В Altegio владельцы и менеджеры могут контролировать, кто может просматривать или изменять данные в системе (клиенты, записи, касса, расписание и т. д.). В обновленной логике лицензии (модель «платные права») статус сотрудника в лицензии зависит от того, что он может делать в системе, а не только от его должности.
Правильно настроенный доступ помогает команде работать без сбоев и при этом защищает конфиденциальные данные бизнеса.
Ключевые термины #
- Платный сотрудник (учитывается в лицензии). Сотрудник считается платным, если выполняется хотя бы одно из условий:
- он оказывает услуги, ему назначен график работы
- его роль включает любые права на редактирование.
- Бесплатный сотрудник (не учитывается в лимите лицензии). Сотрудник считается бесплатным, если:
- у него нет рабочего расписания
- есть доступ только на просмотр (нет прав на создание/редактирование/удаление).
- Роли сотрудников
Altegio предлагает 8 ролей для сотрудников с предустановленным набором прав для быстрой настройки:
Менеджер системы — управление командой и лицензией (бесплатный доступ).
Только просмотр — только просмотр, без права редактирования (бесплатный доступ).
Владелец— полный доступ.
Менеджер — управляет филиалом/локацией.
Администратор — работает с записями и оплатами.
Колл-центр — помогает клиентам и записывает на услуги.
Бухгалтер — управление зарплатой и финансами.
Специалист — оказывает услуги и имеет доступ к своему расписанию.
Где управлять ролями и доступами #
Управлять ролями сотрудников, их доступами и учетом в лицензии вы можете в разделе Настройки > Сотрудники. В частности здесь вы можете:
- добавить нового сотрудника
- назначить уровень доступа
- удалять и увольнять сотрудников
- перенести доступ с одного сотрудника на другого
- искать и фильтровать сотрудников
- видеть для каждого: Расписание, Онлайн-запись, Услуги, Роль и статус лицензии
- перейти в карточку сотрудника для назначения ему услуг, настройки доступности в онлайн-записи, установки правил для расчета зарплаты, настройки графика работы, уведомлений, прав доступа и дополнительных параметров.
Добавить нового сотрудника #
- Чтобы добавить нового сотрудника, нажмите кнопку Добавить сотрудника (слева сверху).
- В открывшемся окне заполните:
- Имя сотрудника
- Специализация (например, косметолог). Специализация сотрудника будет видна для клиентов в онлайн-записи.
- В блоке Настройки сотрудника выберите один из вариантов:
- Платный сотрудник. Выберите, если сотрудник будет участвовать в расписании и/или ему необходимы права на редактирование.
Затем включите доступ к Altegio, если он должен иметь возможность входить в систему (фактический доступ будет зависеть от назначенных прав). Введите номер телефона или почту, на которую сотрудник получит приглашение в систему, и установите роль.
Внимание
Если у вас не подключен SMS-агрегатор, приглашение на номер телефона доставлено не будет. В этом случае рекомендуем указывать адрес электронной почты.
- Бесплатный сотрудник. Выберите, если сотрудник не стоит в расписании, ему нужен только доступ к просмотру данных в системе/управление командой и лицензией. Он не будет учитываться в лимите лицензии.
Затем включите доступ к Altegio, если он должен иметь возможность входить в систему (фактический доступ будет зависеть от назначенных прав). Введите номер телефона или почту, на которую сотрудник получит приглашение в систему, и установите роль.
Внимание
Если у вас не подключен SMS-агрегатор, приглашение на номер телефона доставлено не будет. В этом случае рекомендуем указывать адрес электронной почты.
Бесплатному сотруднику можно назначить доступы Только просмотр или Менеджер системы.
- Сотрудник уже не работает (уволен). Выберите, если человек больше у вас не работает (доступ будет отключен).
- Нажмите Сохранить.
Подробнее о добавлении нового сотрудника читайте в статье.
Настроить системный доступ и назначить роль (для существующего сотрудника) #
- Откройте карточку сотрудника, нажав на его имя, и перейдите на вкладку Доступ.
- В разделе Доступ в систему:
- включите Предоставить доступ в систему.
- укажите Email и Телефон (используются для входа) для отправки сотруднику приглашения в систему.
Внимание
Если у вас не подключен SMS-агрегатор, приглашение на номер телефона доставлено не будет. В этом случае рекомендуем указывать адрес электронной почты.
- В блоке Права доступа выберите роль из выпадающего списка.
Доступные шаблоны ролей:
- Менеджер системы — управление командой и покупкой лицензии.
- Только просмотр — только просмотр, без права редактирования.
- Владелец— полный доступ.
- Менеджер — управляет филиалом/локацией.
- Администратор — работает с записями и оплатами.
- Колл-центр — помогает клиентам и записывает на услуги.
- Бухгалтер — управление зарплатой и финансами.
- Специалист — оказывает услуги и имеет доступ к своему расписанию.
Важно
Каждая роль предусматривает предустановленный набор прав доступа. Права можно скорректировать в списке ниже, убрав галочки с ненужных доступов.Если вы выбрали роль, которая включает какие-либо права редактирования, то такой сотрудник будет учитываться в лицензии.
Бесплатные роли: Только просмотр или Менеджер системы.
