AutoPayroll: готові відомості для розрахунку заробітної плати на основі даних Altegio

AutoPayroll автоматично розраховує заробітну плату співробітників за даними з Altegio. Сервіс отримує інформацію про візити, надані послуги, продажі товарів, депозити, чайові та фінансові операції, після чого формує розрахункові відомості.

Сервіс підходить салонам краси, клінікам, барбершопам, фітнес-центрам, автосервісам та іншим компаніям, які ведуть клієнтський запис в Altegio.

AutoPayroll розраховує зарплату та формує документи, але не зберігає і не переказує кошти. Виплату співробітникам компанія здійснює самостійно через свій банк.

Можливості AutoPayroll

Після підключення сервіс може:

синхронізувати дані з Altegio в режимі реального часу;
розраховувати зарплату за індивідуальними умовами співробітників;
враховувати послуги, товари, депозити та чайові;
враховувати оклад, відсоток, денну або погодинну ставку;
розраховувати мінімальну гарантію та виплати за порогами виторгу;
враховувати житло, аванси, бонуси, штрафи та інші коригування;
формувати відомості для співробітників;
організувати перевірку та узгодження розрахунків;
фіксувати підпис співробітника із зазначенням часу та пристрою;
формувати PDF-звіти та банківські файли;
показувати частку фонду оплати праці у виторгу;
контролювати помилки, непідписані відомості та невиплачені суми;
розмежовувати доступ за ролями.

Які дані надходять з Altegio

Після підключення AutoPayroll отримує виключно ті дані, які необхідні для розрахунку зарплати:

записи та візити клієнтів;
надані послуги;
продажі товарів;
продаж і використання депозитів;
фінансові операції;
чайові;
список співробітників;
параметри співробітників;
графіки роботи.

Дані продовжують синхронізуватися автоматично. У разі зміни візиту, оплати чи продажу розрахунок оновлюється без повторного ручного введення.

Коректність підсумкової відомості залежить від того, наскільки правильно заповнені візити, оплати, співробітники та фінансові операції в Altegio.

Підключення AutoPayroll

Для підключення потрібен дійсний акаунт Altegio з налаштованою філією.

Відкрийте сторінку AutoPayroll в Altegio в розділі Інтеграції або перейдіть за прямим посиланням: https://app.alteg.io/e/mp_1826_autopayroll/
Натисніть кнопку підключення застосунку.
Підтвердьте доступ AutoPayroll до даних філії.
Відкрийте лист з активаційним посиланням.
Створіть пароль власника.
Пройдіть початкове налаштування.
Перевірте імпортованих співробітників, валюту, часовий пояс і правила розрахунку.

Якщо застосунок уже було підключено, але активацію не завершено, поверніться на сторінку AutoPayroll в Altegio та натисніть «Продовжити».

Саме підключення займає близько п’яти хвилин. Налаштування умов співробітників може вимагати додаткового часу, особливо якщо в компанії діють різні схеми оплати.

Первинне налаштування

Після підключення рекомендується перевірити такі параметри:

Філія

У налаштуваннях філії зазначаються:

валюта розрахунку;
часовий пояс;
податки;
ПДВ;
додатковий сервісний збір;
комісія банку з чайових за безготівковим розрахунком (карткою);
стандартний відсоток із продажу товарів;
стандартний відсоток із продажу депозитів;
цільова частка фонду оплати праці у виторгу;
пороги попереджень і критичних відхилень.

AutoPayroll підтримує понад 140 валют. Валюта визначається під час підключення, проте її можна змінити в налаштуваннях філії.

Співробітники

Список співробітників підтягується з Altegio автоматично. Для кожного фахівця необхідно перевірити:

ім’я та ідентифікатор;
статус співробітника;
посаду або категорію;
філію;
наявність доступу в AutoPayroll;
індивідуальні умови оплати;
дату початку дії умов.

Категорії співробітників використовуються в аналітиці. Наприклад, можна розділити фонд оплати праці між спеціалістами, адміністраторами та контакт-центром.

Умови оплати

AutoPayroll дає змогу гнучко налаштувати індивідуальну схему для кожного працівника:

відсоток від наданих послуг;
фіксовану місячну ставку (оклад);
денну ставку;
погодинну ставку;
змішану схему;
мінімальну гарантовану виплату;
відсоток після досягнення встановленого виторгу;
відсоток із продажу товарів;
відсоток із продажу депозитів;
оплату понаднормових годин (переробок);
план робочих днів або годин;
доплату або утримання за житло.

Умови зберігаються з фіксацією дати початку їхньої дії. Це дозволяє вносити зміни в правила оплати без викривлення розрахунків за минулі періоди.

