Карточка клиента — это два документа в одном: анкета, которая защищает здоровье клиента и вас, и история, благодаря которой клиент возвращается. Ниже: что должна содержать карточка клиента — для косметологии, наращивания ресниц и ногтевого сервиса есть отдельные шаблоны PDF для скачивания, плюс согласия на обработку данных и момент, когда бумажной карточки перестаёт хватать
Коротко
- Карточка клиента работает на три задачи: анкета здоровья защищает от осложнений и претензий, предпочтения строят возвраты, а история процедур подсказывает, что предложить в следующий раз
- Минимум — четыре секции: контактные данные, анкета здоровья с аллергиями и противопоказаниями, журнал процедур с препаратами и параметрами и согласия клиента
- На данные о здоровье нужно отдельное согласие: аллергии и болезни — самые чувствительные персональные данные, обычного согласия «на маркетинг» для них недостаточно
- Шаблоны для скачивания ниже: три PDF для печати — универсальный для косметологии и отдельные для наращивания ресниц и ногтевого сервиса, потому что эти специализации спрашивают о разном
Зачем салону карточка клиента
Первая роль — защитная. Процедура на коже без анкеты об аллергиях и противопоказаниях — это риск осложнения, а при претензии клиента — ваше слово против его слова. Заполненная и подписанная карточка с анкетой — документ: он показывает, что вы спросили, клиент ответил, а процедуру вы подобрали по ответам.
Вторая роль — продающая. Карточка с предпочтениями и историей — причина, по которой клиент чувствует себя «своим»: ему не приходится каждый раз объяснять, пенку какой марки он не переносит и какой оттенок получился в прошлый раз. Эта институциональная память остаётся в салоне, даже когда мастер уходит. А регулярные возвраты — это уже тема про программу лояльности, которая на карточку клиента опирается.
Карточка клиента в косметологии: что записывать, секция за секцией
Универсальный шаблон для косметологии состоит из пяти секций. Этот же порядок вы найдёте в PDF в конце раздела.
Контактные данные. Фамилия и имя, телефон, e-mail, дата рождения, откуда клиент узнал о салоне. Последнее поле выглядит невинно, а через год показывает, какой канал реально приводит клиентов.
Анкета здоровья. Ядро карточки: аллергии с полем «какие», кожные заболевания, хронические болезни, принимаемые препараты (ретиноиды и антикоагулянты могут исключить процедуру), беременность и грудное вскармливание, кардиостимулятор и импланты, эпилепсия, эстетические процедуры за последние шесть месяцев. Формат ДА/НЕТ с графой для примечаний заполняется за минуту, а читается ещё быстрее.
Оценка кожи. Тип, проблемы, текущий уход: это диагностические заметки, из которых складывается план процедур, а не только один визит.
Журнал процедур. Дата, процедура, препараты с параметрами, реакция кожи, подпись выполнявшего мастера. Параметры важнее, чем кажется: «миндальная кислота 40%, 5 минут» через полгода говорит всё, «пилинг» не говорит ничего.
Согласия. О них отдельный раздел ниже, потому что здесь ошибиться проще всего.
📄 Скачать шаблон: карточка клиента – косметология, PDF для печати (2 страницы A4, секции как выше)
Карточка клиента на ресницы и ногти: отдельные шаблоны
Универсальная карточка не спрашивает о том, что важнее всего лешмейкеру и мастеру маникюра, поэтому у ресниц и ногтей отдельные шаблоны.
Карточка клиента – наращивание ресниц. Анкета целится в глаза и клей: аллергии на цианоакрилаты, заболевания глаз, линзы, слезотечение, плюс патч-тест с датой и результатом. Секция параметров фиксирует метод, изгиб, толщину и схему длин, а таблица визитов — отдельно клей и носку. Через полгода видно чёрным по белому, на каком клее носка падала.
📄 Скачать шаблон: карточка клиента – наращивание ресниц, PDF
Карточка клиента – ногтевой сервис. Анкета спрашивает об аллергиях на акрилаты, изменениях пластины и кожи, диабете и препаратах, влияющих на свёртываемость; отдельная секция описывает состояние пластины и систему, в которой вы работаете. Заметка «онихолизис после геля X» в карточке — разница между профессионалом и гаданием по памяти.
📄 Скачать шаблон: карточка клиента – ногтевой сервис, PDF
Согласия в карточке клиента: три подписи, которые должны быть раздельными
Анкета здоровья — самые чувствительные персональные данные, поэтому одного общего согласия «на всё» недостаточно. На практике карточке нужны три отдельных поля.
