Картка клієнта – це два документи в одному: анкета, яка захищає здоров’я клієнта і вас, та історія, завдяки якій клієнт повертається. Далі: що має містити картка клієнта – для косметології, нарощування вій і нігтьового сервісу є окремі шаблони PDF для завантаження, а також згоди на обробку даних і момент, коли паперової картки вже не вистачає
Коротко
- Картка клієнта виконує три завдання: анкета здоров’я захищає від ускладнень і претензій, вподобання допомагають клієнтам повертатися, а історія процедур підказує, що запропонувати наступного разу
- Мінімум – чотири розділи: контактні дані, анкета здоров’я з алергіями та протипоказаннями, журнал процедур із препаратами й параметрами та згоди клієнта
- На дані про здоров’я потрібна окрема згода: алергії та хвороби – найчутливіші персональні дані, звичайної згоди «на маркетинг» для них недостатньо
- Шаблони для завантаження нижче: три PDF для друку – універсальний для косметології та окремі для нарощування вій і нігтьового сервісу, бо в цих спеціалізаціях запитують про різне
Навіщо салону картка клієнта
Перша роль – захисна. Процедура на шкірі без анкети про алергії та протипоказання – це ризик ускладнення, а в разі претензії клієнта – ваше слово проти його слова. Заповнена й підписана картка з анкетою – це документ: він показує, що ви запитали, клієнт відповів, а процедуру ви підібрали згідно з відповідями.
Друга роль – та, що продає. Картка з уподобаннями та історією – причина, з якої клієнт почувається «своїм»: йому не доводиться щоразу пояснювати, пінку якої марки він не переносить і який відтінок вийшов минулого разу. Ця інституційна пам’ять залишається в салоні, навіть коли майстер іде. А регулярні повернення – це вже тема про програму лояльності, яка спирається на картку клієнта.
Картка клієнта в косметології: що записувати, розділ за розділом
Універсальний шаблон для косметології складається з п’яти розділів. Такий самий порядок ви знайдете в PDF наприкінці розділу.
Контактні дані. Прізвище та ім’я, телефон, e-mail, дата народження, звідки клієнт дізнався про салон. Останнє поле здається дрібницею, а через рік показує, який канал насправді приводить клієнтів.
Анкета здоров’я. Основа картки: алергії з полем «які саме», шкірні захворювання, хронічні хвороби, препарати, які клієнт приймає (ретиноїди й антикоагулянти можуть виключити процедуру), вагітність і грудне вигодовування, кардіостимулятор та імпланти, епілепсія, естетичні процедури за останні шість місяців. Формат ТАК/НІ з графою для приміток заповнюється за хвилину, а читається ще швидше.
Оцінка шкіри. Тип, проблеми, поточний догляд: це діагностичні нотатки, з яких складається план процедур, а не лише один візит.
Журнал процедур. Дата, процедура, препарати з параметрами, реакція шкіри, підпис майстра, який виконував процедуру. Параметри важливіші, ніж здається: «мигдальна кислота 40%, 5 хвилин» через пів року говорить усе, «пілінг» не говорить нічого.
Згоди. Про них – окремий розділ нижче, бо саме тут помилитися найпростіше.
📄 Завантажити шаблон: картка клієнта – косметологія, PDF для друку (2 сторінки A4, розділи як вище)
Картка клієнта для вій і нігтів: окремі шаблони
Універсальна картка не запитує про те, що найважливіше для лешмейкера й майстра манікюру, тому для вій і нігтів є окремі шаблони.
Картка клієнта – нарощування вій. Анкета зосереджена на очах і клеї: алергії на ціаноакрилати, захворювання очей, лінзи, сльозотеча, а також патч-тест із датою та результатом. Розділ параметрів фіксує метод, вигин, товщину й схему довжин, а таблиця візитів – окремо клей і носіння. Через пів року чорним по білому видно, з яким клеєм носіння було коротшим.
📄 Завантажити шаблон: картка клієнта – нарощування вій, PDF
Картка клієнта – нігтьовий сервіс. Анкета запитує про алергії на акрилати, зміни нігтьової пластини та шкіри, діабет і препарати, що впливають на згортання крові; окремий розділ описує стан пластини та систему, з якою ви працюєте. Нотатка «оніхолізис після гелю X» у картці – це різниця між професіоналом і вгадуванням з пам’яті.
📄 Завантажити шаблон: картка клієнта – нігтьовий сервіс, PDF
Згоди в картці клієнта: три підписи, які мають бути окремими
Анкета здоров’я – це найчутливіші персональні дані, тому однієї загальної згоди «на все» недостатньо. На практиці картці потрібні три окремі поля.