Як розраховується заробітна плата

AutoPayroll зіставляє операції з Altegio з відповідним співробітником і застосовує його умови оплати.

У розрахунку можуть брати участь:

виторг за послугами;
відсоток співробітника;
фіксована частина заробітної плати;
відпрацьовані дні або години;
продажі товарів;
продажі депозитів;
чайові готівкою та на карту;
банківська комісія з чайових;
податки та сервісні збори;
мінімальна гарантія;
компенсація або вирахування за житло;
бонуси;
штрафи;
аванси;
перенесення заборгованості;
ручні коригування.

У відомості детально відображаються нарахування, утримання, вже видані кошти та залишок до виплати. Кожну складову частину можна перевірити окремо.

У разі застосування нестандартної схеми рекомендується зробити тестовий контрольний розрахунок за один період і порівняти результат із чинними правилами компанії.

Робота з відомостями

Розділ Відомості містить розрахунок за кожним співробітником за вибраний місяць.

Для співробітника можуть відображатися:

загальний оборот;
відсоток або ставка;
нарахування за надані послуги;
комісія з товарів;
комісія з депозитів;
чайові;
житло;
бонуси та інші доплати;
штрафи й утримання;
аванси;
раніше виплачені суми;
підсумкова сума до виплати;
статус відомості;
коментарі.

Також сервіс відображає поточний статус перевірки:

очікує на перевірку бухгалтером;
перевірено бухгалтером;
надіслано власнику;
схвалено власником;
надіслано співробітнику;
підписано співробітником;
заробітну плату відправлено;
виплату завершено.

Розрахунок можна послідовно верифікувати перед здійсненням виплати.

Рекомендований процес:

Бухгалтер перевіряє нарахування, комісії, чайові та утримання.
У разі виявлення розбіжності додає коментар або створює звернення.
Власник перевіряє підсумкові суми.
Власник схвалює відомості.
Відомості надсилаються співробітникам.
Співробітники переглядають і підписують власні відомості.
Компанія формує банківський файл і здійснює виплату.
Відповідальний користувач зазначає заробітну плату як відправлену або виплачену.

Перед закриттям місяця AutoPayroll контролює:

чи схвалені відомості власником;
чи підписані відомості співробітниками;
чи відправлено заробітну плату;
чи позначено здійснення виплат;
чи завершено синхронізацію з Altegio.

Критичні незавершені дії виводяться в окремому блоці контролю.

Підпис співробітника

Працівник отримує доступ суто до власної відомості. Він може переглянути деталізацію нарахувань, утримань та підсумкову суму, після чого підтвердити документ.

Під час підписання автоматично фіксуються точний час і пристрій. Підписані документи зберігаються в розділі «Архів підписів».

Підпис в AutoPayroll слугує підтвердженням ознайомлення працівника з проведеним розрахунком. Юридичний статус такого електронного підтвердження регулюється законодавством відповідної країни та внутрішніми регламентами підприємства.

Касові операції та коригування

У розділі каси доступна робота з операціями, що впливають на фінальний розрахунок співробітника:

аванс;
бонус;
штраф;
депозит;
виплата готівкою;
інші коригування.

Операції можна фільтрувати за фахівцем і датою. Також передбачено зведений звіт по касі за день.

Усі ручні зміни рекомендовано супроводжувати коментарем. Це значно спрощує подальший аудит і дає змогу швидко встановити причину виникнення розбіжностей.

Звіти та вивантаження даних

AutoPayroll підтримує генерацію таких документів:

загальна розрахункова відомість у PDF;
персональна відомість працівника в PDF;
архів відомостей співробітників;
звіт за обраний період;
звіт за підписами;
файл у форматі CSV;
банківський файл стандарту WPS;
WPS SIF для сумісних банківських систем.

Доступність окремих форматів залежить від країни, налаштувань філії та вашого банку.

Після створення банківського файлу його потрібно перевірити та завантажити в клієнт-банк. AutoPayroll не здійснює списання та не проводить банківські транзакції самостійно.

Аналітика для власника

Власник отримує зведену інформацію щодо всієї компанії або окремої філії:

виторг за послугами;
продажі товарів і депозитів;
загальний фонд оплати праці (ФОП);
частку зарплати у виторгу;
суму до виплати;
кількість працівників;
середній розмір виплати;
розподіл фонду оплати праці за категоріями персоналу;
співробітників із найвищими нарахуваннями;
структуру виплат;
ключові показники за кожною філією.

Є можливість налаштувати цільову, попереджувальну та критичну межу частки заробітної плати у виторгу. Це дає змогу своєчасно помічати, коли витрати на персонал перевищують задані ліміти.

Ризики та контроль

Розділ «Ризики та контроль» допомагає виявляти незавершені процедури та розбіжності в даних.

