В Altegio появилось новая версия окна группового события. Как и в новой версии окна записи, теперь всю основную работу с записями клиентов в событии можно вести в центральной части окна — добавлять товары для продажи, в том числе абонементы и сертификаты, устанавливать индивидуальные скидки, применять лояльность и проводить оплату без лишних переходов по вкладкам и записям.
Дополнительная работа с событием переместилась в левую часть окна, а работа с клиентом — в правую.
Подробнее о настройке и работе с групповыми событиями в новом дизайне читайте далее в этой статье.
Создание и настройка групповой услуги #
Чтобы работать с групповыми событиями, необходимо сначала создать групповые услуги. Для этого:
1. Создайте категорию услуг в разделе Настройки > блок Настройки записи > Услуги.
Категория — это раздел (папка) с несколькими видами аналогичных услуг или работ. Подробная инструкция по созданию категорий — в статье.
2. После создания категории создайте групповую услугу. Как создать и настроить услугу подробно описано в статье. Отличие групповой от индивидуальной услуги в том, что при создании или редактировании необходимо указать ее тип «Групповая» и вместимость.
Перейдите в раздел Настройки > Настройки записи > Услуги. Выберите услугу и перейдите в режим редактирования. Или создайте новую услугу.
На вкладке «Основные настройки» поставьте отметку «Групповая» в поле «Тип услуги», укажите вместимость («Максимальное количество мест»). После этого обязательно нажмите кнопку «Сохранить».
3. Назначьте созданную групповую услугу сотрудникам, которые будут ее оказывать. Как это сделать, читайте в статье.
Важно
Для групповой услуги нельзя изменить онлайн-запись для конкретного сотрудника в его настройках. Онлайн-запись можно включить или отключить только для всей услуги.
Создание нового события #
Для создания нового события нажмите на нужную дату в календаре, откроется расписание на выбранный день. Выберите сотрудника и время, на которое нужно записать клиента.
1. Нажмите на кнопку «Новый сеанс», которая появляется при наведении на свободное время в календаре.
- Если в настройках журнала записи у вас указан тип записи «Смешанная», выберите тип записи «Событие».
- Если в настройках журнала указан тип «Групповая», то сразу после нажатия на кнопку «Новый сеанс» будет выбрано событие.
2. В открывшемся новом окне в левом верхнем углу:
- Выберите сотрудника. По умолчанию будет выбран сотрудник, на которого создается событие.
- Дата и время будут также выбраны по умолчанию, в зависимости от создания события. При необходимости их можно изменить.
- Длительность будет так же указана автоматически (используется значение из настроек услуги), но вы можете изменить это значение.
3. В центральной части окна:
- Выберите услугу. В событии доступны только групповые услуги.
- Количество мест (вместимость) будет указано автоматически, для этого используется значение из настроек услуги, но при необходимости вы можете изменить это значение. Значение должно быть больше нуля.
Услуга и количество мест обязательны для заполнения, остальные параметры вы можете добавить по желанию. - При необходимости добавьте ресурсы. Для этого нажмите на стрелку в поле «Ресурсы» и выберите один или несколько ресурсов из списка. Подробнее о создании и работе с ресурсами читайте здесь.
- При необходимости выберите цвет, категорию события и добавьте комментарий.
4. В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить».
Если в настройках групповой услуги включена онлайн-запись, клиенты смогут записываться самостоятельно через виджет.
Редактирование события и запись клиентов #
Все настройки события можно редактировать и удалять. Для этого выберите событие в журнале, нажмите на него, измените информацию и сохраните ее.
Для удаления события нажмите кнопку «Удалить событие». Вы также можете удалять события в разделе Обзор > События (подробнее об этом в статье).
Сотрудник, дата, время и длительность записи #
В левом верхнем углу нового окна события расположен блок с сотрудником, на которого создана запись, и датой, временем и длительностью записи.
По умолчанию этот блок свернут, но его можно развернуть, нажав на стрелку, чтобы отредактировать данные.