Согласие на персональные данные для ведения документации и записи на визиты: основа ежедневной работы, в Казахстане её регулирует закон «О персональных данных и их защите». Отдельное согласие на данные о здоровье из анкеты: без него вопросам об аллергиях и препаратах не на что опереться. Согласие на фото — лучше разбить на два: хранение «до/после» в документации и публикация в материалах салона; второе всегда добровольное и отзывное.
К этому два правила. Согласия не могут быть проставлены заранее, а отказ от добровольного согласия не может блокировать процедуру. Точные формулировки для вашей формы бизнеса сверьте с юристом; шаблоны выше содержат полный набор подписных полей для старта.
Бумага или система: где бумажная карточка умирает
Бумажная карточка работает, пока у вас одна папка и сто клиентов. Потом начинаются издержки: анкету нельзя найти поиском, почерк бывает нечитаемым, папка не связана с расписанием, а требование «доступ только для уполномоченных» в открытом ящике ресепшена выглядит слабо.
Есть и второй порог, о котором говорят реже: чья вообще ваша база клиентов. Клиент, который записывается через маркетплейс, — пользователь платформы: его данные и история живут в чужом приложении, которое прямо рядом с вашим профилем показывает конкурирующие салоны, а с каждой брони вы платите комиссию — в отрасли до 40% стоимости визита. В софте по подписке наоборот: электронная карточка клиента с историей визитов — ваш актив, она растёт с каждым визитом, и никто не зарабатывает на ней комиссию.
Практичный путь: анкету и согласия клиент подписывает на бумаге (шаблоны выше), а содержание карточки вы ведёте в системе, где заметки, дополнительные поля и история визитов под рукой при каждой записи.
В Altegio карточку клиента можно достроить дополнительными полями под свою специализацию: текст, число, список значений, дата и дата со временем. Из таких полей собирается, например, графа «патч-тест: дата и результат», поле «изгиб и толщина» списком значений или «аллергии» текстом — и вся команда видит их в одном месте карточки. Поле можно вывести в виджет онлайн-записи, в том числе обязательным: клиент заполняет его сам при записи, ещё до визита. А если анкету заполняют на месте, интеграция FastSign превращает бумажную анкету в QR-форму: клиент сканирует код, заполняет поля, и данные попадают прямо в карточку.
С хранением так же: история визитов записывается в карточку сама при каждой записи, а доступ к полям клиента регулируют отдельные права — просмотр и редактирование дополнительных полей. Требование «доступ только для уполномоченных» перестаёт быть ящиком ресепшена и становится настройкой.
FAQ
Карточка клиента в косметологии: что она должна содержать?
Минимум — четыре секции: контактные данные, анкета здоровья с аллергиями, болезнями и препаратами, журнал процедур с препаратами и параметрами и согласия клиента, включая отдельное согласие на данные о здоровье. Плюс оценка кожи и предпочтения, если вы планируете серии процедур, а не разовые визиты.
Обязательна ли карточка клиента?
Прямой нормы, которая обязывала бы салон красоты вести карточку клиента, нет. Обязательны санитарные требования при процедурах с нарушением кожного покрова и согласия на обработку персональных данных. Карточка — практичный носитель обоих этих обязательств и ваше доказательство осмотрительности, когда клиент заявляет об осложнении или претензии.
Где скачать шаблон карточки клиента в PDF?
В этой статье три бесплатных шаблона для печати: универсальная карточка для косметологии и отдельные карточки для наращивания ресниц и ногтевого сервиса, каждая на двух страницах A4 с анкетой, таблицей визитов и полным набором согласий. Достаточно распечатать и положить на ресепшен.
Сколько хранить карточки клиентов?
Столько, сколько длится цель обработки: для активных клиентов — весь период сотрудничества, а после его окончания — период возможных претензий по процедурам. Удалите карточку по требованию клиента, если у вас нет другого правового основания. Конкретные сроки для вашей ситуации согласуйте с юристом.
Бумажная карточка хорошо собирает подписи, но плохо помнит. В Altegio карточка клиента электронная: заметки и дополнительные поля под рукой при каждой записи, история визитов считается сама, а база клиентов принадлежит вам — без комиссии с брони
Попробуйте 7 дней бесплатно · Посмотреть тарифы
- Карточка клиента с заметками и дополнительными полями
- История визитов по каждому клиенту: услуги, препараты, кто выполнял
- Ваша база клиентов: онлайн-запись без комиссии с брони