Если сотрудник оказывает услуги, но ему присвоена бесплатная роль, такой сотрудник будет учитываться в лицензии.
- Чтобы предоставить или убрать права для роли, нажмите на три точки в поле Права доступа и выберите необходимый параметр.
- Чтобы предоставить/убрать все права к разделу используйте переключатель.
- Чтобы добавить дополнительные права доступа, нажмите на стрелку справа от переключателя и затем на строку Дополнительные. В раскрывшемся списке выберите необходимые параметры или поставьте галочки.
- Чтобы предоставить или убрать права для раздела, нажмите на три точки напротив его названия и выберите необходимый параметр.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Копирование прав доступа #
Чтобы не настраивать одни и те же права доступа нескольким сотрудникам, их можно скопировать для другого сотрудника. Копирование прав доступно как на этапе отправки приглашения, так и для сотрудника уже добавленного в филиал.
Для копирования прав:
- Перейдите в раздел Настройки > Сотрудники либо в раздел Биллинг > Лицензия > кнопка Управление в блоке Тариф.
- Нажмите на имя или роль и перейдите на вкладку Доступ.
- На открывшейся странице в поле Права доступа нажмите на кнопку Скопировать права.
- Выберите сотрудника из списка, права которого необходимо скопировать, можно воспользоваться поиском по сотрудникам. Нажмите кнопку Применить.
После скопированные права будут присвоены выбранному сотруднику.
Редактирование роли и прав доступа сотрудника в разделе Биллинг #
Редактирование роли и прав доступа сотрудников также доступно из раздела Биллинг > Лицензия. Если сотрудник был приглашен ранее, но ему не была назначена роль, ее также можно присвоить в этом разделе. Для этого:
- В разделе Биллинг > Лицензия нажмите кнопку Управление.
- Откроется список всех сотрудников. Нажмите на имя сотрудника, кому необходимо отредактировать роль или права. Система откроет карточку сотрудника в разделе Сотрудники.
- В карточке сотрудника перейдите на вкладку Доступ.
- Далее следуйте инструкции, изложенной выше в этой статье.
Учет сотрудника в лицензии #
В разделе Сотрудники в колонке Лицензия отображается, учитывается ли сотрудник в лицензии и является ли он платным. Возможны два варианта:
- Полная — сотрудник учитывается в лицензии и является платным.
- Бесплатная — сотрудник не учитывается в лицензии и является бесплатным.
В случае, если вы достигли лимита сотрудников в лицензии, вы можете увеличить его в разделе Биллинг > Лицензия. Подробнее, как это сделать, читайте в статье Как докупить дополнительных сотрудников в тариф.
Изменение статуса сотрудника в лицензии #
Вы можете изменить статус сотрудника в лицензии, для этого в колонке Лицензия нажмите на карандашик. В открывшемся окне выберете необходимую опцию: платный или бесплатный сотрудник. Нажмите Сохранить.
Если вы переводите сотрудника в Бесплатный, убедитесь, что:
- он не участвует в расписании
- у него нет прав на редактирование (иначе он снова станет платным).
Уволить, Удалить, Перенести доступ #
Чтобы уволить, удалить или перенести доступ на другого сотрудника:
- В списке сотрудников откройте меню, нажав на три точки ⋯ справа.
- Выберете необходимую опцию:
- Уволить сотрудника — используйте, когда человек больше у вас не работает. Доступ отключается, сотрудник помечается как уволенный.
- Удалить сотрудника — удаляет сотрудника из списка системы.
- Перенести доступ на другого сотрудника — используйте, если нужно перенести системный доступ и права от одного сотрудника к другому — например, если случайно создали дубль профиля или нового сотрудника вместо предыдущего.
При переносе доступа на другого сотрудника в открывшемся окне:
- Выберите сотрудника, который должен получить доступ (можно выбрать только тех, у кого сейчас нет системного доступа).
- Поставьте галочку в пункте Удалить исходного сотрудника после переноса, если хотите, чтобы исходный сотрудник (с которого совершается перенос) удалился после переноса — это помогает избежать дублей.
- Нажмите Перенести доступ для подтверждения. Выбранный сотрудник получит перенесенный доступ и права.
Советы
Если сотрудник нужно работает с записями/оплатами/клиентами — он всегда будет платным.Если сотрудник только просматривает данные, отчёты/метрики — используйте Только просмотр + Бесплатный (и без расписания).
Если сотрудник только управляет командой и лицензией (не состоит в расписании) — используйте Менеджер системы.
Если лицензия ограничивает число сотрудников, потребуется увеличение лимита сотрудников в разделе Биллинг > Лицензия, кнопка Добавить сотрудника.
Решение частой ошибки при принятии приглашения #
При попытке принять приглашение в систему может появиться ошибка такого типа: Номер телефона или почта уже используется.
Это означает, что аккаунт с такими данными уже существует в системе. Что делать в этом случае:
- Восстановить доступ через функцию Забыли пароль / Восстановить пароль.
- Пригласить существующий аккаунт, не создавая новый.
- Если нет доступа к телефону или почте, на которые зарегистрирован аккаунт — обратитесь в службу поддержки Altegio.
