Налаштуйте правила та доступний час для онлайн-запису до ваших співробітників. Відповідно до встановлених налаштувань клієнти зможуть записуватися на послуги онлайн у вибраний вами час.
Ви можете увімкнути для онлайн-запису тип «Оптимальний» — він підійде, якщо ви хочете мінімізувати порожні вікна та надати клієнтам більше варіантів для запису.
Також ви можете налаштувати фіксований час для запису за допомогою типу «Фіксований».
Окрім оптимального та фіксованого, доступний і динамічний тип слотів — «Динамічний». За цього сценарію додатковий слот створюється після завершення запису або перерви, а решта слотів підлаштовуються під нього.
Налаштування та редагування #
Доступний час можна налаштувати у двох розділах Altegio:
- Загальне для всіх співробітників філії:
Розділ Онлайн-запис > Загальні налаштування > Налаштуйте час коли ви приймаєте клієнтів.
- Індивідуальний час для конкретних співробітників:
Розділ Налаштування > Налаштування запису > Співробітники.
Щоб перейти до налаштувань:
- Натисніть на ім’я співробітника в списку, відкрийте вкладку Онлайн-запис і виберіть Конкретно для співробітника у полі Вільний час для онлайн-запису.
- Дні, недоступні для онлайн запису також можна налаштувати окремо для кожного співробітника. При цьому доступний час може бути як загальним для філії, так і персональним.
- Натисніть кнопку Додати та виберіть потрібний день, кілька днів або період. Щоб видалити налаштування, натисніть на іконку кошика.
Налаштування для філії та для співробітників є однаковими за логікою. Відмінність полягає лише в тому, що загальні налаштування діють для всіх співробітників, а персональні — тільки для вибраного співробітника. Для різних співробітників можна задати різні параметри доступного часу.
Ви можете вимкнути онлайн-запис на конкретні дні або періоди. Наприклад, якщо в окремі дні ви плануєте приймати клієнтів лише офлайн. Це особливо зручно в передсвяткові дні для ручного керування записом.
Доступні слоти для онлайн-запису #
Налаштуйте правила формування часових слотів, які будуть відображатися для онлайн-запису.
- У блоці Доступні слоти для запису > Правила формування слотів натисніть кнопку Редагувати правила.
- Тут ви зможете вибрати тип слотів, початок онлайн-запису, крок запису та час до початку візиту. Дотримуйтесь підказок на екрані, натискаючи Далі для переходу між кроками та Назад для повернення. Після завершення обов’язково натисніть Завершити налаштування.
Щільність онлайн-запису #
Оберіть тип слотів, який найкраще підходить для Ваших потреб: фіксований, оптимальний або динамічний.
- Фіксований – ви самі створюєш сітку для запису. Підходить при стабільному потоці клієнтів і фіксованому розкладі.
Час початку кожного слота фіксований і залежить лише від заданого інтервалу.
Система відображає тільки ті слоти, які ви обрали вручну.
Приклад
Співробітник працює з 9:00 до 18:00, найчастіше тривалість послуги становить 1 годину. У такому випадку запис буде доступний лише о 9:00, 10:00, 11:00, 12:00, 13:00, 14:00, 15:00, 16:00 та 17:00. Якщо ж тривалість послуги менша ніж 1 година, клієнту буде запропоновано тільки той час, який ви вибрали самостійно, додатковий слот створюватися не буде. У цьому прикладі слоти після записів з’являться о 10:00 та 13:00.
- Оптимальний – якщо запис завершується раніше, система створює додатковий слот, при цьому інші слоти не змінюються. Також додаткові слоти створюються після перерв у графіку.
Цей тип підійде, якщо ви хочете мінімізувати порожні вікна та надати клієнтам більше варіантів для запису.
За оптимального типу слотів клієнти бачитимуть не лише заздалегідь задані слоти, а й додаткові, які система автоматично створить після завершення кожного запису або перерви.
Приклад
Если есть доступные слоты на 9:00, 9:30, 10:00, 10:30 и т. д., в журнале есть созданные записи на 9:00 и на 11:30, то клиент при онлайн-записи увидит слоты не только на 10:00 и 13:30, но и на 9:45 и 13:10.Якщо доступні слоти на 9:00, 9:30, 10:00, 10:30 тощо, а в журналі вже є записи на 9:00 і 11:30, клієнт під час онлайн-запису побачить не лише слоти на 10:00 та 13:30, а й додаткові — на 9:45 і 13:10.
Приклад 1 у порівнянні з фіксованим сценарієм, якщо є перерва:
Приклад 2 у порівнянні з фіксованим сценарієм, якщо є перерва та запис:
- Динамічний – додатковий слот створюється після завершення запису або перерви, а решта слотів підлаштовуються під нього. Підійде, якщо Ви хочете надати максимальну гнучкість у виборі слотів для клієнтів.
Це новий сценарій налаштування часу для онлайн-запису. У цьому випадку система шукає вільні часові слоти, виходячи з кожного доступного проміжку часу співробітника.
