Karta klienta to dwa dokumenty w jednym: wywiad, który chroni zdrowie klientki i ciebie, oraz historia, dzięki której klientka wraca. Poniżej: co powinna zawierać karta klienta – kosmetologia, rzęsy i paznokcie mają osobne wzory PDF do pobrania, plus zgody RODO i moment, w którym papierowa karta przestaje wystarczać
W skrócie
- Karta klienta pracuje na trzy sposoby: wywiad zdrowotny chroni przed powikłaniami i roszczeniami, preferencje budują powroty, a historia zabiegów podpowiada, co zaproponować następnym razem
- Minimum to cztery sekcje: dane kontaktowe, wywiad zdrowotny z alergiami i przeciwwskazaniami, przebieg zabiegów z preparatami i parametrami oraz zgody klientki
- Dane o zdrowiu wymagają wyraźnej zgody: alergie i choroby to dane szczególnej kategorii z art. 9 RODO, zwykła zgoda marketingowa ich nie obejmuje
- Wzory do pobrania niżej: trzy PDF do druku, uniwersalny dla gabinetu kosmetycznego oraz osobne dla stylizacji rzęs i paznokci, bo te specjalizacje pytają o co innego
Po co salonowi karta klienta
Pierwsza rola jest ochronna. Zabieg na skórze bez wywiadu o alergiach i przeciwwskazaniach to ryzyko powikłania, a przy roszczeniu klientki to twoje słowo przeciw jej słowu. Wypełniona i podpisana karta z wywiadem to dokument: pokazuje, że pytałaś, klientka odpowiedziała, a zabieg dobrałaś do odpowiedzi.
Druga rola jest sprzedażowa. Karta z preferencjami i historią to powód, dla którego klientka czuje się „u siebie”: nie musi za każdym razem tłumaczyć, jakiej marki pianki nie znosi i jaki odcień poszedł jej ostatnio. Ta pamięć instytucjonalna zostaje w salonie nawet wtedy, gdy pracownica odchodzi. A regularne powroty to już temat na program lojalnościowy, który na karcie klienta się opiera.
Karta klienta – kosmetologia: co zapisywać sekcja po sekcji
Uniwersalny wzór dla gabinetu kosmetycznego składa się z pięciu sekcji. Ten układ znajdziesz w PDF na końcu tego rozdziału.
Dane kontaktowe. Imię i nazwisko, telefon, e-mail, data urodzenia, skąd klientka wie o salonie. Ostatnie pole wygląda niewinnie, a po roku pokazuje, który kanał naprawdę przyprowadza klientki.
Wywiad zdrowotny. Rdzeń karty: alergie z miejscem na „jakie”, choroby skóry, choroby przewlekłe, przyjmowane leki (retinoidy i leki przeciwzakrzepowe potrafią wykluczyć zabieg), ciąża i karmienie, rozrusznik i implanty, epilepsja, zabiegi estetyczne z ostatnich sześciu miesięcy. Format TAK/NIE z rubryką na uwagi wypełnia się w minutę, a czyta jeszcze szybciej.
Ocena skóry. Typ, problemy, dotychczasowa pielęgnacja: to notatki diagnostyczne, z których wynika plan zabiegów, nie tylko pojedyncza wizyta.
Przebieg zabiegów. Data, zabieg, preparaty z parametrami, reakcja skóry, podpis wykonującej. Parametry są ważniejsze, niż się wydaje: „kwas migdałowy 40%, 5 minut” po pół roku mówi wszystko, „peeling” nie mówi nic.
Zgody. O nich osobny rozdział niżej, bo tu najłatwiej o błąd.
📄 Pobierz wzór: karta klienta – kosmetologia, PDF do druku (2 strony A4, sekcje jak wyżej)
Karta klienta na rzęsy i paznokcie: osobne wzory
Uniwersalna karta nie pyta o to, co dla stylistek najważniejsze, dlatego rzęsy i paznokcie dostały osobne wzory.
Karta klienta – stylizacja rzęs. Wywiad celuje w oczy i klej: alergie na cyjanoakrylany, choroby oczu, soczewki, łzawienie, plus test płatkowy z datą i wynikiem. Sekcja parametrów zapisuje metodę, skręt, grubość i mapę długości, a tabela wizyt osobno klej i retencję. Po pół roku widzisz czarno na białym, przy którym kleju retencja spadała.
📄 Pobierz wzór: karta klienta – stylizacja rzęs, PDF
Karta klienta – stylizacja paznokci. Wywiad pyta o alergie na akrylany, zmiany na płytce i skórze, cukrzycę i leki wpływające na krzepnięcie; osobna sekcja opisuje stan płytki i system, w którym pracujesz. Notatka „onycholiza po żelu X” w karcie to różnica między profesjonalistką a wróżeniem z pamięci.
📄 Pobierz wzór: karta klienta – stylizacja paznokci, PDF
Zgody w karcie klienta: trzy podpisy, które muszą być osobno
Wywiad zdrowotny to dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, więc jedna zbiorcza zgoda „na wszystko” nie wystarczy. W praktyce karta potrzebuje trzech osobnych pól.
