Por diversos motivos, pode ser necessário reembolsar um cliente por serviços, produtos ou pela conta do cliente (depósito). Neste artigo, veremos diferentes situações e opções para processar reembolsos, além de explicar como excluir transações financeiras diretamente no Altegio.
Reembolso Total de um Produto e/ou Serviço
Se um cliente cancelar um serviço e/ou devolver um produto, o pagamento é reembolsado integralmente.
Um reembolso total é possível se:
- O serviço foi prestado apenas parcialmente ou com qualidade insatisfatória.
- O cliente fez um pré-pagamento, mas o agendamento foi cancelado por culpa do negócio (doença profissional, outras circunstâncias imprevistas).
- O cliente está insatisfeito com o produto adquirido devido à sua qualidade.
Você pode excluir completamente uma transação financeira de duas formas:
1. No Calendário de Agendamentos
Abra o agendamento e vá até a aba “Pagamento”. Ao lado do nome do serviço/produto, clique no ícone de seta para baixo. Uma nova linha aparecerá mostrando a conta onde o pagamento foi feito, o valor e um ícone de lixeira. Clique no ícone de lixeira para cancelar o pagamento — a transação financeira será então excluída.
2. Usando a seção “Finanças”
Vá em Finanças > Transações Financeiras, encontre a transação desejada e clique na data/hora na primeira coluna. Isso abrirá o documento de pagamento. Nele, clique no botão “Cancelar” para anular o pagamento.
Após a exclusão da transação, o status da visita mudará para “Visita não totalmente paga”. Dependendo da situação, você pode excluir a visita ou deixá-la com um comentário explicando o motivo do reembolso.
As informações sobre o pagamento cancelado permanecerão em Finanças > Transações Financeiras. Para encontrar transações excluídas, aplique o filtro “Cancelado” e clique em “Exibir”.
Essas informações também aparecerão em Relatórios > Logs de Alterações, onde é possível ver qual usuário adicionou, alterou ou excluiu um pagamento, em qual horário e com mais detalhes.
Reembolso Parcial de um Serviço
Um reembolso parcial é feito quando o cliente está insatisfeito com o serviço ou em outras circunstâncias que exigem devolver parte do valor pago.
Para reembolsar parcialmente:
- Cancele o pagamento do serviço na visita (veja o passo anterior).
- Vá em “Status da Visita” e especifique o desconto concedido ao cliente ou o valor que deve permanecer pago. Se você inserir o valor diretamente, o campo “Desconto” será preenchido automaticamente.
- Vá em “Pagamento da Visita” e processe o pagamento novamente. Também é possível fazer um pagamento rápido na aba “Status da Visita”.
Reembolso Total de um Produto Vendido Durante a Visita (sem reembolsar o serviço)
Se o cliente devolver um produto vendido durante a visita, mas mantiver o serviço, somente o valor do produto é reembolsado.
Você pode cancelar o pagamento do produto de duas formas:
- Via Finanças > Transações Financeiras, encontrando a transação da venda do produto e clicando em “Cancelar”.
- Direto na visita, na aba “Status da Visita”, clicando no ícone de lixeira ao lado do produto.
Após excluir o produto, clique em “Salvar”.
Importante: se excluir o produto em Status da Visita antes de cancelar o pagamento em Pagamento da Visita, aparecerá um valor em excesso. Nesse caso, você também precisará cancelar o documento de pagamento em Transações Financeiras.
Reembolso de Produto Vendido Separadamente da Visita
Para cancelar a venda de um produto vendido separadamente:
- Vá em Finanças > Transações Financeiras ou Estoque > Gestão de Estoque.
- Encontre a transação da venda do produto e clique na data/hora.
- No documento de estoque, clique no ícone de lixeira.
- Clique em “Salvar sem pagamento”.
Assim, tanto a transação financeira quanto a de estoque serão excluídas.
As informações sobre a venda cancelada permanecerão em Transações Financeiras e em Logs de Alterações.
Reembolso Total de um Depósito da Conta do Cliente
Para cancelar uma recarga da conta do cliente, é necessário excluir a transação de recarga em Finanças > Transações Financeiras:
- Use o filtro de Item de Pagamento “Recarga de Conta”, selecione as datas necessárias e, se preciso, insira o nome ou telefone do cliente.
- Clique em Exibir.
- Clique na data/hora da transação e no documento clique em “Cancelar”.
Essa é a única forma de reembolsar uma recarga.
Observação: se o reembolso não for feito no mesmo dia da recarga, ocorrerá divergência no saldo de caixa do dia da recarga e do reembolso.
Como alternativa, pode-se criar um serviço/produto chamado “Reembolso” e debitar o valor nele. Porém, isso causará divergência no lucro, sendo necessário criar uma transação de despesa no mesmo valor para equilibrar.
Reembolso Parcial de um Depósito da Conta do Cliente
Um reembolso parcial só pode ser feito debitando o valor em um produto criado (por exemplo, “Reembolso”). Depois, é necessário criar uma transação de despesa para equilibrar o caixa.
Como se trata de uma “venda condicional”, é recomendável criar um produto específico chamado “Reembolso”, para que essas vendas não sejam contabilizadas em relatórios.
Reembolso Total do Valor de uma Assinatura
Um reembolso total de uma assinatura pode ser feito cancelando a venda do produto (assinatura).