Изменение услуги в событии #
Под блоком с сотрудником и датой расположен блок с услугой. По умолчанию этот блок свернут, но его так же можно развернуть, нажав на стрелку, чтобы отредактировать данные.
Запись клиентов #
В разделе «Клиенты» вы можете начать создавать записи на событие и работать с ними. Если клиенты еще не добавлены в событие, центральная часть окна будет пустой.
Чтобы записать клиента — в правой части окна события введите данные клиента:
- Имя.
- Фамилия и/или отчество — если поля включены в настройках журнала записи, подробнее о фамилии и отчестве клиента читайте в статье.
- Телефон.
- Email.
- Количество — если клиент записывает сразу несколько человек на свой номер, в количестве считается также и сам клиент. За возможность занять несколько мест для одного клиента отвечает опция «Добавлять дополнительные места в записи события» в настройках журнала записи, подробнее о настройке журнала читайте здесь.
- Если клиенту нужно записать посетителя, например, ребенка, и сохранить информацию по нему, воспользуйтесь инструкцией ниже под заголовком «Запись посетителя в групповое событие».
После внесения данных, нажмите на кнопку «Записать в событие». Аналогичным способом в событие можно добавить других клиентов.
Работа с записями клиентов в событии #
1. Все записанные клиенты отображаются в центральной части окна события в разделе «Клиенты». Все записи отображаются в свернутом виде, каждую можно раскрыть, нажав на стрелку рядом с именем клиента.
Не переходя к деталям записи в списке клиентов можно:
- просмотреть количество мест, занятых клиентом: если клиент занял более одного места, рядом с его именем появится значок с количеством
; - посмотреть посетителя, записанного на номер клиента: вместо имени клиента появится специальный значок и будет отображаться имя посетителя (подробнее об этом читайте ниже);
- просмотреть и быстро изменить статус визита;
- просмотреть статус оплаты
- просмотреть комментарий к записи клиента;
- просмотреть цвет записи (если был изменен), он будет отмечен точкой;
- определить, каким образом была создана запись — если запись была создана онлайн, рядом с клиентом появится иконка «Онлайн-запись»;
- просмотреть и изменить категорию записи.
2. Чтобы перейти к деталям записи клиента и оплате, нажмите на стрелку слева от его имени.
В карточке записи клиента можно:
- Изменить количество мест для одного клиента.
- Изменить цену услуги.
- Добавить персональную скидку.
- Изменить итоговую стоимость.
- Продать товар, абонемент или сертификат. Подробнее о продаже товара читайте далее в этой статье.
- Применить акцию.
- Перейти к быстрой оплате любым доступным способом: абонементом, сертификатом, картой, наличными, с личного счета, картой лояльности, через QR-код или по ссылке.
- Перейти к детализированной оплате.
3. Также в записи доступны действия:
- Добавить комментарий. После комментарий будет отображаться на карточке записи в центральной части окна. Максимальное количество знаков — 200.
- Перенести запись. Вы можете перенести отдельную запись клиента на другое событие.
Для этого в нижней части раскрытой карточки записи нажмите на «Действия с записью» и выберите соответсвующее действие.
4. Если карточка записи раскрыта, в правой части окна события отобразится подробная информация о клиенте, аналогичная данным карточки клиента в клиентской базе и окну записи.
В правом верхнем углу появится краткая информация о контактных данных клиента: имя, номер телефона и email (если указан).
Рядом с контактными данными клиента доступна кнопка редактирования карточки клиента — в виде карандаша.
Также рядом с контактными данными клиента доступна кнопка в виде трех точек. При нажатии на нее открывается список разделов: «История посещений», «Лояльность», «Статистика», «Сообщения и звонки» и «Счета клиента» и кнопка смены клиента в записи.
Разделы для работы с клиентом можно добавить в избранное, нажав на звездочку рядом с его названием, после избранные разделы будут отображаться под контактами клиента без перехода к списку разделов (то есть без лишних нажатий на кнопку с тремя точками).
