меньше правок потребуется после настройки.
- Дождитесь настройки системы. Специалист внедрения загружает данные и настраивает модули по согласованному заданию. Этап занимает от 2 до 5 дней.
- Проверьте результат и обучите сотрудников. Обучение проходит в Google Meet или Zoom, количество уроков зависит от уровня внедрения. Этап занимает от 7 до 45 дней и зависит от того, как быстро команда проходит уроки.
- Начните работу с поддержкой менеджера. Менеджер внедрения сопровождает первые дни работы и корректирует настройки. Этап занимает от 1 до 3 дней.
Полный цикл внедрения занимает от 20 до 45 рабочих дней, то есть от 3 до 6 недель. Срок зависит от уровня внедрения, сложности процессов и того, как быстро компания передаёт данные и проходит обучение.
Уровни внедрения и объём переноса
| Уровень | Что переносим и настраиваем | Срок |
|---|---|---|
| Бесплатное внедрение | Загрузка клиентской базы. Ежедневные вебинары, доступ к видеоурокам и базе знаний, техническая поддержка. | Сопровождение менеджера внедрения 3–4 недели |
| Быстрый старт | Клиентская база. Сотрудники: до 20. Услуги: до 100 с привязкой к сотрудникам. Базовые настройки виджета онлайн-записи. 1 урок в Zoom или Google Meet. Поддержка менеджера внедрения 3–4 недели. | До 1 недели с момента передачи файла |
| Стандарт | Всё из уровня «Быстрый старт», плюс: история посещений до 10 000 записей, схемы расчёта зарплаты до 5, типы абонементов до 10 и актуализация до 300 абонементов, карты лояльности до 3 типов, номенклатура товаров до 10 категорий, 4 урока по модулям. | До 3 недель |
| Премиум | Услуги без ограничений. Сотрудники: до 100. История посещений до 100 000 записей. Схемы расчёта зарплаты до 10. Типы абонементов до 30, актуализация без ограничений. Карты лояльности до 7 типов. Номенклатура до 50 категорий. Графики работы до 50 недель. Настройка касс и акций до 7. Расширенные настройки и кастомизация виджета онлайн-записи. 6 уроков по модулям и 2 дополнительных занятия. Поддержка менеджера внедрения до 6 недель. | До 6 недель |
Важно. Стоимость платных уровней внедрения, условия для дополнительных филиалов и наличие скидок уточняйте у персонального менеджера.
Кто ведёт перенос со стороны Altegio
- Менеджер внедрения. Согласовывает техническое задание, ведёт проект и сроки, проводит консультации, проверяет кабинет и остаётся на связи после запуска. График работы: по будням, с 10:00 до 19:00 (GMT+4 или GMT+5 в зависимости от офиса).
- Специалист внедрения. Загружает данные, настраивает модули по согласованному заданию, проводит обучение и добавляет код онлайн-записи на сайт.
Обучение и консультации проходят в Google Meet или Zoom. Для переписки используются WhatsApp, телефон, электронная почта и чат поддержки.
Результат
После переноса вы работаете в Altegio на своих данных: клиенты, услуги, сотрудники и история посещений уже в системе, модули настроены под ваши процессы, а сотрудники прошли обучение. Дальнейшие вопросы по работе в системе решает техническая поддержка, вопросы по лицензии и тарифам решает персональный менеджер.
Консультация по тарифам внедрения и переносу данных
Стоимость внедрения, состав работ, сроки и перенос нестандартных данных обсуждаются индивидуально. За консультацией обратитесь к персональному менеджеру.
Чтобы найти его контакты, нажмите иконку со знаком вопроса (?) в левом нижнем углу экрана, под жёлтым переключателем режима. В открывшемся окне показаны имя, телефон и email вашего персонального менеджера, а также ваш Location ID и чаты поддержки в Telegram и WhatsApp. Подробная инструкция приведена в статье Как связаться с менеджером по вопросам оплаты или продления подписки.
Примечание. Указывайте Location ID в обращении к менеджеру или в поддержку: по нему быстрее находят ваш аккаунт. Номер показан в верхней части того же окна.
FAQ
Загрузка клиентской базы входит в бесплатное внедрение. Расширенный перенос (история посещений, абонементы, карты лояльности, номенклатура товаров, схемы расчёта зарплаты) входит в платные уровни внедрения. Стоимость для вашей компании и условия для дополнительных филиалов уточните у персонального менеджера: его контакты открываются по иконке со знаком вопроса (?) в левом нижнем углу экрана.
Да. История посещений переносится на уровне «Стандарт» (до 10 000 записей) и на уровне «Премиум» (до 100 000 записей). В бесплатное внедрение и в уровень «Быстрый старт» история посещений не входит.
Да. Клиентскую базу можно загрузить из файла Excel самостоятельно, порядок действий описан в статье Клиентская база: как бизнес использует данные клиентов для роста и удержания. Команда внедрения нужна, когда вместе с базой переносятся услуги, сотрудники, абонементы, товары и история посещений, а модули настраиваются под процессы компании.
После того как владелец лицензии принял приглашение в кабинет Altegio и передал заполненный файл по шаблону загрузки. До этого перенос не запускается.
Настройка системы и загрузка данных занимают от 2 до 5 дней после получения файла. Полный цикл внедрения вместе с обучением занимает от 20 до 45 рабочих дней.
Запросите шаблон у менеджера внедрения и перенесите данные в него. Файл в произвольном формате требует доработки, из-за этого сдвигается срок настройки.
Перенос для дополнительных филиалов выполняет та же команда внедрения. Объём работ и условия для второго и последующих филиалов уточните у персонального менеджера.