Por diversos motivos, pode ser necessário reembolsar um cliente por serviços, produtos ou pela conta do cliente (depósito). Neste artigo, veremos diferentes situações e opções para processar reembolsos, além de explicar como excluir transações financeiras diretamente no Altegio.
Reembolso Total de um Produto e/ou Serviço #
Se um cliente cancelar um serviço e/ou devolver um produto, o pagamento é reembolsado integralmente.
Um reembolso total é possível se:
- O serviço foi prestado apenas parcialmente ou com qualidade insatisfatória.
- O cliente fez um pré-pagamento, mas o agendamento foi cancelado por culpa do negócio (doença profissional, outras circunstâncias imprevistas).
- O cliente está insatisfeito com o produto adquirido devido à sua qualidade.
Você pode excluir completamente uma transação financeira de duas formas:
1. No Calendário de Agendamentos
Abra o agendamento e vá até a aba “Pagamento”. Ao lado do nome do serviço/produto, clique no ícone de seta para baixo. Uma nova linha aparecerá mostrando a conta onde o pagamento foi feito, o valor e um ícone de lixeira. Clique no ícone de lixeira para cancelar o pagamento — a transação financeira será então excluída.
2. Usando a seção “Finanças”
Vá em Finanças > Transações Financeiras, encontre a transação desejada e clique na data/hora na primeira coluna. Isso abrirá o documento de pagamento. Nele, clique no botão “Cancelar” para anular o pagamento.
Após a exclusão da transação, o status da visita mudará para “Visita não totalmente paga”. Dependendo da situação, você pode excluir a visita ou deixá-la com um comentário explicando o motivo do reembolso.
As informações sobre o pagamento cancelado permanecerão em Finanças > Transações Financeiras. Para encontrar transações excluídas, aplique o filtro “Cancelado” e clique em “Exibir”.
Essas informações também aparecerão em Relatórios > Logs de Alterações, onde é possível ver qual usuário adicionou, alterou ou excluiu um pagamento, em qual horário e com mais detalhes.
Reembolso Parcial de um Serviço #
Um reembolso parcial é feito quando o cliente está insatisfeito com o serviço ou em outras circunstâncias que exigem devolver parte do valor pago.
Para reembolsar parcialmente:
- Cancele o pagamento do serviço na visita (veja o passo anterior).
- Vá em “Status da Visita” e especifique o desconto concedido ao cliente ou o valor que deve permanecer pago. Se você inserir o valor diretamente, o campo “Desconto” será preenchido automaticamente.
- Vá em “Pagamento da Visita” e processe o pagamento novamente. Também é possível fazer um pagamento rápido na aba “Status da Visita”.
Reembolso Total de um Produto Vendido Durante a Visita (sem reembolsar o serviço) #
Se o cliente devolver um produto vendido durante a visita, mas mantiver o serviço, somente o valor do produto é reembolsado.
Você pode cancelar o pagamento do produto de duas formas:
- Via Finanças > Transações Financeiras, encontrando a transação da venda do produto e clicando em “Cancelar”.
- Direto na visita, na aba “Status da Visita”, clicando no ícone de lixeira ao lado do produto.
Após excluir o produto, clique em “Salvar”.
Importante: se excluir o produto em Status da Visita antes de cancelar o pagamento em Pagamento da Visita, aparecerá um valor em excesso. Nesse caso, você também precisará cancelar o documento de pagamento em Transações Financeiras.
Reembolso de Produto Vendido Separadamente da Visita #
Para cancelar a venda de um produto vendido separadamente:
- Vá em Finanças > Transações Financeiras ou Estoque > Gestão de Estoque.
- Encontre a transação da venda do produto e clique na data/hora.
- No documento de estoque, clique no ícone de lixeira.
- Clique em “Salvar sem pagamento”.
Assim, tanto a transação financeira quanto a de estoque serão excluídas.
As informações sobre a venda cancelada permanecerão em Transações Financeiras e em Logs de Alterações.
Reembolso Total de um Depósito da Conta do Cliente #
Para cancelar uma recarga da conta do cliente, é necessário excluir a transação de recarga em Finanças > Transações Financeiras:
- Use o filtro de Item de Pagamento “Recarga de Conta”, selecione as datas necessárias e, se preciso, insira o nome ou telefone do cliente.
- Clique em Exibir.
- Clique na data/hora da transação e no documento clique em “Cancelar”.
Essa é a única forma de reembolsar uma recarga.
Observação: se o reembolso não for feito no mesmo dia da recarga, ocorrerá divergência no saldo de caixa do dia da recarga e do reembolso.
Como alternativa, pode-se criar um serviço/produto chamado “Reembolso” e debitar o valor nele. Porém, isso causará divergência no lucro, sendo necessário criar uma transação de despesa no mesmo valor para equilibrar.
Reembolso Parcial de um Depósito da Conta do Cliente #
Um reembolso parcial só pode ser feito debitando o valor em um produto criado (por exemplo, “Reembolso”). Depois, é necessário criar uma transação de despesa para equilibrar o caixa.
Como se trata de uma “venda condicional”, é recomendável criar um produto específico chamado “Reembolso”, para que essas vendas não sejam contabilizadas em relatórios.
Reembolso Total do Valor de uma Assinatura #
Um reembolso total de uma assinatura pode ser feito cancelando a venda do produto (assinatura).