5. Чтобы удалить запись клиента из события, в нижней части раскрытой карточки записи нажмите на «Удалить запись».
Продажа товара в событии #
В новом окне события можно продать товар, абонемент или сертификат в разделе «Клиенты» в карточке записи прямо в его центральной части. Теперь не нужно переходить в отдельную запись или продавать товар через складскую операцию, все можно сделать быстро.
Для продажи товара, абонемента или сертификата:
1. Перейдите в раздел «Клиенты» в окне события и раскройте карточку записи — нажмите на стрелку рядом с именем клиента.
2. Нажмите на кнопку «Добавить товар или абонемент».
3. Откроется новый блок «Состав визита» клиента, где также можно изменить статусы, стоимость услуги, проданных товаров и перейти к оплате.
4. Чтобы найти товар — можно воспользоваться строкой поиска по товарам или раскрыть дерево товаров, нажав на «Товары».
5. Добавленный в продажу товар отображается в свернутом виде, его карточку можно раскрыть, нажав на стрелку. После можно изменить количество (если это не абонемент или сертификат), цену, скидку, итоговую стоимость, сотрудника, который продал товар, и склад, а также добавить код для абонемента и сертификата.
6. Удалить товар из записи можно в составе визита — нажав на значок корзины, или в карточке записи в списке клиентов — нажав на три точки, затем выбрав «Удалить».
Оплата события #
В новом окне события можно провести любую оплату в карточке записи прямо в его центральной части. Теперь не нужно переходить в отдельную запись все можно сделать быстро.
Также в новом окне события появилась возможность применить лояльность, найти абонемент или сертификат и сделать скидку сразу в центральной части события — без перехода в индивидуальную запись клиента, как было в прошлой версии окна.
1. Для быстрой оплаты в разделе «Клиенты» раскройте карточку записи клиента, нажав на стрелку рядом с именем. При необходимости добавьте персональную скидку или измените финальную стоимость услуги.
Если в запись добавлены товары или абонементы, для редактирования их стоимости перейдите в состав визита — нажав на три точки напротив товара, затем «Редактировать».
2. После в блоке «К оплате» нажмите на кнопку быстрой оплаты: абонементом, картой или наличными.
Нажмите на кнопку «Все способы» чтобы перейти к оплате визита удобным для вас способом.
После отобразятся все доступные для данного клиента способы оплаты. В зависимости от настроенных в филиале способов оплаты, а также в зависимости от того, что можно применить к клиенту, оплата может быть: абонементом, сертификатом, картой, наличными, с личного счета, картой лояльности, через QR-код или по ссылке.
Также на этой странице можно найти абонемент или сертификат по его коду, а затем применить его.
6. После оплаты в карточке записи события появится тег «Оплачено», а также кнопки «Отменить оплату», «Распечатать чек» и «Детали оплаты».
При нажатии на кнопку «Распечатать чек в PDF» можно распечатать нефискальный чек в PDF.
При нажатии на кнопку «Детали оплаты» откроется страница деталей оплаты, где можно так же распечатать фискальный или нефискальный чек, распечатать чек возврата, а также удалить оплату через значок корзины.
Запись посетителя в групповое событие #
Вы можете учесть посещение ребенка или другого человека, даже если у него нет своего номера телефона. Для этого запишите его на номер телефона основного клиента и укажите имя посетителя.
1. Для добавления посетителя введите имя и номер клиента и поставьте галочку «Записывает другого посетителя».
2. Введите имя посетителя и нажмите «Записать в событие». Также посетителя можно добавить и для уже записанного клиента аналогичным способом в правой части окна.
3. В списке клиентов будет отображаться имя посетителя, а не клиента, который записан на событие. Все посетители будут отображаться с пиктограммой справа от его имени.
4. Для просмотра истории посещений и данных посетителя, раскройте его карточку записи через стрелку. В правой части окна отобразятся данные клиента, на которого была создана запись, а также данные посетителя. Выберите нужную вкладку в блоке «Посетитель».
