O Altegio agora conta com uma nova versão da janela de eventos em grupo. Assim como na nova versão da janela de agendamento, agora é possível gerenciar todas as principais tarefas de agendamento de clientes na parte central da janela—adicionar produtos para venda, incluindo pacotes e certificados, definir descontos individuais, aplicar fidelidade e processar pagamentos—sem alternar entre abas ou entradas.
Ações adicionais relacionadas ao evento foram movidas para o painel esquerdo, enquanto as ações relacionadas ao cliente estão agora à direita.
Continue lendo para saber mais sobre como configurar e gerenciar eventos em grupo no novo design.
Criação e Configuração de um Serviço em Grupo
Para trabalhar com eventos em grupo, primeiro é necessário criar serviços em grupo. Para isso:
- Crie uma categoria de serviços em Configurações > Bloco de Configurações de Agendamento > Serviços. Uma categoria é uma pasta com vários tipos de serviços ou tarefas semelhantes.
- Após criar a categoria, crie um serviço em grupo. A diferença entre um serviço em grupo e um individual é que, para serviços em grupo, você deve selecionar o tipo “Grupo” e definir sua capacidade.
Vá em Configurações > Configurações de Agendamento > Serviços. Selecione um serviço e entre no modo de edição, ou crie um novo.
Na aba “Configurações primárias”, marque a opção “Evento” no campo “Tipo de serviço” e defina a capacidade (“Número máximo de vagas”). Em seguida, clique em “Salvar”.
Atribua o serviço em grupo aos funcionários que o prestarão.
Importante !
Para serviços em grupo, não é possível alterar as configurações de agendamento online por funcionário. O agendamento online só pode ser ativado ou desativado para o serviço como um todo.
Criação de um Novo Evento
Para criar um novo evento, clique na data desejada no calendário para abrir a agenda do dia. Selecione um funcionário e o horário do agendamento.
Clique no botão “Nova Sessão”, que aparece ao passar o mouse sobre um horário livre no calendário.
Se as configurações do agendamento estiverem como “Misto”, escolha o tipo “Evento”.
Se o tipo estiver como “Grupo”, clicar em “Nova Sessão” selecionará automaticamente um evento.
Na nova janela aberta, no canto superior esquerdo:
Selecione o funcionário. Por padrão, será selecionado o funcionário para quem o evento está sendo criado.
Data e horário também serão preenchidos automaticamente com base no horário selecionado. Você pode alterá-los se desejar.
A duração será preenchida automaticamente com base nas configurações do serviço, mas pode ser ajustada.
- Na parte central da janela:
Selecione um serviço. Apenas serviços em grupo estão disponíveis para eventos.
O número de vagas (capacidade) será preenchido automaticamente com base nas configurações do serviço, mas pode ser ajustado. Deve ser maior que zero. Serviço e número de vagas são obrigatórios; os demais são opcionais.
Opcionalmente, adicione recursos clicando na seta do campo “Recursos” e selecionando da lista. Mais sobre recursos está aqui.
Você também pode escolher uma cor, categoria do evento e adicionar um comentário.
- Clique em “Salvar”.
Se o agendamento online estiver ativado para o serviço em grupo, os clientes poderão reservar pelo widget.
Edição de Eventos e Agendamento de Clientes
Todas as configurações do evento podem ser editadas ou excluídas. Para isso, selecione o evento no agendamento, clique nele, faça as alterações e salve.
Para excluir um evento, clique em “Excluir Evento”. Você também pode excluir eventos na seção Visão Geral > Eventos (mais detalhes neste artigo).
Funcionário, Data, Hora e Duração
No canto superior esquerdo da nova janela de evento está o bloco com o funcionário designado, data, hora e duração. Esta seção está recolhida por padrão, mas pode ser expandida para edição.
Edição do Serviço
Abaixo do bloco do funcionário está o bloco de serviço. Ele também está recolhido por padrão e pode ser expandido para edição.
Agendamento de Clientes
Na seção “Clientes” você pode começar a criar agendamentos para o evento. Se ainda não houver clientes adicionados, a área central estará vazia.
Para adicionar um cliente, preencha os dados na parte direita da janela:
- Nome
- Sobrenome e/ou patronímico
- Telefone
- Quantidade (se estiver agendando várias pessoas com um único número, incluindo o cliente principal)
A opção “Adicionar vagas extras no agendamento de eventos” nas configurações do agendamento permite múltiplas vagas para um cliente.
Para agendar um visitante (ex: criança) e manter os dados, veja a seção “Registra o visitante relacionado” abaixo.
Após preencher as informações, clique em “Inscrever-se no evento”. Você pode adicionar outros clientes da mesma forma.
Trabalhando com Agendamentos de Clientes em um Evento
- Todos os clientes agendados aparecem na parte central da janela do evento, na seção “Clientes”. Cada agendamento é exibido recolhido por padrão, e pode ser expandido clicando na seta ao lado do nome do cliente.