При динамічному типі слоти формуються відповідно до графіка роботи співробітників, наявних записів і перерв із заданим кроком виводу. Для цього сценарію, на відміну від фіксованого чи оптимального, не можна задати окремі доступні слоти вручну — вони автоматично підлаштовуються під вільний час співробітника.
Приклад
Якщо співробітник одного дня працює з 9:00, а іншого — з 10:00, перший слот для кожного дня відповідатиме початку його робочого часу (за умови, що цей час не зайнятий записами або перервами). Якщо з’явиться перерва з 13:00 до 13:30 та запис з 14:00 до 16:05, клієнт побачить вільні слоти також на 13:30 і 16:05.
Приклад 1 у порівнянні з фіксованим сценарієм за часом для запису:
Приклад 2 у порівнянні з фіксованим сценарієм за графіком роботи:
Початок онлайн-запису #
Виберіть, з чого починатиметься відображення першого часового слота для онлайн-запису: з часу онлайн-запису або з початку робочого дня співробітника.
Важливо:
Вибір початку онлайн-запису доступний лише для фіксованого та оптимального типів слотів.
- З моменту онлайн-запису. Слоти починаються відповідно до налаштувань часу онлайн-запису. Цей варіант підходить, якщо робочий день співробітника зазвичай починається в один і той самий час. У цьому випадку Ви задаєте перший слот вручну, а решта слотів формуються від нього.
Приклад
Якщо налаштування часу для онлайн-запису встановлено з 10:00 до 17:00, а графік роботи співробітника завжди з 8:00 до 15:00, клієнт побачить перший слот о 10:00, а останній — о 14:00 (за умови, що обрано крок у 1 годину і запис на вибрану послугу завершиться до 15:00).
- Від початку робочого дня співробітника. Слоти починаються з часу початку робочого дня. Цей варіант підходить, якщо співробітник починає роботу в різний час у різні дні.
Приклад
Якщо графік роботи співробітника в один день — з 8:00 до 15:00, клієнт побачить перший слот о 8:00, а останній — о 14:00 (за умови, що обрано крок у 1 годину і запис на вибрану послугу завершиться до 15:00). Якщо в інший день співробітник почне працювати з 10:00, перший слот також буде відображено о 10:00.
Інтервали запису #
Виберіть, з яким інтервалом клієнти зможуть записуватися до співробітника онлайн. Крок запису розбиває часову сітку на інтервали, задані в цьому налаштуванні.
Обирайте крок запису, орієнтуючись на тривалість найпопулярніших послуг. Якщо у Вас багато послуг із різною тривалістю, можна встановити крок у 30 хвилин.
Доступний вибір кроку з інтервалом від 5 хвилин до 7 годин.
Буферний час до початку візиту #
Укажіть час, за який клієнт більше не зможе записатися на послугу до співробітника.
Ця опція корисна, якщо потрібна підготовка до надання послуги, або якщо співробітник прибуває до місця роботи на певний час, наприклад, їде пів години. Можна налаштувати інтервал від 30 хвилин до 24 годин.
Пример
Наприклад, якщо в налаштуваннях вказано 30 хвилин, зараз 15:39, а найближчий вільний слот — о 16:00, то з урахуванням цієї опції клієнт побачить перший доступний слот лише о 16:30.
Ручне налаштування слотів #
Після завершення налаштування можна вручну вмикати або вимикати слоти.
Важливо
Ручне налаштування слотів доступне лише для фіксованого та оптимального типів слотів з опцією «З моменту онлайн-запису».
Це буде корисно, якщо Ви хочете мати можливість приховувати ранкові чи вечірні слоти, щоб контролювати завантаженість у ці години.
У блоці Доступні слоти для запису Ви можете налаштувати потрібні часові слоти для онлайн-запису. Якщо не хочете, щоб клієнти бачили певні слоти — просто вимкніть їх.
Можна приховати всі слоти на ранок, день або вечір. Для цього зніміть позначку у відповідному полі.
Наприклад
Можна приховати для онлайн-запису всі вечірні слоти, залишивши лише ранкові та денні.
Також Ви можете вибірково вимикати окремі часові слоти. Для цього натисніть на потрібний слот:
- чорним кольором позначаються активні слоти;
- сірим — неактивні.
Наприклад, на часовій сітці можна вимкнути запис на 13:00, 13:30, 15:00 та 15:30.
Налаштування слотів для різних днів тижня #
За потреби можна налаштувати різні сценарії та доступний час для різних днів тижня. Ця опція буде корисною, наприклад, у випадках, коли у вихідні інтервал запису відрізняється від будніх днів.
Щоб налаштувати інший день тижня, натисніть кнопку Додати виняток за днями тижня.
Відмітьте потрібні дні тижня, для яких діятиме інше налаштування часу онлайн-запису. Після цього налаштуйте необхідний сценарій і натисніть Зберегти внизу.
- чорним кольором позначаються активні дні тижня у налаштованому сценарії;
- сірим — неактивні.
Якщо потрібно додати ще один сценарій, знову натисніть «Додати виняток за днями тижня».
