Що це таке?
У багатьох сферах бізнесу використовується правило завчасного скасування запису. Якщо клієнт не скасував запис заздалегідь, з його абонемента списується відвідування. Це нововведення дозволяє реалізувати таку логіку в системі Altegio.
Як це працює?
У режимі Адміністрація в налаштуваннях послуги в розділі Послуги > Розширені налаштування є функція автоматичного списання. Якщо ця опція увімкнена, починає працювати описана нижче логіка. Вона застосовується як для групових, так і для індивідуальних візитів.
У налаштуваннях можна вказати часовий інтервал, протягом якого запис можна скасувати без штрафу.
Статуси
Записи, оплачені автоматично, позначаються окремо як у журналі записів для індивідуальних записів, так і в списку записів групової події.
- Візити та записи, для яких увімкнено автосписання, позначаються окремим статусом Автосписання.
- Якщо автосписання відбулося успішно, відображається статус Списано.
- Якщо автосписання відбулося неуспішно, відображається статус Не списано.
Важливі особливості
- Візит списується з абонемента лише в момент початку заняття, а не одразу після встановлення статусу Автосписання.
- Якщо абонементів кілька, списання відбувається з того абонемента, у якого найменший термін закінчення.
- Оплата через автосписання не змінює статус візиту. Якщо раніше оплата була можлива лише у статусах Прийшов або Підтвердив, то тепер оплата доступна також у статусах В очікуванні та Не з’явився.
- Налаштування автооплати не скасовується, навіть якщо адміністратор вручну змінює статус візиту — наприклад, при переведенні зі статусу В очікуванні у Прийшов автооплата не скасовується.
- Якщо клієнт у груповій події бронює кілька місць, списання відбувається послідовно по кожному візиту.
Приклад
Якщо є 2 абонементи з 1 відвідуванням кожен, то буде списано по одному відвідуванню з кожного абонемента. Якщо абонемента не вистачило, щоб оплатити всі відвідування, статус запису буде Не оплачено, і буде показано, скільки ще потрібно оплатити.
- Якщо в індивідуальному записі кілька послуг, а автосписання ввімкнено лише для однієї з них, то списання з абонемента відбувається тільки для тієї послуги, для якої активовано автосписання. Сам візит позначається статусом Не оплачено, і показується, скільки ще потрібно оплатити клієнту.
- Для індивідуального або групового запису, якщо візит був оплачений автоматично, у розділі Оплата є можливість скасування оплати через іконку кошика.
- При об’єднанні послуг через мережевий інтерфейс налаштування автосписання не вимикається — нова об’єднана послуга має увімкнену опцію автосписання.
- Якщо для першого візиту в об’єднаному записі ввімкнено автооплату, то одразу після автосписання першого візиту відображається статус ручної оплати: Не оплачено замість Не списано.
- Якщо в налаштуванні За скільки годин можлива безкоштовна відміна заняття встановлено значення 0, безкоштовна відміна можлива за 5 хвилин до початку. Тобто автосписання продовжує працювати навіть при значенні 0 годин.
- Автоматичне списання можливе лише за умови ввімкненої функції автосписання в налаштуваннях абонемента. Якщо автосписання не активовано, система не зможе списати відвідування при зміні статусу запису на Не з’явився або В очікуванні.