Sem expandir a entrada, você pode:
- Ver a quantidade de vagas ocupadas pelo cliente (se for mais de uma, um ícone com o número será exibido);
- Ver um visitante agendado no número do cliente (um ícone especial e o nome do visitante serão exibidos);
- Ver e alterar o status da visita;
- Ver o status do pagamento;
- Ver o comentário da entrada do cliente;
- Ver a cor do agendamento (se alterado);
- Ver se o agendamento foi feito online (ícone de agendamento online);
- Ver e alterar a categoria do agendamento.
- Para acessar os detalhes do agendamento e o pagamento, clique na seta ao lado do nome.
Na ficha do cliente, você pode:
- Alterar a quantidade de vagas para um cliente;
- Alterar o preço do serviço;
- Adicionar um desconto personalizado;
- Atualizar o valor final;
- Vender um produto, pacote ou certificado (mais detalhes abaixo);
- Aplicar uma promoção;
- Acessar o pagamento rápido por qualquer método disponível: pacote, certificado, cartão, dinheiro, conta pessoal, cartão de fidelidade, QR code ou link;
- Acessar a visualização detalhada do pagamento.
- Outras ações disponíveis:
- Adicionar um comentário (máx. 200 caracteres, exibido na ficha de agendamento);
- Transferir o agendamento para outro evento (em “Ações”).
- Ao expandir a ficha, a parte direita da janela do evento exibe informações detalhadas do cliente, como na base de clientes e janela de agendamento.
No canto superior direito, aparecerão nome, telefone e email do cliente (se fornecidos), junto com um botão de edição (ícone de lápis).
Ao lado das informações de contato há um botão de três pontos que revela: “Histórico de Visitas”, “Fidelidade”, “Estatísticas”, “Mensagens e Chamadas”, “Contas do Cliente” e a opção de trocar o cliente do agendamento.
Você pode adicionar essas seções aos favoritos clicando na estrela ao lado do nome; elas serão exibidas diretamente abaixo dos contatos do cliente para acesso rápido.
- Para excluir o agendamento de um cliente no evento, clique em “Excluir registro” na parte inferior da ficha expandida.
Venda de Produtos em um Evento
Agora é possível vender produtos, pacotes ou certificados diretamente na ficha do cliente na seção “Clientes” da janela do evento. Não é mais necessário acessar outra entrada ou realizar a operação via estoque.
Para vender um item:
- Acesse “Clientes” e expanda a ficha do agendamento.
- Clique em “Adicionar produto ou pacote”.
- Um novo bloco “Composição da Visita” será exibido, onde você pode editar status, preços e acessar o pagamento.
- Utilize a barra de busca ou expanda a árvore de produtos clicando em “Produtos” para localizar o item.
- Os produtos adicionados aparecem recolhidos por padrão. Clique na seta para expandir e editar quantidade (exceto para pacotes ou certificados), preço, desconto, valor final, funcionário responsável, estoque, e inserir código (para pacotes ou certificados).
- Para excluir um produto do agendamento, use o ícone de lixeira no bloco de composição ou clique nos três pontos na ficha e selecione “Excluir”.
Pagamento de Evento
Agora é possível processar qualquer pagamento diretamente na ficha do cliente, na parte central da janela do evento.
Também é possível aplicar fidelidade, localizar pacotes ou certificados e aplicar desconto sem precisar acessar uma entrada individual.
- Para pagamento rápido, expanda a ficha do cliente em “Clientes”. Adicione um desconto personalizado ou ajuste o valor final, se necessário.
Se produtos ou pacotes forem adicionados, edite os valores no bloco “Composição da Visita” clicando nos três pontos ao lado do item > “Editar”.
- Em “A Pagar”, clique em um botão de pagamento rápido: pacote, cartão ou dinheiro.
Clique em “Todos os Métodos” para ver todas as opções disponíveis para o cliente.
Dependendo das configurações da filial e da elegibilidade do cliente, os métodos podem incluir: pacote, certificado, cartão, dinheiro, conta pessoal, cartão de fidelidade, QR code ou link.
Você também pode localizar pacotes ou certificados pelo código e aplicá-los.
- Após o pagamento, a ficha exibirá a tag “Pago” e os botões “Cancelar Pagamento”, “Imprimir Recibo” e “Detalhes do Pagamento”.
Clique em “Imprimir Recibo em PDF” para gerar um recibo não fiscal.
Clique em “Detalhes do Pagamento” para acessar a página com os detalhes, onde é possível imprimir recibos fiscais ou não fiscais, recibos de devolução, ou excluir o pagamento pelo ícone de lixeira.
Agendamento de Visitante em Evento em Grupo
Você pode registrar a visita de uma criança ou outra pessoa que não possua número de telefone pessoal, agendando-a com o número do cliente principal e inserindo o nome do visitante.
- Para adicionar um visitante, preencha o nome e número do cliente e marque a opção “Registra o visitante relacionado”.
- Insira o nome do visitante e clique em “Inscrever-se no evento”. Também é possível adicionar um visitante para um cliente já agendado na parte direita da janela.
- Na lista de clientes, será exibido o nome do visitante em vez do cliente. Todos os visitantes terão um ícone ao lado do nome.
- Para visualizar histórico de visitas e dados do visitante, expanda a ficha do agendamento. A parte direita mostrará os dados do cliente e do visitante. Selecione a aba “Visitante”.
