W Altegio możesz łatwo planować zapisy grupowe.

Co to jest i do czego służy?

Wiele firm, zwłaszcza w branży sportowej, potrzebuje systemu rezerwacji, w którym klient może zapisać się na całą serię wydarzeń naraz. Taki sposób planowania jest bardzo popularny: w niedawnym badaniu UX wszystkie 9 ankietowanych firm pracowało ze stałym grafikiem i powtarzającymi się wydarzeniami. Wyjątkiem są promocje i wizyty próbne.

Dzięki funkcji Grafik recepcjonista może łatwo zapisywać klientów na serię wydarzeń, a także wypisywać ich z serii, gdy odwołają rezerwację. Grafiki można też w razie potrzeby edytować i usuwać, dzięki czemu system rezerwacji pozostaje aktualny i dokładny.

Tworzenie grafiku

Aby utworzyć grafik wydarzenia, przejdź do zakładki „Grafik” w oknie wydarzenia.

1. Zanim utworzysz grafik, utwórz wydarzenie w module Kalendarz wizyt. Szczegółowy opis tworzenia wydarzeń znajdziesz tutaj. W zakładce „Bieżące wydarzenie” podaj podstawowe ustawienia wydarzenia: Pracownik i Usługa.
2. Po utworzeniu wydarzenia kliknij w nim zakładkę „Grafik”, aby zacząć konfigurować grafik.

3. Ustaw grafik w następujący sposób:

• Najpierw zaznacz dni tygodnia, dla których chcesz ustawić grafik. Następnie w razie potrzeby dostosuj dla każdego wydarzenia godziny Początek i Koniec, Czas trwania oraz Zasoby (także więcej niż jeden zasób).
• Ustaw też pole Data zakończenia grafiku: to data, do której będą tworzone wydarzenia.
• Jeśli do wydarzenia są już zapisani klienci, możesz zaznaczyć opcję „Dodaj klientów z bieżącego wydarzenia”, aby uwzględnić ich w grafiku.

4. Kliknij Zapisz.

Ważne

Wydarzenia z grafiku nie powstają od razu, tylko przez mechanizm kolejki. Tworzy się około 100 wydarzeń na minutę, więc może minąć chwila, zanim wszystkie wydarzenia z grafiku zostaną utworzone i wyświetlone.

Jeśli wydarzenie jest właśnie tworzone, obok niego zobaczysz ikonę zegara: proces jest w toku.

Gdy wydarzenia powstają z grafiku, ani recepcjoniści, ani klienci nie otrzymują Powiadomienia o ich utworzeniu. Natomiast wydarzenia i tak zostaną utworzone, nawet jeśli grafik obejmuje dni, w które pracownik nie ma ustawionego grafiku pracy.

Edytowanie grafiku

Ustawiony grafik możesz później edytować.

Główna zasada edycji ustawionego grafiku: grafiku nie można edytować z poziomu wydarzeń, które już się odbyły.

Przykład: grafik utworzono 1 maja na okres od 1 maja do 1 sierpnia. Dziś jest 1 lipca. Jeśli otworzysz dowolne wydarzenie sprzed 1 lipca, nie będzie można edytować grafiku (zabraknie przycisków, bo próbujesz masowo zmienić grafik z poziomu wydarzenia z przeszłości). Grafik zmienisz w całości, jeśli przejdziesz do zakładki Grafik w dowolnym wydarzeniu po 1 lipca.

Masowa edycja grafiku

1. Przejdź do zakładki Grafik i kliknij przycisk Edytuj grafik.
2. Teraz możesz edytować grafik w następujący sposób:

• Aby przedłużyć grafik, ustaw późniejszą datę w polu Data zakończenia grafiku. Aby go skrócić, ustaw wcześniejszą datę. Nie możesz jednak ustawić daty wcześniejszej niż bieżąca ani skrócić grafiku poza wydarzenia, które zostały już utworzone.
• Aby dodać dni tygodnia do grafiku, zaznacz pola przy dniach, które chcesz dodać.
• Aby usunąć dzień tygodnia z grafiku, kliknij przycisk z trzema kropkami w zakładce Grafik, a następnie wybierz „Usuń”. Usunięcie dnia tygodnia usuwa całą serię wydarzeń w ten dzień. Nie da się usunąć tylko części wydarzeń (np. wybranych dat).
• Przy masowej edycji grafiku lub serii wydarzeń nie można zmienić usługi.

3. Kliknij Zapisz.

4. Aby całkowicie usunąć grafik, kliknij przycisk Usuń grafik.

Uwagi

Nie można skrócić ani przedłużyć części grafiku, tylko cały grafik. Przykład: jeśli ustawisz grafik na poniedziałki i czwartki od 1 maja do 1 sierpnia, nie skrócisz go tylko dla czwartków do 1 lipca. Trzeba skrócić cały grafik.

Jeśli wydarzenie zmieniono osobno, poza serią wydarzeń lub grafikiem, późniejsze zmiany grafiku lub serii wydarzeń (dnia tygodnia) obejmą wszystkie parametry oprócz tych, które zmieniono osobno. Przykład: ustawiasz grafik na poniedziałki i czwartki od 18:00 do 19:00 w okresie od 1 do 31 maja. 5 maja zmieniasz osobno jedno wydarzenie, np. przesuwasz początek z 18:00 na 15:00. Następnie otwierasz wydarzenie z 1 maja, zmieniasz grafik dla poniedziałków i ustawiasz 9:00 zamiast 18:00. Altegio pokaże, że w jednym z wydarzeń godzina została wcześniej zmieniona i że zmiana grafiku nie obejmie tego wydarzenia (możesz zaznaczyć opcję zastosowania zmian do wydarzeń zmienionych osobno, aby zastosować zmiany także do tego wydarzenia).

Edycja pojedynczego wydarzenia w grafiku

Aby zmienić konkretne wydarzenie w serii lub grafiku, otwórz je w Kalendarzu wizyt i zmień odpowiedni parametr w zakładce Bieżące wydarzenie. Następnie kliknij Zapisz, aby zastosować zmiany.

Aby usunąć konkretne wydarzenie z serii, również otwórz je w Kalendarzu wizyt, przejdź do zakładki Bieżące wydarzenie i kliknij Usuń wydarzenie.

Uwaga

Jeśli wydarzenie zmieniono osobno, poza grafikiem, późniejsze zmiany grafiku lub serii wydarzeń go nie obejmą.

Podczas edycji pojedynczego wydarzenia w grafiku możesz zmienić usługę.

Zakładka Powtarzanie

• Zakładka Grafik zastępuje w wydarzeniu zakładkę Powtarzanie.
• Po utworzeniu grafiku w pierwotnym wydarzeniu zobaczysz link do zakładki Powtarzanie. W wydarzeniu utworzonym przez zakładkę Grafik nie można przejść do zakładki Powtarzanie.
• Między zakładkami Powtarzanie i Grafik możesz przełączać się wielokrotnie.

Oznaczenia w Kalendarzu wizyt

• Wizyty grupowe połączone w serię wydarzeń mają w Kalendarzu wizyt specjalne oznaczenie: w nagłówku wydarzenia zobaczysz odpowiednią ikonę i datę zakończenia grafiku.

• Wizyty grupowe, których parametry różnią się od parametrów serii wydarzeń, mają osobne oznaczenie: w nagłówku wydarzenia zobaczysz odpowiednią ikonę i datę zakończenia grafiku.