У розділі “Огляд” > “Записи” представлена інформація по всіх записах, які були зроблені в Altegio. Серед них записи з будь-яких джерел, створені будь-якими користувачами з правом створення запису, записи з будь-яким статусом, а також видалені записи.

Розділ містить інформацію про те, які записи і за який період були зроблені, хто саме їх зробив (адміністратор або клієнт), інформацію про джерело онлайн-запису, до якого співробітника, на яку послугу був запис, дані клієнта і т. д.

Всі дані про записи можна переглядати вибірково завдяки зручним параметрам фільтрації:

• Дата створення.
• Дата візиту.
• Співробітник.
• Користувач.
• Скасовані та не скасовані записи / скасовані / не скасовані.
• Статус візиту.
• Ім’я / номер телефону Клієнта.
• Категорія послуг.
• Категорія записів.
• Всі джерела записів / онлайн / офлайн (спосіб створення запису).
• Всі статуси оплати / оплачено повністю / не оплачено повністю.
• Записи з послугами і без послуг / записи з послугами / записи без послуг.

Відфільтруйте список по необхідним пунктам та натисніть кнопку “Показати”. Також можна шукати записи по конкретному клієнту, для цього введіть ім’я або номер телефону і натисніть кнопку “Показати”.

Кожен запис можна відредагувати та / або видалити.

• Для редагування запису натисніть на кнопку “Змінити запис” . Після відкриється візит у журналі записи, де можна внести зміни.
• Записи можна видаляти по одній або масово. Для видалення відзначте галочкою записи, кнопка  “Видалити вибрані” стане активною, натисніть на неї. Записи будуть видалені з журналу, а рядок з даними про записи змінить колір на рожевий. Щоб переглянути дані про віддалений запис, натисніть на кнопку перегляду інформації .

Примітка

• Видалений запис не можна відновити, можна тільки створити новий.
• Якщо у користувача немає прав на видалення оплачених записів або записів в статусі “Клієнт прийшов”, то такі записи видалені не будуть, про що користувач буде сповіщений після натискання на кнопку “Видалити вибрані”.

Операції з Excel

Дані про записи можна вивантажувати у Excel, а також завантажити список з Excel.

Вивантаження у Excel

Записи вивантажуються тільки через електронну пошту. Користувач отримує лист з посиланням на файл вивантаження. Після цього в Altegio у розділі “Огляд” > “Операції з даними” з’явиться логін з інформацією про те, хто, коли і які дані запитував. Файл вивантаження також можна буде отримати через лог вивантажень при наявності прав на цей розділ.

Завантаження з Excel

Завантажені дані відображатимуться як у розділі “Огляд” > “Записи”, так і в журналі запису.

Важливо

1. Завантажувати записи потрібно обов’язково з номером телефону та ім’ям клієнта!
2. Для завантаження записів з Excel потрібні повні права доступу до Altegio.
3. Перед завантаженням візитів всі послуги повинні бути завантажені, і під час завантаження не повинні редагуватися.
4. Перед завантаженням вимкніть повідомлення про створення запису через журнал запису для адміністраторів, співробітників і клієнтів.
5. Якщо ви натиснули кнопку “Завантажити”, але завантаження не почалося, не натискайте повторно на кнопку. Для вирішення питання напишіть в технічну підтримку.

Принцип завантаження записів з Excel аналогічний принципу завантаження послуг (докладний опис в статті “Як додати список послуг через Excel”), розрізняються тільки види даних (заголовки таблиці).

1. Дата. Формат дати та часу візитів має бути виданий: 04.01.2022 10:30

Час візиту буде округлено відповідно до кроку в Altegio, округлено до найближчого значення.

2. ID співробітника. “Як дізнатися номер (ID) співробітника в Altegio”.
3. Номер телефону Клієнта. Вводиться у форматі 19996667788.
4. Ім’я клієнта. Вказується обов’язково, в іншому випадку воно затреться за номером телефону в базі.
5. Ім’я співробітника. Це значення збігається з ім’ям у розділі “Налаштування” > “Налаштування запису” > “Співробітники”.
6. Тривалість. Вказується у секундах. Необхідно враховувати, що час сеансу завжди кратно 15 хвилинах і округляється у більшу сторону. Якщо поле не заповнене, то значення за замовчуванням дорівнюватиме 15 хвилинам.
7. ID послуги. “Як дізнатися номер (ID) послуги в Altegio”.
8. Назва послуги. Це значення збігається з ім’ям у розділі “Налаштування” > “Налаштування запису” > “Послуги”.

Примітка

При завантаженні записів з Excel можна вказувати кілька послуг (назви послуг розділяти символами ##, а ID послуг розділяти комою або символами ##).

9. Ціна послуги. Значення вартості цієї послуги для завантаження запису. Якщо послуг кілька, ціна повинна стояти на кожну, якщо такої інформації немає, а є тільки підсумкова сума, необхідно проставити 0 через символ # для інших послуг.
10. Знижка на послугу. Значення знижки для цієї послуги в завантажуваному записі.
11. Коментар. Значення поля “Коментар” у завантажуваному записі.
12. Статус запису (число):

• Клієнт не прийшов — Числове значення “-1”
• Очікування клієнта — Числове значення “0”
• Клієнт прийшов — Числове значення “1”
• Клієнт підтвердив — Числове значення “2”

13. Статус запису (рядок). Текстове значення статусу, записане у вигляді:

• Клієнт не прийшов
• Очікування клієнта
• Клієнт прийшов
• Клієнт підтвердив

Примітка

Еталон файлу для завантаження візитів прикріплений наприкінці статті.