Сервіс фіксує:

співробітників без призначеної категорії;
відсутність запланованих робочих днів;
непідписані відомості;
відомості без затвердження керівником;
невідмічені виплати;
помилки під час синхронізації;
застарілі дані;
дубльовані операції;
протерміновані перекази;
помилки перерахунку.

Автоматичний моніторинг ризиків не замінює обов’язків бухгалтера. Перед проведенням остаточних розрахунків роботодавець має особисто впевнитися в достовірності первинних даних та коректності підсумкових сум.

Ролі користувачів

Власник

Бачить повну картину по бізнесу:

фонд оплати праці;
частку заробітної плати у виторгу;
відомості всіх співробітників;
блок аналітики та ризиків;
налаштування філій;
керування користувачами та правами доступу;
історію дій;
затвердження розрахунків;
експорт звітів та формування банківських файлів.

Менеджер

Працює з оперативними показниками філії:

команда спеціалістів;
робочі графіки;
щоденні показники;
відомості в межах підпорядкованої філії;
погодження розрахунків та внесення коментарів.(Конкретний обсяг прав менеджера може коригуватися власником).

Бухгалтер

Перевіряє правильність нарахувань:

виплати за послуги;
нарахування з товарів і депозитів;
чайові;
бонуси та утримання;
підсумкові суми;
статуси відомостей;
формування звітності та закриття періоду.

Касир

Відповідає за поточні фінансові операції:

аванси;
бонуси;
штрафи;
депозити;
готівкові виплати;
формування касового звіту за день.

Співробітник

Має доступ суто до власних даних:

кнопка для підтвердження та електронного підпису.Працівник не має доступу до відомостей і зарплат своїх колег.
персональна розрахункова відомість;
деталізація кожного нарахування;
залишені коментарі;
поточний статус виплати;
архів власних відомостей;

Доступ і безпека

AutoPayroll застосовує рольову модель розмежування прав. Верифікація повноважень виконується на стороні сервера, а дані різних організацій суворо ізольовані.

Для авторизації використовується пароль, а також, за умови підтримки пристроєм, Face ID чи інші апаратні ключі доступу.

Заходи безпеки:

захищене передавання даних протоколом HTTPS/TLS;
збереження паролів виключно у вигляді криптографічних хешів;
ізоляція даних між різними компаніями;
системний журнал активності користувачів;
робота функціональних cookies без рекламних трекерів;
відсутність передавання будь-яких даних рекламним мережам.

Для зберігання інформації застосовуються технології Supabase і PostgreSQL, хостинг сервісу забезпечує Railway. Технічний лог вхідних webhook-сповіщень Altegio зберігається не більше трьох місяців.

У разі відключення інтеграції надходження нових даних припиняється. Для повного видалення раніше збереженої інформації необхідно звернутися до служби підтримки.

Оплата сервісу

AutoPayroll пропонує 14 днів безкоштовного пробного періоду без необхідності прив’язувати банківську карту. Після закінчення демо-періоду особистий кабінет переходить у режим перегляду до моменту оплати підписки. При цьому синхронізація та надійне збереження даних продовжуються.

Тарифні плани (актуальні на момент публікації матеріалу):

Mini: 39 USD на місяць за одну філію, до 6 співробітників;
Start: 99 USD на місяць за одну філію, до 15 співробітників;
Pro: 149 USD на місяць за одну філію, необмежена кількість фахівців;
Network: 149 USD за першу філію та 89 USD за кожну наступну додаткову філію.

При оплаті тарифу на рік надається знижка 20%. Податкові збори додаються під час оформлення підписки відповідно до законодавства країни платника.

Обробка транзакцій здійснюється платіжним провайдером Paddle. Сервіс AutoPayroll не має доступу до платіжних реквізитів і не зберігає дані банківських карток.

Актуальну вартість рекомендується перевіряти на офіційному сайті AutoPayroll.

Важливі обмеження

AutoPayroll не є банківською установою та не перераховує заробітну плату самостійно.
Коректність розрахунків безпосередньо залежить від точності внесених до Altegio даних та коректності налаштування умов працівників.
Перевірка й узгодження розрахункових відомостей перед виплатою є обов’язком роботодавця.
Сервіс не замінює штатного бухгалтера і не гарантує автоматичної відповідності місцевому законодавству без попереднього налаштування податкових ставок і правил компанії.
Після внесення змін до журналу чи операцій Altegio слід зачекати на повне завершення процедури синхронізації.
Підтримка стандарту WPS та інших банківських форматів вивантаження визначається вимогами конкретної банківської установи та країни.

Підтримка

З питань підключення, налаштування та роботи сервісу можна звернутися на пошту: [email protected].

Корисні посилання: