Цифровой журнал — центральный инструмент работы в Altegio. Здесь администраторы создают записи, принимают оплату и общаются с клиентами, менеджеры контролируют выручку и загрузку команды, а специалисты видят своё расписание в реальном времени. Всё в одном интерфейсе, без переключения между инструментами.
Синхронизация в реальном времени: вся команда видит актуальное расписание #
Любое изменение в журнале, новая запись, перенос или отмена мгновенно появляется у всех сотрудников. Администратор переносит визит на ресепшене, и мастер сразу видит обновление в мобильном приложении. Клиент отменяет запись онлайн, и свободное окно моментально открывается в расписании.
Это исключает двойные бронирования и накладки, которые стоят бизнесу и репутации, и клиентов.
Разные роли — разная работа с журналом #
Журнал работает для всей команды, но каждый использует его по-своему. Администратор создаёт и переносит записи, принимает оплату и продаёт товары. Менеджер или владелец проверяет выручку за день и плотность расписания без перехода в отчёты. Специалист через мобильное приложение видит только свои визиты и получает уведомления об изменениях.
Подробнее:
Поиск клиентов в журнале записи
Контроль выручки прямо в журнале #
В журнале отображается финансовая сводка за текущий день, которая обновляется в реальном времени: общая выручка, оплата наличными и картой, продажи товаров, использование программ лояльности.
Владелец открывает журнал в середине дня и сразу видит, как идут дела. Если выручка ниже ожидаемой, можно предложить клиентам свободные окна или запустить акцию на менее загруженное время, не дожидаясь вечернего отчёта.
Быстрая запись и перенос визитов #
Администратор создаёт новые записи, переносит визиты и меняет их длительность прямо в журнале. Если клиент опаздывает или просит другое время, запись переносится в несколько кликов и сразу отражается у всей команды.
Снижение no-show: подтверждения и напоминания из журнала #
Каждый пропущенный визит — это потерянный слот, который уже не заполнить. Из карточки визита администратор отправляет клиенту подтверждение или напоминание через SMS, push или email. Всего один клик и клиент получает сообщение за день до визита.
Тем самым снижает количество no-show. Это напрямую сказывается на выручке: когда клиенты приходят стабильно, мастера загружены равномерно и день проходит по плану.
Подробнее:
Возможности разделов «Уведомления» и «История изменений»
Автоматическое повторение записи: постоянные клиенты всегда в расписании #
Для услуг с регулярной периодичностью, таких как маникюр, массаж, косметологические процедуры, мужская стрижка, администратор создаёт серию будущих визитов заранее. Система автоматически добавляет записи в расписание с заданным интервалом.
Постоянный клиент всегда занимает свой слот, и его не нужно каждый раз напоминать записаться снова.
Общение с клиентами внутри системы #
Журнал записи поддерживает переписку с клиентами прямо внутри системы. Сообщение можно отправить из карточки визита, не открывая сторонние мессенджеры. Вся история переписки сохраняется в карточке и доступна в любой момент. Если клиент сообщает об опоздании или просит изменить время, запись переносится и специалист получает обновление сразу, без дополнительных звонков или пересылки сообщений.
Подробнее: Возможности чата в журнале записи и окне визита в Altegio
Персонализированный сервис через теги клиентов #
В журнале сразу видно, кто приходит на визит: новый клиент, постоянный, VIP или клиент из особой категории. Если в расписании отмечен VIP-клиент, администратор готовит персональное обслуживание заранее. Такой подход повышает лояльность и увеличивает вероятность повторного визита.
Подробнее:
Отображение по ресурсам: контроль кабинетов и оборудования #
Журнал поддерживает режим отображения не только по сотрудникам, но и по кабинетам, креслам или оборудованию. Например, в косметологической клинике можно видеть занятость кабинетов, в солярии — доступность кабин, а в велнес-центре с криокамерой — отслеживать, когда аппарат свободен, и не допускать пересечений в расписании. Ни один ресурс не будет забронирован дважды.
Подробнее: Работа с ресурсами
Приём оплаты в одном окне #
После завершения визита администратор принимает оплату прямо из карточки визита: наличными, картой, подарочным сертификатом, абонементом, с клиентского счёта, онлайн по ссылке или по QR-коду. Все операции автоматически фиксируются в системе и отражаются в отчётах.
Например, клиент пришёл на окрашивание и хочет оплатить частично абонементом, а остаток картой. Администратор разбивает оплату прямо в карточке визита за несколько секунд. Если средств на счёте не хватает, система фиксирует задолженность автоматически и визит закрывается без ручных записей.
Подробнее: Оплата визита
Групповые записи и мероприятия #
Журнал поддерживает групповые записи — удобно для студий с групповыми тренировками, мастер-классами или курсами. Вместо отдельной записи для каждого участника создаётся одно событие с нужным количеством мест. Повторяющиеся события, например, еженедельные тренировки, настраиваются один раз и автоматически появляются в расписании.
Подробнее: Групповая запись
Статусы визитов: расписание читается с первого взгляда #
Каждый визит имеет статус: «Ожидание», «Подтверждён», «Пришёл», «Не пришёл». Цветовая система позволяет администратору мгновенно оценить текущее состояние расписания и понять, где нужно действовать.
Подробнее: Статусы визита и Категории записей и событий
История изменений: прозрачность работы команды #
Система фиксирует все изменения в визите: переносы, правки услуг, оплату и смену статусов. Если запись была изменена, менеджер видит, кто и когда это сделал. Это исключает спорные ситуации внутри команды и помогает контролировать качество работы.
Подробнее: Возможности разделов «Уведомления» и «История изменений»
Медицинская документация #
Для медицинских организаций Altegio поддерживает ведение медицинской карты пациента: анамнез, процедуры, рекомендации и планы лечения. Вся информация хранится в карточке пациента и доступна специалистам во время приёма. Подробнее — в разделе базы знаний о медицинском функционале.
Как начать работу с журналом #
Журнал записи объединяет управление расписанием, клиентами, визитами и оплатами в одном интерфейсе. Чтобы настроить и использовать все возможности, воспользуйтесь инструкциями в статьях этого раздела.
Работа с журналом записи #
- Настройки журнала записи
- Масштаб журнала записи
- Работа в журнале записи
- Поиск клиентов в журнале записи
- Добавление ассистента в визит
- Статусы визита
- Перенос записи (карточки визита)
- Категории записей и событий
- Возможности чата в журнале записи и окне визита в Altegio
Работа с записями #
- Работа с записями
- Оплата визита
- Автоматическое повторение записи
- Возможности разделов «Уведомления» и «История изменений»
- Возможности раздела «Списание расходников»
- Фамилия и отчество клиента
- Перенос записи (карточки визита)
- Запись посетителей на один номер телефона
- Дополнительные поля
- Новое окно записи
- Технические перерывы