Згода на обробку персональних даних для ведення документації та запису на візити: основа щоденної роботи, у Казахстані її регулює закон «Про персональні дані та їх захист». Окрема згода на дані про здоров’я з анкети: без неї запитанням про алергії та препарати немає на що спертися. Згода на фото – краще розділити на дві: зберігання фото «до/після» в документації та публікація в матеріалах салону; друга завжди добровільна, і її можна відкликати.
До цього – два правила. Згоди не можна проставляти заздалегідь, а відмова від добровільної згоди не може бути підставою відмовити в процедурі. Точні формулювання для вашої форми бізнесу звірте з юристом; шаблони вище містять повний набір полів для підписів, щоб було з чого почати.
Папір чи система: де паперова картка перестає працювати
Паперова картка працює, поки у вас одна папка і сто клієнтів. Потім починаються витрати: анкету не знайдеш пошуком, почерк буває нерозбірливим, папка не пов’язана з розкладом, а вимога «доступ лише для уповноважених» у відкритій шухляді рецепції виглядає непереконливо.
Є й другий поріг, про який говорять рідше: чия взагалі ваша база клієнтів. Клієнт, який записується через маркетплейс, – користувач платформи: його дані та історія живуть у чужому застосунку, який просто поруч із вашим профілем показує салони-конкурентів, а з кожного бронювання ви сплачуєте комісію – у галузі до 40% вартості візиту. У програмі за підпискою навпаки: електронна картка клієнта з історією візитів – ваш актив, вона зростає з кожним візитом, і ніхто не заробляє на ній комісію.
Практичний шлях: анкету та згоди клієнт підписує на папері (шаблони вище), а вміст картки ви ведете в системі, де нотатки, додаткові поля та історія візитів під рукою під час кожного запису.
В Altegio картку клієнта можна доповнити додатковими полями під свою спеціалізацію: текст, число, список значень, дата, дата й час. З таких полів складається, наприклад, графа «патч-тест: дата та результат», поле «вигин і товщина» зі списком значень або «алергії» текстом – і вся команда бачить їх в одному місці картки. Поле можна вивести у віджет онлайн-запису, зокрема як обов’язкове: клієнт заповнює його сам під час запису, ще до візиту. А якщо анкету заповнюють на місці, інтеграція FastSign перетворює паперову анкету на QR-форму: клієнт сканує код, заповнює поля, і дані потрапляють просто в картку.
Зі зберіганням так само: історія візитів записується в картку автоматично під час кожного запису, а доступ до полів клієнта регулюють окремі права – перегляд і редагування додаткових полів. Вимога «доступ лише для уповноважених» перестає бути шухлядою рецепції і стає налаштуванням.
FAQ
Картка клієнта в косметології: що вона має містити?
Мінімум – чотири розділи: контактні дані, анкета здоров’я з алергіями, хворобами та препаратами, журнал процедур із препаратами й параметрами та згоди клієнта, зокрема окрема згода на дані про здоров’я. А також оцінка шкіри та вподобання, якщо ви плануєте серії процедур, а не разові візити.
Чи обов’язкова картка клієнта?
Прямої норми, яка зобов’язувала б салон краси вести картку клієнта, немає. Обов’язкові санітарні вимоги до процедур із порушенням цілісності шкіри та згоди на обробку персональних даних. Картка – практичний носій обох цих зобов’язань і ваш доказ обачності, коли клієнт заявляє про ускладнення або має претензію.
Де завантажити шаблон картки клієнта в PDF?
У цій статті – три безкоштовні шаблони для друку: універсальна картка для косметології та окремі картки для нарощування вій і нігтьового сервісу, кожна на двох сторінках A4 з анкетою, таблицею візитів і повним набором згод. Достатньо роздрукувати й покласти на рецепції.
Скільки зберігати картки клієнтів?
Стільки, скільки триває мета обробки: для активних клієнтів – увесь період співпраці, а після його завершення – період можливих претензій щодо процедур. Видаліть картку на вимогу клієнта, якщо у вас немає іншої правової підстави. Конкретні строки для вашої ситуації погодьте з юристом.
Паперова картка добре збирає підписи, але погано пам’ятає. В Altegio картка клієнта електронна: нотатки й додаткові поля під рукою під час кожного запису, історія візитів формується автоматично, а база клієнтів належить вам – без комісії з бронювань
Спробуйте 7 днів безкоштовно · Переглянути тарифи
- Картка клієнта з нотатками та додатковими полями
- Історія візитів кожного клієнта: послуги, препарати, хто виконував
- Ваша база клієнтів: онлайн-запис без комісії з бронювань