Zgoda na dane osobowe do prowadzenia dokumentacji i umawiania wizyt: podstawa codziennej pracy. Wyraźna zgoda na dane o zdrowiu z wywiadu: bez niej pytania o alergie i leki nie mają podstawy prawnej. Zgoda na zdjęcia, najlepiej rozbita na dwie: przechowywanie przed/po w dokumentacji oraz publikację w materiałach salonu; ta druga zawsze opcjonalna i odwoływalna.
Do tego dwie zasady. Zgody nie mogą być domyślnie zaznaczone, a odmowa zgody opcjonalnej nie może blokować zabiegu. Pełny przewodnik po RODO w salonie, z rejestrem czynności i obowiązkiem informacyjnym, to temat na osobny tekst; wzory powyżej zawierają komplet pól podpisowych na start.
Papier czy system: gdzie papierowa karta umiera
Papierowa karta działa, dopóki masz jedną teczkę i sto klientek. Potem zaczynają się koszty: wywiadu nie da się przeszukać, pismo bywa nieczytelne, segregator nie jest połączony z grafikiem, a RODO-wymóg „dostęp tylko dla upoważnionych” w otwartej szufladzie recepcji wygląda słabo.
Jest i drugi próg, o którym mówi się rzadziej: czyja właściwie jest twoja baza klientek. Klientka, która rezerwuje przez marketplace, jest użytkowniczką platformy: jej dane i historia żyją w cudzej aplikacji, która tuż obok twojego profilu pokazuje konkurencyjne salony, a od każdej rezerwacji płacisz prowizję, w branży do 40% wartości wizyty. W oprogramowaniu abonamentowym jest odwrotnie: elektroniczna karta klienta z historią wizyt to twój aktyw, rośnie z każdą wizytą i nikt na nim nie zarabia prowizji.
Praktyczna droga: wywiad i zgody klientka podpisuje na papierze (wzory wyżej), a treść karty prowadzisz w systemie, gdzie notatki, pola niestandardowe i historia wizyt są pod ręką przy każdej rezerwacji.
W Altegio kartę klienta rozbudowujesz polami niestandardowymi pod swoją specjalizację: tekst, liczba, lista wartości, data oraz data i godzina. Z takich pól składasz na przykład rubrykę „test płatkowy: data i wynik”, pole „skręt i grubość” jako listę wartości albo „alergie” jako tekst i cały zespół widzi je w tym samym miejscu karty. Pole możesz pokazać w widgecie rezerwacji online, także jako obowiązkowe: klientka wypełnia je sama przy zapisie, zanim usiądzie na fotelu. A gdy wywiad wypełnia się na miejscu, integracja FastSign zamienia papierową ankietę w formularz QR: klientka skanuje kod, uzupełnia pola, a dane trafiają prosto do karty.
Przechowywanie działa tak samo: historia wizyt zapisuje się w karcie sama przy każdej rezerwacji, a dostępem do pól klientki sterują osobne uprawnienia, podgląd i edycja pól niestandardowych. Wymóg „dostęp tylko dla upoważnionych” przestaje więc być szufladą recepcji i staje się ustawieniem.
FAQ
Karta klienta – kosmetologia: co musi zawierać?
Minimum to cztery sekcje: dane kontaktowe, wywiad zdrowotny z alergiami, chorobami i lekami, przebieg zabiegów z preparatami i parametrami oraz zgody klientki, w tym wyraźna zgoda na dane o zdrowiu. Do tego ocena skóry i preferencje, jeśli planujesz serie zabiegów, nie pojedyncze wizyty.
Czy karta klienta jest obowiązkowa?
Żaden przepis nie nakazuje wprost prowadzenia karty klienta w salonie beauty. Obowiązkowe są procedury higieniczne przy naruszaniu ciągłości tkanek i zgody RODO przy przetwarzaniu danych. Karta to praktyczny nośnik obu tych obowiązków i twój dowód staranności, gdy klientka zgłasza powikłanie albo roszczenie.
Gdzie pobrać wzór karty klienta w PDF?
W tym artykule są trzy darmowe wzory do druku: uniwersalna karta dla gabinetu kosmetycznego oraz osobne karty dla stylizacji rzęs i stylizacji paznokci, każda na dwóch stronach A4 z wywiadem, tabelą wizyt i kompletem zgód. Wystarczy wydrukować i położyć na recepcji.
Jak długo przechowywać karty klientek?
Tak długo, jak trwa cel przetwarzania: dla aktywnych klientek przez cały okres współpracy, a po jej zakończeniu przez okres możliwych roszczeń związanych z zabiegami. Kartę usuń na żądanie klientki, jeśli nie masz innej podstawy prawnej. Szczegółowe terminy skonsultuj przy wdrażaniu RODO.
Papierowa karta dobrze zbiera podpisy, ale słabo pamięta. W Altegio karta klienta jest elektroniczna: notatki i pola niestandardowe pod ręką przy każdej rezerwacji, historia wizyt liczy się sama, a baza klientek należy do ciebie, bez prowizji od rezerwacji
Wypróbuj 7 dni za darmo · Zobacz cennik
- Karta klienta z notatkami i polami niestandardowymi
- Historia wizyt per klientka: usługi, preparaty, kto wykonywał
- Twoja baza klientek: zapisy online bez prowizji od rezerwacji